AKB Systems ведёт работу с клиентами от первого предложения до итогового счёта в одной системе

Компания

AKB Systems — компания профессиональных услуг из Таллинна. Работа приходит в виде клиентских поручений: запрос превращается в набор конкретных действий, действия требуют времени, а время становится оплачиваемой работой. Сама услуга — лишь часть дела: каждый запрос нужно ещё зафиксировать, упорядочить, выполнить и выставить по нему счёт.

Когда данные клиента, документы, заметки по проекту и рабочие часы лежат в разных местах, даже простое поручение обрастает лишней административной работой. Становится сложнее понять, что клиент просил, что уже сделано, сколько времени это заняло и всё ли попало в счёт. AKB Systems нужна была одна практичная система для всего процесса — без долгого проекта внедрения и без того, чтобы ради избавления от рутины сначала добавлять новую.

За 30 минут — в работе

Первым сюрпризом стало то, как мало пришлось настраивать. Примерно за полчаса команда открыла аккаунт, создала первого клиента, подготовила коммерческое предложение и отправила его по электронной почте, а затем завела для этого клиента проект, в котором можно учитывать время.

Не было ни этапа настройки, ни процесса, собранного из разрозненных приложений. Нужная бизнесу структура была на месте с самого начала: клиент, коммерческое предложение, проект и работа, выполненная для этого клиента.

Одна запись клиента

У каждого клиента одна запись, и вся история остаётся привязанной к ней. На странице клиента собраны выставленные ему предложения и счета, связанные с ним проекты и вкладка «Вложения» для документов, которые относятся к сотрудничеству, — договоров, подписанных предложений, переписки.

Эта запись полезна всё время, пока длятся отношения: когда готовится первое предложение, когда нужно вернуться к прошлой работе, принять новый запрос или подтвердить, что было сдано. Никому не приходится искать её в цепочках писем или в дереве папок.

Каждый запрос на своём месте

Управление проектами быстро стало одной из самых ценных частей всей схемы. Каждый проект — это доска, привязанная к клиенту, а каждый запрос становится на ней карточкой: её добавляют, когда клиент обращается, двигают дальше, пока идёт работа, и переносят в колонку готовых, когда всё сделано. В карточке хранятся описание запроса, его файлы, ветка комментариев и затраченное на него время.

В результате получается рабочая история проекта: что клиент попросил, что по этому сделали, сколько времени ушло и что ещё открыто. Важнее всего это там, где проект растёт из множества мелких запросов, а не из одного крупного результата, — доска остаётся упорядоченной, даже когда работа меняется день ото дня.

Часы уже в карточках

Время учитывается там, где идёт работа. По мере выполнения каждого запроса затраченные часы и минуты вносятся в его карточку, а ERPFlow их суммирует — по каждому проекту в списке проектов и по всем проектам клиента на его странице.

Поэтому, когда приходит время выставлять счёт, никто не восстанавливает часы по календарям, сообщениям или памяти. Завершённые карточки и указанное в них время — основа почасовой оплаты, которая вносится в счёт отдельной строкой. Счёт выставляется тому же клиенту и может быть привязан к проекту, по которому он выставлен, — с уверенностью, что вся выполненная работа действительно учтена.

Финансы в реальном времени

Коммерческие предложения и счета больше не живут отдельными файлами. Принятое предложение одним шагом превращается в черновик счёта, а каждый выставленный счёт попадает в дэшборд — выручка за месяц, суммы «К оплате» и «Просрочено», — а также в итоги по выручке и неоплаченным суммам на вкладке «Аналитика» каждого клиента.

AKB Systems знает своё положение, не дожидаясь, пока кто-то обновит таблицу. Операционная работа и финансовая картина движутся вместе, а цифры под рукой в любой момент, когда они нужны.

Одна система на весь цикл

Запрос клиента → карточка проекта → учтённое время → выполненная работа → счёт

С ERPFlow в ежедневной работе AKB Systems держит документы в порядке, как следует раскладывает проекты и ведёт прослеживаемый учёт запрошенной, текущей и завершённой работы. Время фиксируется прямо во время работы, счета уходят вовремя, а финансовая картина доступна без дополнительной отчётности.

Для компании главная польза не просто в том, что больше информации собрано в одном месте. Она в уверенности, что у каждого запроса клиента есть своё место, у каждого выполненного действия — запись, каждый затраченный час можно отследить, а каждый счёт можно выставить без лишней административной работы. На настройку этой структуры ушло около 30 минут, и она осталась достаточно простой, чтобы пользоваться ею каждый день.