VAT od refakturowanych wydatków i kosztów przeniesionych na klienta

Większość refakturowanych wydatków niesie VAT. Jeśli coś kupiono, by wykonać własną pracę, na przykład podróż, jest to część Twojej usługi, więc naliczasz od tego VAT według zwykłej stawki. Prawdziwy wydatek pobrany w imieniu klienta (disbursement), zapłacony jako jego pełnomocnik i przeniesiony w dokładnej kwocie, pozostaje poza Twoim VAT. Test polega na tym, kto otrzymał świadczenie.

Ten poradnik dotyczy VAT. Stronę rozliczeniową, w tym jak ustawić i sformułować pozycje wydatków dla klienta, opisuje poradnik o fakturowaniu refakturowanych wydatków.

Czym różni się refaktura od wydatku w imieniu klienta?

Różnica między refakturą a wydatkiem w imieniu klienta polega na tym, czyj to był zakup. Jeśli strona trzecia dostarczyła świadczenie Tobie, przeniesienie kosztu jest refakturą. Jeśli dostarczyła je Twojemu klientowi, a Ty tylko opłacasz je w jego imieniu, może to być wydatek w imieniu klienta.

Prawo UE stawia tę samą granicę. Art. 78 lit. b dyrektywy VAT włącza do podstawy opodatkowania koszty uboczne obciążające klienta, takie jak transport i ubezpieczenie. Art. 79 lit. c wyłącza tylko zwroty wydatków „poniesionych w imieniu i na rzecz klienta” i zaksięgowanych na rachunku przejściowym, wymaga dowodu faktycznej kwoty i zabrania odliczania jakiegokolwiek VAT od tych wydatków. Przepisy krajowe różnią się szczegółami, więc sprawdź swoje.

Kiedy można uznać koszt za wydatek w imieniu klienta?

Koszt można uznać za wydatek w imieniu klienta tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie warunki, a w Wielkiej Brytanii sekcja 25.1 VAT Notice 700 urzędu HMRC wymienia osiem:

1. Działanie odbyło się w roli pełnomocnika klienta, płacąc stronie trzeciej.
2. Klient otrzymał i wykorzystał towary lub usługi.
3. Klient odpowiadał za zapłatę stronie trzeciej.
4. Klient upoważnił Cię do zapłaty w jego imieniu.
5. Klient wiedział, że towary lub usługi dostarczy strona trzecia.
6. Pokazujesz koszt osobno na fakturze.
7. Odzyskujesz tylko dokładną zapłaconą kwotę.
8. Towary lub usługi wyraźnie wykraczają poza to, co sam dostarczasz.

Warunek 2 eliminuje większość kandydatów, bo z pociągu, telefonu i poczty zwykle korzystasz Ty. Przewodnik HMRC o kosztach i wydatkach w imieniu klienta i Notice 700 podają takie przykłady.

Przykłady z adwokatem pokazują, jak wąska jest granica, a kancelarie prawne mają z nią do czynienia nieustannie. Nazwanie pozycji na fakturze „wydatkiem w imieniu klienta” nie czyni jej nim dla VAT.

Przykład: jedna faktura z obiema rzeczami

Oto zmyślony przykład, według brytyjskiej zasady i jej stawki 20 %. Konsultant fakturuje honorarium 4 000 £ i trzy koszty:

• Bilety kolejowe za 180 £, od których nie naliczono VAT.
• Hotel za 250 £ plus 50 £ VAT, na fakturze VAT wystawionej na konsultanta.
• Ustawowa opłata rejestrowa 120 £, którą był winien klient, a konsultant zapłacił ją za jego zgodą.

Bilety kolejowe niosą VAT, mimo że konsultant nie zapłacił żadnego, bo HMRC mówi, że od refaktur nalicza się VAT „niezależnie od tego, czy zapłacono jakikolwiek VAT” (w oryginale: „whether you paid any VAT or not”). Konsultant odzyskuje 50 £ za hotel w zwykły sposób. Wydatek w imieniu klienta stoi pod linią VAT, wyszczególniony osobno, tak jak w przykładowej fakturze HMRC.

Jak uniknąć naliczania VAT od VAT?

Naliczania VAT od VAT unikasz, refakturując koszt netto, gdy możesz odzyskać zapłacony VAT. To najczęstszy błąd w tej dziedzinie i wynika z traktowania sumy z paragonu jako kosztu.

W błędnej wersji klient przepłaca o 60 £. Konsultant odzyskał też 50 £, więc zarobił na wydatku, który chciał przenieść po kosztach.

Jeśli nie możesz odzyskać VAT, na przykład dlatego, że nie jesteś zarejestrowany do VAT, kwota brutto naprawdę jest Twoim kosztem i rachunek wygląda inaczej. Zobacz FAQ poniżej.

Czy warto uznać koszt za wydatek w imieniu klienta?

Uznanie kosztu za wydatek w imieniu klienta zwykle opłaca się tylko wtedy, gdy dostawca nie naliczył VAT albo klient nie może odzyskać VAT. HMRC mówi to wprost. Wydatek w imieniu klienta uniemożliwia Ci odzyskanie VAT, a klient też może nie móc go odzyskać bez ważnej faktury VAT.

Zachowaj dowody. Notice 700, sekcja 25.1.2 każe przechowywać na przykład formularz zamówienia lub kopię faktury, które pokazują, że można było wyłączyć płatność, i umieć wykazać, że VAT nie został odzyskany. Zdanie, które możesz skopiować na fakturę:

Wydatek poniesiony w Twoim imieniu i za Twoją zgodą, po koszcie, bez doliczonego VAT: [dostawca, numer referencyjny, data]. Kopia faktury dostawcy w załączeniu.

A co z wydatkami na fakturze transgranicznej?

Wydatki na fakturze transgranicznej zwykle idą za główną usługą, bo refaktura jest częścią Twojego własnego świadczenia. Jeśli Twoje honorarium dla firmy w innym kraju UE podlega odwrotnemu obciążeniu, refaktura też mu podlega i nie niesie VAT od Ciebie. Trafia do tej samej kwoty netto.

Zagraniczny VAT zapłacony po drodze to osobna sprawa. VAT z hotelu w innym kraju UE nie trafia do Twojej zwykłej deklaracji. Wnioskujesz o jego zwrot online przez własny organ podatkowy, a niektóre kraje odmawiają zwrotu przy pewnych kosztach, jak restauracje, rozrywka i paliwo. Przy refakturze to, co możesz odzyskać, decyduje więc o Twoim realnym koszcie.

Rozliczanie refaktur i wydatków w imieniu klienta w ERPFlow

ERPFlow zapisuje Twoją stronę wydatku i pozwala go zafakturować, ale nie łączy jednego z drugim. Wydatki zawierają dostawcę, kategorię, VAT i dołączony paragon. Nie są powiązane z klientami ani zleceniami, więc nic nie trafia na fakturę samo, a ERPFlow nie pokazuje kosztu ani marży na klienta. Nie ma też rozliczeń wydatków pracowników, procesu akceptacji ani ewidencji przebiegu.

• Dodaj każdy koszt jako pozycję faktury z jasnym opisem i kwotą netto.
• Refaktury dostają Twoją zwykłą stawkę podatku, od której zaczyna się nowa pozycja.
• Wydatki w imieniu klienta nie niosą VAT. Wyczyść stawkę podatku w tej pozycji i zacznij jej opis od „Disbursement:” (po polsku: „Wydatek w imieniu klienta:”), żeby była wyszczególniona.
• Dołącz paragon do faktury jako plik.

ERPFlow nie sprawdza, czy koszt się kwalifikuje, więc osiem warunków zostaje po Twojej stronie. Pozycja wydatku w imieniu klienta wchodzi do sumy częściowej i sumy faktury jak każda inna, a osobnej sumy takich wydatków nie ma, więc dodaj ją w Notatkach, jeśli chcesz ją wyraźnie pokazać. Rozliczenie na rachunku przejściowym z art. 79 lit. c należy do Twojej księgowości, więc powiedz księgowemu, które to pozycje. Eksport Peppol XML traktuje każdą pozycję bez podatku jako stawkę zerową, więc zapytaj operatora e-faktur, zanim wyślesz wydatek w imieniu klienta w ten sposób.