Mẫu đề nghị hoàn chi phí đi lại bằng xe riêng cho doanh nghiệp làm dự án

Mẫu đề nghị hoàn chi phí đi lại cần mỗi chuyến đi một dòng: ngày, điểm xuất phát, điểm đến, mục đích, mã dự án, số dặm công tác, mức hoàn và số tiền. Hãy thêm nhân viên, phương tiện và số dặm đã đề nghị trong năm thuế này. Ở Anh, mức hoàn được HMRC phê duyệt cho ô tô là 55p mỗi dặm cho 10.000 dặm công tác đầu tiên trong năm 2026 đến 2027, sau đó là 25p.

Mẫu đề nghị hoàn chi phí đi lại để chép dùng

Mẫu đề nghị hoàn chi phí đi lại này có phần đầu ngắn và mỗi chuyến đi một dòng. Tổng số dặm lũy kế ở phần đầu là trường mà phần lớn mẫu bỏ qua, và nó cho bạn biết khi nào mức hoàn giảm. Đây là một ví dụ tự đặt cho một nhân viên của doanh nghiệp làm dự án ở Anh:

Cột dự án có chỗ đứng của nó khi bạn lập hóa đơn. Riverside là 62 dặm và £34,10, đó là khoản bạn sẽ tính lại cho khách hàng đó nếu hợp đồng cho phép. Trong bảng tính, số tiền đơn giản là số dặm nhân với mức hoàn, và tổng lũy kế là con số tháng trước cộng số dặm của đề nghị này.

Các mức hoàn chi phí đi lại hiện hành là bao nhiêu?

Các mức hiện hành của Anh nằm trong bảng dưới đây, và mọi mẫu còn ghi 45p cho ô tô là đã lỗi thời. Mức của khoảng đầu là 45p suốt 15 năm và tăng lên 55p có hiệu lực từ ngày 6 tháng 4, 2026. Chính phủ đã nói sẽ rà soát các mức cho những năm sau, nên hãy kiểm tra lại trước mỗi ngày 6 tháng 4.

Đây là các mức HMRC đã công bố, và chúng áp dụng cho phương tiện riêng của nhân viên. Xe công ty dùng mức nhiên liệu tư vấn riêng, mà HMRC rà soát mỗi quý.

Ở Mỹ, mức tiêu chuẩn cho công tác của IRS đã đổi giữa năm: 72,5 cent mỗi dặm từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 30 tháng 6, 2026, và 76 cent từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 31 tháng 12, 2026. Đề nghị bắc qua ngày đó cần dùng cả hai mức.

Ở nơi khác, mức và quy định do từng quốc gia đặt và một số nước không có con số được phê duyệt nào, nên hãy dùng con số của cơ quan thuế của bạn. Đổi cột mức hoàn thì mẫu vẫn dùng được.

Hai mức của HMRC hoạt động thế nào trong một năm?

Hai mức của HMRC hoạt động theo từng nhân viên từng năm thuế: 10.000 dặm công tác đầu tiên kể từ ngày 6 tháng 4 tính 55p và phần vượt trên đó tính 25p. HMRC cộng số dặm của mọi phương tiện mà nhân viên dùng trong năm đó.

Đây là một ví dụ tự đặt. Một nhân viên lái 11.200 dặm công tác trong một năm. Số tiền được phê duyệt là 10.000 × 55p = £5.500, cộng 1.200 × 25p = £300, thành £5.800. Điều xảy ra tiếp theo phụ thuộc vào mức doanh nghiệp trả.

Doanh nghiệp quên khoảng thứ hai sẽ rơi vào dòng cuối mà không biết. Đó là sai lầm mà tổng lũy kế giúp tránh.

Bảo hiểm Quốc gia (National Insurance) hoạt động khác. Biện pháp của HMRC đặt khoản được bỏ qua khỏi thu nhập Class 1 ở mức cố định 55p mỗi dặm, không có khoảng thấp hơn. Vì vậy ở dòng cuối £360 chịu thuế, nhưng trên cơ sở đó không chịu National Insurance Class 1. Hãy kiểm tra với đơn vị tính lương của bạn, đặc biệt nếu bạn còn trả phụ cấp xe, vì nó tính vào cùng giới hạn.

Những chuyến đi nào được ghi vào đề nghị hoàn chi phí đi lại?

Các chuyến đi công tác được ghi vào đề nghị hoàn chi phí đi lại, còn việc đi làm hằng ngày thì không. Trong công việc dự án, câu hỏi thường là một công trường có được tính là nơi làm việc tạm thời không, điều mà HMRC giải thích trong tập 490.

Dòng 24 tháng quan trọng với các doanh nghiệp làm tại công trường, gồm cả xây dựng. Phép thử của HMRC xem xét điều được kỳ vọng: một dự án dự kiến 18 tháng rồi kéo dài thành 30 tháng là tạm thời cho đến ngày được gia hạn, và cố định sau đó. Hãy ghi ngày đó vào hồ sơ dự án, vì cùng quãng lái xe ấy không còn được đề nghị hoàn từ lúc đó trở đi.

Chính sách của riêng bạn có thể chặt hơn quy định thuế. Một số doanh nghiệp trừ quãng đi làm thông thường khỏi mọi chuyến từ nhà đến công trường cho đơn giản, và chính sách thanh toán chi phí là nơi để nói rõ điều đó. Tính tiền khách hàng cho thời gian đi lại là một câu hỏi riêng, được nói trong tính tiền thời gian di chuyển.

Doanh nghiệp có khấu trừ VAT trên chi phí đi lại được không?

Doanh nghiệp Anh đã đăng ký VAT chỉ khấu trừ được VAT trên phần nhiên liệu của khoản phụ cấp đi lại, không bao giờ trên toàn bộ khoản trả. Thông báo VAT 700/64 nói phải nhân phần nhiên liệu với tỷ lệ VAT, và khoản phụ cấp phải dựa trên số dặm thực sự đã lái.

Đây là một phép tính tự đặt dùng 150 dặm ở trên, giả sử chi phí nhiên liệu là 14p mỗi dặm. Phần nhiên liệu là 150 × 14p = £21,00. Tỷ lệ VAT ở mức 20% là 1/6, nên VAT được khấu trừ là £3,50. Hãy thống nhất với kế toán viên cách bạn đặt con số nhiên liệu.

Thông báo cũng nêu các hồ sơ phải giữ cho từng nhân viên: quãng đường đã đi, chuyến đi có vừa công vừa tư không, dung tích xi lanh của xe, mức phụ cấp và VAT đã khấu trừ. Bạn cũng cần hóa đơn nhiên liệu, trừ khi nhiên liệu được mua bằng thẻ bạn cấp. Vì vậy hãy thêm dung tích động cơ vào phần đầu của mẫu, và yêu cầu người lái giữ biên lai xăng dầu nếu bạn định khấu trừ.

Ghi nhận đề nghị hoàn chi phí đi lại trong ERPFlow

ERPFlow không có theo dõi quãng đường, đề nghị hoàn chi phí của nhân viên hay việc hoàn tiền, nên mẫu ở trên vẫn nằm trong bảng tính, và tổng số dặm lũy kế cũng vậy.

Khi trả một đề nghị, hãy ghi nhận nó thành một chi phí trong một danh mục do bạn đặt, như Đi lại, và đính kèm bảng đã ký. Một khoản chi phí không được liên kết với khách hàng hay công việc, nên ERPFlow sẽ không cộng tổng quãng đường theo dự án. Cột dự án trên bảng của bạn làm việc đó.

Để tính lại chi phí đi lại cho khách hàng, hãy thêm nó vào hóa đơn thành một dòng với số dặm làm số lượng và mức hoàn của bạn làm giá. Nếu làm vậy thường xuyên, một dịch vụ đặt tên cho nó, với giá đã đặt sẵn, giúp đỡ phải gõ lại.