Muhasebeciler için pratik faturalanabilir süre takibi akışı

Muhasebeciler için pratik bir faturalanabilir süre takibi akışı, her iş için ücret esasını belirler, süreyi günlük olarak müşteri ve işe göre kaydeder, kaydı aylık kapatır, saatleri ücretlere karşı gözden geçirir, sonra bir sonraki dönem açılmadan faturalar ya da değer düşümü yapar. Sabit ücretli işi de kaydedin, çünkü o kayıt hangi ücretlerin karşılığını vermediğini gösterir.

Muhasebeciler neden sabit ücretli işte süre kaydetmeli?

Sabit ücretli işte süre kaydetmek, her ücretin saatte gerçekte ne kazandırdığını söyler. Müşteri bunu hiç görmez ve fatura değişmez. Bu sizin içindir.

Aynı aylık ücrete sahip iki müşteri çok farklı sürelerde iş çıkarabilir; çoğunlukla kayıtlarının durumu yüzünden. Hangisinin hangisi olduğunu faturalardan anlayamazsınız. Sabit ücretli muhasebe rehberi bu ücretleri en başta nasıl fiyatlayacağınızı anlatır. Bu rehber ise işe yarayıp yaramadıklarını gösteren rutini anlatır.

Muhasebeciler süreyi neye karşı kaydetmeli?

Süreyi müşteriye, hizmete ve döneme karşı kaydedin; böylece bir rakam sonradan onu karşılayan ücretle karşılaştırılabilir. Kısa bir kod listesi işi görür:

Bir kayıt o zaman şöyle okunur: "Müşteri A, VAT, Q1 2026, 1,5 saat, alış defteri mutabakatı yapıldı". Emeğin karşılığını veren kod QRY'dir; çünkü sizi takip yüzünden en çok yoran müşterileri ayırır.

Aylık akış, adım adım

1. Her gün: herkes kısa görüşmeler dahil süreyi müşteri, kod ve döneme göre kaydeder. Sütunlar zaman kaydı rehberindedir.
2. Her Cuma: hafta hâlâ aklındayken boşlukları doldurun.
3. İlk iş günü: önceki ayı kapatın. Sonraki kayıtlar gözden geçirenin onayını gerektirir.
4. 3. iş gününe kadar: gözden geçiren saatleri ücretlerle karşılaştırır ve kapsam dışı olanları işaretler. Her işaret için faturalayıp faturalamayacağınıza, üstlenip üstlenmeyeceğinize ya da müşteriyle konuşup konuşmayacağınıza karar verin.
5. 5. iş gününe kadar: ayın faturalarını kesin: sabit ücretler, saatlik tavsiye ve kararlaştırılan ekler.
6. Aynı gün: WIP raporunuzu kazanılmış ama henüz faturalanmamış olanlarla güncelleyin.
7. Her çeyrek: her müşterinin ücretini, son 12 ayın saatlerine karşı gözden geçirin.

Günler bir öneridir. Önemli olan, gözden geçirmenin faturalamadan önce yapılması ve ayın bilinen bir tarihte kapanmasıdır; böylece rakamlar oynamayı bırakır.

Kapsam dışı işin sızmasını nasıl önlersiniz?

Kapsam dışı iş sızar, çünkü bir müşteri hızlı bir soru sorar ve kimse hizmet sözleşmesine bakmaz. İki şey gerekir: ücretin neleri içerdiğini sıralayan bir sözleşme, ki bu hizmet sözleşmesinin ücret bölümünde ele alınır, ve iş başlamadan önce gönderilen bir e-posta.

Bu, defter tutma ve KDV beyannamelerini kapsayan aylık ücretimizin dışında. Saati 85 €'dan yaklaşık 3 saat, yani KDV hariç 255 € tahmin ediyorum. Devam edeyim mi?

Kısa bir e-postadır ve müşteriler önce sorulmasına nadiren itiraz eder. İtiraz ettikleri, faturadaki sürprizdir. Yanıtı süre kayıtlarıyla birlikte saklayın.

Çalışılmış örnek: her sabit ücret saatte ne kazandırıyor

Aşağıdaki örnek uydurmadır. Küçük bir büro, sabit ücretli işinin saatte en az 75 € kazandırmasını istiyor; bu rakamı müşteriye uygulanan saat ücreti yöntemiyle hesapladı.

Toplam iyi görünür ve Müşteri B'nin gizli kalma yolu budur. Ayda 6 saatle Müşteri B 450 € ücret gerektirir (6 × 75 €) ya da işin 4 saate inmesi gerekir (300 € ÷ 75 €).

Muhasebede tek bir ay çok az şey kanıtlar, çünkü yıl sonu ve KDV çeyrekleri saatleri belirli aylara yığar. Biriyle konuşmadan önce ücretleri son 12 ayın saatleriyle karşılaştırın. Neden QRY saatleriyse, kayıtların zamanında gelmesi üzerine yapılacak bir konuşma ücrete dokunmadan sorunu çözebilir.

Faturalayamadığınız süreyle ne yaparsınız?

Faturalamamaya karar verdiğiniz saatlik süre bir değer düşümüdür; tahsil edemediğiniz fatura ise alacağın silinmesidir. Değer düşümü ve alacağı silme rehberi her birinin nasıl kaydedileceğini anlatır.

Sabit ücretteki bir aşım bunların hiçbiri değildir. Onun için zaten bir şey faturalanmayacaktı; bu yüzden doğrudan ücret gözden geçirmesine girer. Onu kayıttan temizleme dürtüsüne karşı koyun, çünkü ücret yenilemeye geldiğinde isteyeceğiniz kanıt odur.

Bu akışı ERPFlow'da yürütme

ERPFlow'da bugün zamanlayıcı veya puantaj yoktur ve karttaki süre fatura satırlarına dönüşmez. Takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil zaman takibi yakında geliyor. ERPFlow müşterilerinizin defterlerini değil, büronuzu yönetir ve bir defteri kebir değildir. Akışın bugün nasıl oturduğu:

• İş ve son tarihler: her müşteri için, müşteri kaydına bağlı bir proje panosu; her görev ve dönem için bir kart, örneğin "KDV beyannamesi, Q1 2026". Her kartın bir son tarihi ve atananları vardır. Müşteri bağlantısı panoda durur; yani müşteri başına bir pano size müşteri başına bir süre toplamı verir.
• Süre: her kartın Harcanan süre alanına girilir; toplamlar pano ve müşteri başına görünür. Görev kodu ve kişi bazında rapor yoktur. Sürenin tarihi de yoktur; Mart'ı Nisan'dan dönem başına bir kartın ayırmasının nedeni budur.
• Sabit ücretler: yinelenen faturalar bir takvime göre, örneğin aylık veya üç ayda bir, çalıştırma başına müşteri başına bir fatura olarak, e-postayla gönderilerek ya da taslak bırakılarak kesilir. Faturalar, hiçbir zaman tahsil etmez.
• Saatlik tavsiye: olağan bir faturada saat ücretinizi taşıyan bir hizmet; saatler miktar olarak yazılır.
• Gözden geçirme: bir müşterinin Analizler sekmesi geliri, Projeler sekmesi süreyi gösterir. Birini ötekine bölmek kendi yapacağınız bir hesaptır; çünkü ERPFlow'da ücret, bütçe veya müşteri bazında maliyet ya da marj yoktur. WIP raporu da yoktur.