Chính sách thanh toán chi phí cho doanh nghiệp làm dự án nhỏ

Chính sách thanh toán chi phí cho doanh nghiệp làm dự án nhỏ nêu nhân viên được đề nghị hoàn những gì, khoản nào cần duyệt trước, phải đính kèm chứng từ gì, phải nộp trong bao lâu và chi phí đến tay khách hàng ra sao. Một trang là đủ. Câu chữ dưới đây sẵn sàng để chép. Hãy đặt các giới hạn của riêng bạn, và kiểm tra các dòng về thuế với kế toán viên.

Ví dụ chính sách thanh toán chi phí bạn có thể chép dùng

Chính sách thanh toán chi phí này được viết cho một doanh nghiệp tự đặt. Các con số trong ngoặc là ví dụ để bạn thay bằng số của riêng mình, không phải mức khuyến nghị.

1. Nguyên tắc. Chúng tôi hoàn lại các chi phí hợp lý bạn tự trả khi làm việc cho [Công ty]. Bạn không nên rơi vào thế tốt hơn hay tệ hơn.

2. Hỏi trước. Xin phép trưởng dự án của bạn trước mọi chuyến đi qua đêm, và trước khi chi quá [€100] cho một khoản.

3. Biên lai. Đính kèm biên lai cho mọi khoản. Phiếu thẻ là chưa đủ, vì nó không cho thấy mua gì hay VAT là bao nhiêu. Với bất cứ khoản nào trên [€100], hãy xin hóa đơn VAT mang tên công ty. Nếu bạn làm mất biên lai, hãy nói rõ trên đề nghị và [tên] sẽ quyết định.

4. Mã dự án. Ghi mã dự án lên mọi chi phí dự án, và đánh dấu xem có thể tính lại cho khách hàng không.

5. Hạn nộp. Nộp đề nghị trước ngày [5] của tháng sau. Chúng tôi có thể từ chối bất cứ khoản nào cũ hơn [ba tháng].

6. Duyệt. Trưởng dự án hoặc quản lý trực tiếp của bạn duyệt đề nghị của bạn. Không ai tự duyệt đề nghị của mình. Đề nghị của giám đốc chuyển đến [một giám đốc khác hoặc người ghi sổ].

7. Thanh toán. Chúng tôi trả các đề nghị đã duyệt bằng chuyển khoản trong vòng [10] ngày làm việc. Việc này không phụ thuộc vào việc khách hàng đã trả chúng tôi chưa.

8. Thẻ công ty. Chi tiêu bằng thẻ công ty cần cùng biên lai và mã dự án như trên, trong cùng hạn nộp.

9. Đề nghị gian lận. Một đề nghị cố ý sai là vấn đề kỷ luật. Một lỗi vô tình thì chỉ được sửa lại.

Sau đó thêm một bảng các khoản được đề nghị hoàn, vì đó là phần nhân viên thực sự sẽ tra cứu:

Một đề nghị hoàn chi phí cụ thể trông như thế nào?

Một đề nghị hoàn chi phí cụ thể cho thấy từng khoản với mã dự án, có thể tính lại cho khách hàng hay không, và tách riêng số chưa thuế, VAT và tổng. Đây là một ví dụ tự đặt, với VAT 20%, trong đó vé tàu không có VAT:

Ba con số khác nhau ra từ biểu mẫu này:

• Nhân viên được hoàn €252,00, tổng số tiền họ thực sự đã chi.
• Chi phí của doanh nghiệp là €218,00, nếu doanh nghiệp khấu trừ được €34,00 VAT.
• Khách hàng được tính lại €158,00 chưa thuế (€48 + €110), cộng VAT nếu áp dụng cho khoản tính lại. €60,00 còn lại vẫn là chi phí của chính doanh nghiệp.

Sai lầm cần tránh là tính lại khách sạn ở mức €132 rồi cộng VAT, vì như vậy là tính VAT trên VAT cho khách hàng. Khoản tính lại bị đánh thuế thế nào phụ thuộc vào việc nó là khoản chi hộ hay một phần dịch vụ của chính bạn. Các hướng dẫn về lập hóa đơn chi phí được hoàn lại và VAT trên chi phí được hoàn lại đi qua cả hai.

Doanh nghiệp cần gì để khấu trừ VAT trên chi phí của nhân viên?

Để khấu trừ VAT trên một chi phí của nhân viên, doanh nghiệp nhìn chung cần một hóa đơn hoặc biên lai VAT đúng quy định cho một khoản chi kinh doanh có thật, và một số nhóm bị chặn dù giấy tờ ghi thế nào.

• Ở EU, Điều 178(a) của Chỉ thị VAT quy định việc có hóa đơn hợp lệ là điều kiện để khấu trừ VAT, và Điều 176 loại trừ các khoản chi không hoàn toàn phục vụ kinh doanh, như xa xỉ phẩm, giải trí hay tiếp khách. Các nước thành viên áp thêm giới hạn riêng, nên khoản nào bị chặn khác nhau theo quốc gia.
• Ở Anh, nhà cung cấp có thể phát hành hóa đơn VAT đơn giản cho các lần cung cấp từ £250 trở xuống, nên một biên lai từ máy tính tiền ghi tên, địa chỉ và mã số VAT của nhà cung cấp, ngày, phần mô tả, tổng và thuế suất VAT có thể là đủ. VAT trên chi phí tiếp khách kinh doanh nhìn chung bị chặn, với ngoại lệ cho khách hàng ở nước ngoài. Tiếp đãi chính nhân viên của bạn được xử lý khác.

Trên thực tế, hãy coi chi phí tiếp khách là khoản chi đã gồm VAT, trừ khi kế toán viên của bạn nói khác. Đó là lý do chính sách yêu cầu tên người tham dự chứ không chỉ biên lai.

Chi phí được hoàn lại có bị đánh thuế với nhân viên không?

Chi phí được hoàn lại nhìn chung không bị đánh thuế khi chúng hoàn trả một khoản chi kinh doanh có thật, nhưng quy định khác nhau theo quốc gia và chặt hơn với các khoản phụ cấp trả mà không có bằng chứng chi tiêu.

Ở Anh, quy định miễn trừ của HMRC cho chi phí được trả hoặc hoàn lại nghĩa là người sử dụng lao động không cần khai một khoản chi mà nhân viên có thể khấu trừ toàn bộ. Nó không bao gồm các khoản trả cho quãng đường đi bằng xe riêng của nhân viên, vốn có mức riêng. Các khoản trả theo mức cố định (scale rate) có điều kiện riêng, nên hãy hỏi trước khi trả.

Ở Mỹ, IRS Publication 463 mô tả một accountable plan: khoản chi có liên quan đến kinh doanh, nhân viên quyết toán nó trong thời hạn hợp lý, và mọi khoản dư được trả lại. Quyết toán trong vòng 60 ngày được coi là hợp lý. Các khoản nằm ngoài những quy tắc đó bị coi là tiền lương.

Ở nơi khác, hãy hỏi kế toán viên của bạn nước bạn chấp nhận những khoản phụ cấp cố định nào. Hãy chú ý khoản phụ cấp trọn gói trả mỗi tháng "cho chi phí", thường thuộc về bảng lương.

Những lỗi nào về đề nghị hoàn chi phí làm doanh nghiệp mất tiền?

Những lỗi về đề nghị hoàn chi phí làm doanh nghiệp mất tiền phần lớn là những lỗi âm thầm, không bao giờ hiện ra như một sai sót.

• Chi phí có thể tính lại nhưng không được đánh dấu. Hóa đơn khách sạn không có mã dự án sẽ không bao giờ đến hóa đơn của khách hàng, và doanh nghiệp đơn giản là tự gánh.
• Đề nghị dồn lại cả quý. Đến lúc đó VAT có thể thuộc một kỳ kê khai trước, và công việc có thể đã được lập hóa đơn rồi.
• Tự duyệt. Hiếm khi là thiếu trung thực. Nó chỉ loại bỏ phép kiểm tra duy nhất xem một mã hay một con số có đúng không.
• Phiếu thẻ thay cho biên lai. Chúng chứng minh đã thanh toán nhưng không chứng minh mua gì, nên không đủ để khấu trừ VAT.
• Khoản tạm ứng không đối chiếu. Một quỹ tiền mặt không có đề nghị nào đối chiếu thì hoặc là khoản vay hoặc là tiền lương, và tốt hơn là biết nó là cái nào.

Ghi nhận đề nghị hoàn chi phí trong ERPFlow

ERPFlow không có đề nghị hoàn chi phí của nhân viên, quy trình duyệt hay việc hoàn tiền, nên biểu mẫu đề nghị và việc duyệt vẫn nằm ngoài nó, trong bảng tính hoặc trên giấy.

Khi một đề nghị đã được duyệt, hãy ghi nhận mỗi khoản chi thành một chi phí với tên, số tiền, danh mục, thuế và nhà cung cấp nếu có, rồi đính kèm biên lai. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng, Chụp ảnh đính kèm ảnh biên lai chỉ trong một bước. Không có tính năng đọc biên lai, nên bạn tự nhập các con số. Tổng của tháng này, tháng trước, năm nay và mọi thời gian nằm phía trên danh sách.

Một khoản chi phí trong ERPFlow không được liên kết với khách hàng hay công việc, nên nó sẽ không cho bạn thấy chi phí theo từng dự án. Hãy đặt mã dự án vào tên khoản chi phí để tìm lại, và giữ biểu mẫu đề nghị làm hồ sơ theo công việc. Để tính lại một khoản chi, hãy tự thêm nó thành một dòng trên hóa đơn. Quyền quản lý chi phí bao gồm mọi khoản chi phí chứ không chỉ của riêng một người, nên an toàn nhất là để việc nhập liệu cho một người làm.