Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Usługi dodatkowe w architekturze to praca wykraczająca poza zakres Twojej umowy o zlecenie. Zauważ zmianę, powiedz klientowi, ile będzie kosztować, zanim zaczniesz, uzyskaj jego zgodę na piśmie, zapisz ją i zafakturuj w osobnej pozycji. Opłata uzgodniona przed pracą to rachunek. Opłata podniesiona po niej to negocjacje.
Co jest usługą dodatkową?
Usługa dodatkowa to wszystko, czego Twoja umowa jeszcze nie obejmuje, więc miarą jest brzmienie Twojego zakresu, niezależnie od tego, ile pracy to wymaga. Jeśli zakres jest mglisty, prawie nic nie jest wyraźnie dodatkiem, dlatego sprawa zaczyna się od oferty wynagrodzenia.
RIBA Plan of Work daje przydatną granicę dla prac w Wielkiej Brytanii. Jego przegląd z 2020 roku mówi, że zmiany funkcjonalne po zatwierdzeniu Stage 2, takie jak przeniesienie przestrzeni czy zmiana jej wielkości, nie są rozwijaniem projektu i podlegają procedurom kontroli zmian. Poprawki wynikające z rozwijania projektu się nie liczą.
| Co się stało | Dodatkowa? | Dlaczego |
|---|---|---|
| Klient zmienia zatwierdzoną koncepcję w Stage 3 | Tak | Przerabia się zatwierdzoną pracę |
| Klient dodaje garaż albo kolejną kondygnację | Tak | Projekt urósł |
| Klient chce trzeciego wariantu koncepcji, a uzgodniono dwa | Tak | Twój zakres ustalał liczbę |
| Ponowne złożenie wniosku o pozwolenie po zmianie briefu przez klienta | Tak | Spowodowała to zmiana klienta |
| Urzędnik planistyczny prosi o drobną poprawkę | To zależy | Wiele umów obejmuje rutynowe uwagi, więc przeczytaj swoją |
| Budowa przekracza założony okres umowy | Zwykle | Tylko jeśli oferta podawała okres |
| Błąd koordynacji we własnych rysunkach | Nie | To Twój koszt |
Jak uzgodnić usługę dodatkową z klientem?
Usługę dodatkową uzgodnij na piśmie przed wykonaniem pracy, podając, czym jest, ile kosztuje i jak wpływa na harmonogram. W Wielkiej Brytanii wytyczne ARB o warunkach zlecenia mówią, że zmiany pierwotnych warunków powinien zapisać na piśmie architekt, z kopią dla klienta. Mówią też, że niewłaściwe warunki to najczęstsza przyczyna skarg na architektów.
W USA umowa AIA B101-2017 ma procedurę zawiadomienia i upoważnienia dla usług dodatkowych, z wyjątkiem dla prac potrzebnych, by uniknąć opóźnienia budowy. Formularz AIA G801 istnieje właśnie do tego zawiadomienia. Sprawdź, którego formularza używa Twoja umowa, bo standardowe wzory bywają zmieniane.
Przy drobiazgach często wystarczy e-mail, jeśli pozwala na to Twoja umowa. Coś takiego:
Usługa dodatkowa AS-04: zmieniony układ kuchni i elewacja tylna, w odpowiedzi na Twój e-mail z 12 maja. Wykracza poza usługi w naszej umowie z 3 lutego. Opłata: 1 200 £ plus VAT, ryczałtowa. Harmonogram: wydłuża Stage 3 o około tydzień. Zaczniemy, gdy potwierdzisz odpowiedzią. Do tego czasu kontynuujemy zatwierdzony projekt.
Ostatnie zdanie robi najwięcej. Mówi klientowi, co się stanie, jeśli nie odpowie, i powstrzymuje Cię przed wślizgiwaniem się w zmianę w czasie oczekiwania.
Podstawę opłaty wybierz według tego, jak dobrze potrafisz zdefiniować zadanie. Użyj kwoty ryczałtowej, gdy potrafisz opisać rezultat. Użyj stawki godzinowej z limitem, gdy nie potrafisz, na przykład „85 £ za godzinę, do 20 godzin, a zanim pójdziemy dalej, zapytamy”. Kompromis dokładniej omawia poradnik o ryczałcie a opłacie godzinowej.
Jak zapisywać usługi dodatkowe?
Usługi dodatkowe zapisuj w jednym rejestrze na projekt, bo za rok sama faktura nie powie, kto o co prosił. Oto wymyślony przykład:
| Nr | Zlecił | Co | Podstawa | Opłata | Zgoda klienta | Zafakturowano |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AS-01 | Klient, spotkanie na miejscu 2 mar. | Trzeci wariant koncepcji | Ryczałt | 650 £ | E-mail 3 mar. | INV-2026-0031 |
| AS-02 | Klient, e-mail 18 mar. | Ponowne złożenie wniosku o pozwolenie po zmianie briefu | Ryczałt | 900 £ | E-mail 19 mar. | INV-2026-0038 |
| AS-03 | Klient, telefon 7 kwi. | Przegląd zawiadomienia sąsiada o murze działowym (party wall notice) | Dobra wola | 0 £ | Niepotrzebna | Pokazano jako zero |
| AS-04 | Klient, e-mail 12 maja | Zmieniona kuchnia i elewacja tylna | Ryczałt | 1 200 £ | E-mail 13 maja | Do zafakturowania |
| AS-05 | Rewizja inżyniera 20 maja | Koordynacja zmienionego układu belek | 85 £/h, limit 20 h | 14 h do tej pory | E-mail 20 maja | Do zafakturowania |
Zapisuj też pozycje z dobrej woli. Pozycja za zero na fakturze pokazuje klientowi, co dostał za darmo, i daje Ci coś, na co można wskazać, gdy następna prośba nie będzie bezpłatna.
Jak fakturować usługi dodatkowe?
Usługi dodatkowe fakturuj w osobnych pozycjach pod opłatą za etap, każdą z jej odniesieniem, żeby klient mógł powiązać każdą kwotę z czymś, na co się zgodził. Oto wymyślone zlecenie z góry, rozliczające Stage 3 z obiema otwartymi pozycjami, z VAT według brytyjskiej stawki podstawowej:
| Pozycja | Ilość | Cena | Netto |
|---|---|---|---|
| RIBA Stage 3, Spatial Coordination: opłata za etap | 1 | 8 000 £ | 8 000 £ |
| AS-04: zmieniona kuchnia i elewacja tylna, uzgodniona 13 maja | 1 | 1 200 £ | 1 200 £ |
| AS-05: koordynacja belek, godziny do 31 maja, uzgodniona 20 maja | 14 | 85 £ | 1 190 £ |
| Suma częściowa | 10 390 £ | ||
| VAT 20 % | 2 078 £ | ||
| Razem | 12 468 £ |
Jeśli usługa dodatkowa pociąga za sobą koszty, takie jak badanie specjalisty, rozlicz je także w osobnej pozycji. Jak to zrobić, opisuje poradnik o fakturowaniu wydatków refakturowanych.
Co zrobić, jeśli pracę już wykonano?
Jeśli pracę wykonano bez uzgodnienia, napisz do klienta teraz, przedstaw fakty i poproś o uzgodnienie opłaty. Napisz, kiedy wpłynęła prośba, co zostało zrobione i dlaczego wykracza to poza umowę. Pisz rzeczowo i zaproponuj kwotę, którą można obronić swoimi godzinami.
Możesz musieć przyjąć mniej i możesz skończyć na spisaniu części w straty. Czego nie należy robić, to wpisywać tego na następną fakturę bez ostrzeżenia, bo wtedy skądinąd przyjazny klient zaczyna czytać każdą pozycję. Jeśli w sporze jest duża kwota, zasięgnij porady, bo wynik zależy od Twojej umowy i tego, co powiedziano.
Jak zapisywać i fakturować usługi dodatkowe w ERPFlow?
ERPFlow nie ma rejestru zmian ani budżetów etapów, więc powyższy rejestr zostaje w arkuszu albo jako karty w kolumnie na tablicy projektu. Otaczające go dokumenty są zwykłe:
- Uzgodnienie. Wyślij każdą usługę dodatkową jako małą ofertę z własnym PDF. Nie ma podpisu elektronicznego ani akceptacji online: oznaczasz ją jako zaakceptowaną ręcznie, gdy klient odpowie, i załączasz jego e-mail do oferty.
- Stawka. Usługa przechowuje Twoją stawkę godzinową i podatek, więc uzupełnia się w każdej pozycji. Godziny wpisujesz jako ilość.
- Praca. Karta na tablicy projektu może mieć osoby przypisane, termin i poświęcony czas, wpisywany w godzinach i minutach. ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce.
- Faktura. Przekształć ofertę w wersję roboczą faktury albo dodaj jej pozycję do faktury za etap. Pozycja darmowa, z dobrej woli, jest dozwolona. Wystawienie wersji roboczej nadaje jej numer i czyni ją ostateczną.