Rejestracja czasu i fakturowanie w kancelarii prawnej: przebieg krok po kroku

Przebieg rejestracji czasu i fakturowania w kancelarii prawnej prowadzi od umowy zlecenia, przez zapisywanie czasu i przegląd wstępnego rachunku, do rachunku końcowego i płatności, a środkami klienta zajmuje się osobno. Najpierw uzgodnij podstawę wynagrodzenia, zapisuj czas tego samego dnia z porządnym opisem, niech odpowiedzialny prawnik przegląda każdy projekt rachunku, a potem fakturuj w stałym cyklu.

Jakie są kroki przebiegu fakturowania w kancelarii prawnej?

Przebieg fakturowania w kancelarii prawnej ma osiem kroków, a każdy istnieje po to, by zatrzymać konkretny problem, zanim wypłynie później.

Jak prawnicy powinni zapisywać czas rozliczalny?

Prawnicy powinni zapisywać czas w dniu pracy, przy sprawie, w stałej jednostce, z opisem, który klient przeczyta bez wyjaśnień. Jednostki sześciominutowe to częsta konwencja w godzinowych rozliczeniach prawniczych, ale użyj tego, co podaje Twoja umowa zlecenia. Tabela jednostek rozliczeniowych przelicza minuty na jednostki.

Opis decyduje o tym, czy wpis przetrwa zapytanie o honorarium.

Słaby: „Praca nad aktami. 1,2”

Lepszy: „Przejrzenie projektu umowy najmu od wynajmującego; zaznaczone zmiany w klauzulach 4 i 11; e-mail do klienta o prawie wcześniejszego wypowiedzenia. 1,2”

Zapisuj cały czas, także ten, którego nie naliczysz. Obcięcie go przy przeglądzie to decyzja, którą widać. Czas, którego nigdy nie zapisano, nie zostawia niczego, z czego można się uczyć, i sprawia, że następna stała opłata to zgadywanie. Co dzieje się z czasem, którego postanowiono nie rozliczać, opisuje poradnik obniżenie wartości a spisanie w straty.

Jak przeglądać rachunek przed wysłaniem?

Wstępny rachunek to projekt rachunku, który odpowiedzialny prawnik czyta przed wystawieniem, i to moment, w którym problem z honorarium najtaniej naprawić. Czytaj go tak, jak zrobi to klient: czy każdy opis sam się wyjaśnia i czy każdą pozycję można chętnie obronić przez telefon?

Oto wymyślony przykład. Trzyosobowa kancelaria rozlicza miesiąc pracy nad komercyjną umową najmu. Zapisany czas jest wart 1 366 €. Przy przeglądzie wspólnik spisuje w straty 0,8 godziny zduplikowanych badań asystenta, wartych 112 €. Klient wpłacił 1 000 € na poczet przy otwarciu sprawy.

Współczynnik realizacji na tym rachunku wynosi 91,8 %: 1 254 € zafakturowane z 1 366 € zapisanych. Śledzony w różnych sprawach, ten wskaźnik pokazuje, jakie rodzaje pracy ciągle obniżasz.

Opłata sądowa leży tu poza rachunkiem VAT, bo przykład traktuje ją jako wydatek przechodni poniesiony jako pełnomocnik klienta. Nie każdy koszt się kwalifikuje. Warunki HMRC w VAT Notice 700, sekcja 25 są surowe, podstawą unijną jest artykuł 79 dyrektywy VAT, a poradnik o VAT od wydatków refakturowanych i wydatków przechodnich omawia ten test.

Jak środki klienta i rachunki powiernicze wpisują się w fakturowanie?

Zasady dotyczące środków klienta i rachunków powierniczych różnią się w zależności od jurysdykcji, a przepis, który Cię wiąże, pochodzi od Twojego organu nadzorczego albo izby. Dwa poniższe przykłady pokazują, jak bardzo mogą się różnić. Żaden z nich nie mówi, co obowiązuje Ciebie.

• Anglia i Walia: według SRA Accounts Rules pieniądze otrzymane na poczet wynagrodzenia i niezapłaconych wydatków przed doręczeniem rachunku są środkami klienta (reguła 2.1(d), z wąskim wyjątkiem w regule 2.2). Przechowuje się je oddzielnie od własnych pieniędzy kancelarii (reguła 4.1), a rachunek lub inne pisemne zawiadomienie o kosztach musi zostać doręczone, zanim środki klienta zostaną przelane na ich pokrycie (reguła 4.3).
• Stany Zjednoczone: każdy stan ustala własne zasady. Wiele z nich wzorowano na American Bar Association Model Rule 1.15 i różnią się w szczegółach, także w tym, jak traktuje się stałą opłatę wpłaconą z góry.

W innych krajach zapytaj swoją izbę lub samorząd prawniczy. Zasada fakturowania obowiązuje, gdziekolwiek praktykujesz: pieniądze wpłacone na poczet nie stają się Twoim dochodem dlatego, że istnieje rachunek. Przesuwają się, gdy pozwalają na to Twoje przepisy, i zapisuje się je w księdze stworzonej do tego celu, a nie w fakturowaniu.

Czego klienci korporacyjni i ubezpieczyciele oczekują na rachunku?

Klienci korporacyjni i ubezpieczyciele mogą narzucać format rachunku własnymi wytycznymi rozliczeń. Może to oznaczać zatwierdzone stawki, ograniczenia, kto może za co naliczać, i rachunki elektroniczne w formacie takim jak LEDES z kodami zadań UTBMS. Przeczytaj wytyczne przed pierwszym rachunkiem, bo rachunek niezgodny może zostać odesłany bez zapłaty.

Jak często kancelaria powinna wysyłać rachunki?

Kancelaria powinna wysyłać rachunki w stałym cyklu, a większości spraw godzinowych odpowiada cykl miesięczny. Klient jest w stanie przyjąć honorarium z miesiąca i nadal pamięta pracę, a rachunek za sześć miesięcy jest większy i łatwiej go zakwestionować. Sprawy ze stałą opłatą rozlicza się na etapach uzgodnionych w piśmie, co działa tak samo jak fakturowanie etapowe w projekcie.

Jak prowadzić stronę rozliczeniową małej kancelarii w ERPFlow?

ERPFlow obsługuje stronę biznesową małej kancelarii prawnej. Nie jest systemem do zarządzania kancelarią i nie ma księgowości powierniczej: ani księgi rachunku klientów, ani uzgadniania pieniędzy przechowywanych dla klientów, ani sprawdzania konfliktu interesów. Środki klienta zostają w systemie, którego do tego dziś używasz.

• Zapytania: formularz leadów na Twojej stronie zapisuje każde zapytanie jako lead ze źródłem, a po przyjęciu klienta staje się rekordem klienta z przeniesionymi plikami.
• Sprawy: każdą sprawę otwórz jako tablicę projektu powiązaną z klientem, z kartami, właścicielami i terminami. Każdy członek, który może przeglądać projekty, widzi wszystkie projekty, więc kancelaria potrzebująca murów chińskich między sprawami uzna to za realną lukę.
• Dokumenty: umowy zlecenia, zapisane e-maile (EML lub MSG) i podpisane kontenery ASiC-E lub BDOC można załączyć do klienta, karty lub faktury, do 50 MB na plik. ERPFlow przechowuje podpisane pliki, ale ich nie podpisuje ani nie sprawdza podpisów.
• Rachunki: faktury mają podatek w każdej pozycji i drukują się w języku klienta, a miesięczną opłatę można prowadzić jako fakturę cykliczną. Płatności częściowe zapisuje się ręcznie, a przypomnienie wychodzi tylko wtedy, gdy je wyślesz. Pozycje nie mogą być ujemne, więc pieniądze wpłacone na poczet pokaż w Notatkach faktury.

ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Obecnie możesz wpisać poświęcony czas na karcie, a suma pojawi się dla sprawy i dla klienta, ale nie zamienia się w pozycje faktury. To odpowiada kancelariom ze stałą opłatą i retainerem. Kancelaria rozliczająca w jednostkach sześciominutowych powinna na razie zachować obecne narzędzie do zapisywania czasu.

ERPFlow nie tworzy plików LEDES, więc klienci, którzy ich wymagają, potrzebują innej drogi dla tych rachunków.