Jak wystawić fakturę za usługi księgowe

Faktura za usługi księgowe wskazuje podmiot prawny klienta i okres, którego dotyczy, pokazuje każdą stałą opłatę, dodatkowe zadanie i wydatek przechodni w osobnej pozycji oraz zawiera VAT tam, gdzie ma zastosowanie. Powiąż każdą stałą opłatę z umową zlecenia, żeby nikt nie musiał pytać, za co jest dana kwota.

Co musi zawierać faktura księgowego?

Faktura księgowego musi najpierw spełniać zwykłe zasady dotyczące faktur, a potem odpowiadać na pytania, które klienci księgowi naprawdę zadają. W UE artykuł 226 dyrektywy VAT określa wymagane dane, a poradnik o polach faktury VAT omawia je jedno po drugim. Oto, co znaczą dla pracy księgowej.

Przykład obliczeń: faktura za jeden miesiąc

Oto wymyślony przykład. Biuro rachunkowe fakturuje w kwietniu małą spółkę za pracę z marca, naliczając 20 % VAT.

Razem to 672,00 € plus 134,40 € plus 15,00 €. Klient widzi w dziesięć sekund, co jest rutyną, a co dodatkiem, a pozycja dodatkowa mówi, kto ją uzgodnił. To pozycja, o którą najpewniej ktoś zapyta, więc ma najwięcej słów.

Jak opisać pracę księgową na fakturze?

Pracę księgową opisz, wskazując usługę, okres i umowę, w ramach której jest wykonywana. „Usługi profesjonalne: 2 400 €” to pozycja, w sprawie której klient dzwoni.

Takie sformułowanie wystarczy dla opłaty za zamknięcie roku:

Sporządzenie sprawozdania finansowego i zeznania podatkowego od osób prawnych (corporation tax), rok zakończony 31 grudnia 2025. Stała opłata według umowy zlecenia z 12 stycznia 2026.

Uważaj na opisy, które się pokrywają. Materiał pomocniczy ICAEW o informacjach o opłatach podaje przykład klienta, który zapłacił za „sporządzenie sprawozdania”, później zobaczył „sfinalizowanie sprawozdania” za ten sam okres i uznał, że naliczono mu dwa razy. Jeśli dwie faktury dotyczą tego samego okresu, napisz, czym różni się druga.

Członkowie ICAEW muszą też przedstawić zestawienie wynagrodzenia, jeśli klient o nie poprosi, na tyle szczegółowe, by klient zrozumiał, jak wyliczono opłatę. Czytelne pozycje sprawiają, że taka prośba jest mniej prawdopodobna, a gdy się pojawi, łatwiej na nią odpowiedzieć.

Które koszty są wydatkami przechodnimi na fakturze księgowego?

Koszt jest wydatkiem przechodnim dla celów VAT tylko wtedy, gdy zapłacono go jako pełnomocnik klienta i refakturujesz dokładną kwotę, a to węższy test, niż zakłada większość biur. VAT Notice 700 HMRC, sekcja 25 wymienia warunki, a podstawą unijną jest artykuł 79 dyrektywy VAT.

• Prawdopodobnie się kwalifikuje: opłata rejestrowa, którą klient jest winien, zapłacona przez Ciebie w jego imieniu, na jego upoważnienie, i refakturowana po koszcie.
• Raczej się nie kwalifikuje: Twoje własne podróże, poczta i telefon. HMRC mówi, że ten test zwykle je wyklucza. Wchodzą w Twoje wynagrodzenie, z VAT.
• Najpierw sprawdź: abonament na oprogramowanie, który posiadasz i refakturujesz. Jeśli dostawca fakturuje Ciebie, zwykle oznacza to, że jest częścią Twojej własnej dostawy.

Test omawia w całości poradnik o VAT od wydatków refakturowanych i wydatków przechodnich. Jeśli masz wątpliwości, zapytaj, zanim wyłączysz koszt, bo pominięcie w podstawie VAT kosztu, który się nie kwalifikuje, to błąd VAT na Twojej fakturze.

Jak zafakturować klienta księgowego w innym kraju?

Klienta księgowego w innym kraju UE fakturuje się zwykle bez VAT na zasadzie odwrotnego obciążenia, pod warunkiem że klient jest przedsiębiorcą. Usługi dla przedsiębiorcy są zasadniczo świadczone tam, gdzie klient ma siedzibę (artykuł 44), klient rozlicza VAT (artykuł 196), a Twoja faktura musi zawierać wzmiankę „Reverse charge” (artykuł 226 pkt 11a). Oficjalne polskie brzmienie tej wzmianki w dyrektywie istnieje, ale nie mam pewności co do jego dokładnych słów, więc zostawiam angielskie „Reverse charge”. Sprawdź wymagane brzmienie w tekście dyrektywy i w przepisach swojego kraju.

Klienci prywatni to co innego. Usługi księgowych dla osoby prywatnej mieszkającej poza UE są świadczone tam, gdzie ta osoba mieszka (artykuł 59 lit. c). Dalej prowadzą poradniki o fakturowaniu klientów z UE i o sformułowaniach odwrotnego obciążenia.

Jakie błędy powodują pytania o faktury księgowe?

• Zaadresowanie faktury do dyrektora zamiast do spółki. Spółka ma wtedy fakturę wystawioną na kogoś innego.
• Jedna faktura dla grupy. Każdy podmiot potrzebuje własnej, bo inaczej żaden nie powiąże kosztu z własnymi księgami.
• Płatności na poczet bez śladu na fakturach. ICAEW ostrzega, że zlecenia stałe mogą skłaniać klientów do założenia, że płatności pokrywają wszystko. Napisz, co pokrywają, i przygotuj się na uzgadnianie wynagrodzenia z płatnościami.
• Dodatki bez wskazanej umowy. „Praca dodatkowa: 400 €” prosi się o spór. Data i e-mail go rozstrzygają.
• Stała opłata bez okresu. „Opłata miesięczna” może dotyczyć dowolnego miesiąca. Nazwij go.

To, co obejmuje wynagrodzenie, należy do sekcji o wynagrodzeniu w umowie zlecenia, a faktura ma tylko do niej odsyłać.

Jak fakturować klientów księgowych w ERPFlow?

ERPFlow prowadzi biuro, a nie księgi Twoich klientów. Strona o biurach rachunkowych i księgowości opisuje, gdzie leży ta granica: bez księgi z podwójnym zapisem, kanału z banku i składania deklaracji ustawowych.

• Wynagrodzenie: ustaw każde jako usługę z jej ceną. Wybierz ją w pozycji, a potem nadpisz opis, dodając okres i datę umowy.
• Faktury: faktura przyjmuje stawkę podatku w każdej pozycji, drukuje się w języku klienta i jest zamrożona przy wystawieniu, wraz z danymi klienta. Pole Numer zamówienia przechowuje zamówienie zakupu klienta, a Notatki drukują się w PDF.
• Opłaty miesięczne: faktura cykliczna rozlicza je według harmonogramu, z identycznymi pozycjami przy każdym uruchomieniu. Wybierz Twórz szkice, wyślę sam, jeśli chcesz dodać miesiąc albo dodatek przed wystawieniem. Wystawia, a nigdy nie pobiera, więc płatności wprowadza się ręcznie.
• VAT: własne stawki podatku ustawiasz sam, wraz z typem odwrotnego obciążenia, i wybierasz jedną na pozycję. ERPFlow nie dobiera stawki według kraju klienta ani nie sprawdza numerów VAT w VIES, więc przeczytaj PDF pod kątem sformułowania wymaganego przez Twój urząd podatkowy i dodaj to, czego brakuje, w Notatkach.

Nie ma dokumentu faktury korygującej. Wystawioną fakturę koryguje się przez Oznacz jako anulowaną i Duplikuj, co daje nową wersję roboczą do poprawienia i wystawienia pod nowym numerem.