Jak sprawdzić numer VAT w VIES

Aby sprawdzić numer VAT w VIES, otwórz stronę VIES Komisji Europejskiej, wybierz kraj, który wydał numer, wpisz go bez prefiksu kraju, spacji i kropek, a jako zapytującego podaj własny numer VAT. Kliknij Verify i zachowaj numer konsultacji jako dowód wyniku.

Jak krok po kroku sprawdzić numer VAT w VIES?

Sprawdzenie numeru VAT w VIES zajmuje około minuty na stronie VIES Komisji, a każde sprawdzenie trafia do krajowej bazy danych wybranego kraju.

1. Wybierz kraj, który wydał numer. Lista nosi nazwę „Member State / Northern Ireland”.
2. Wpisz numer. Jako jeden ciąg bez spacji i kropek, z wielkimi literami, jeśli są litery. Pomiń dwuliterowy prefiks, bo dodaje go lista krajów.
3. Podaj swój kraj i numer VAT jako zapytujący. Ten krok jest opcjonalny dla samego sprawdzenia, ale to dzięki niemu dostajesz numer konsultacji.
4. Kliknij Verify. Odpowiedź przychodzi po kilku sekundach.
5. Porównaj nazwę i adres z tym, co podał klient, jeśli VIES je pokazuje.
6. Zapisz wynik z datą, godziną i numerem konsultacji.

Kilka prefiksów sprawia kłopot.

Co znaczą wyniki VIES?

Wynik VIES odpowiada na jedno wąskie pytanie: czy ten numer jest teraz aktywny w handlu transgranicznym w bazie danych danego kraju? Brzmienie wyników pochodzi z samego VIES.

Dlaczego prawdziwy numer VAT pokazuje się w VIES jako nieważny?

Prawdziwy numer VAT może pokazać się w VIES jako nieważny, bo sprawdzana jest rejestracja do handlu transgranicznego, a to nie zawsze to samo co rejestracja do VAT. Strona Your Europe podaje trzy powody:

• Numer VAT nie istnieje.
• Numer nie został aktywowany do transakcji wewnątrzunijnych.
• Rejestracja nie jest jeszcze sfinalizowana, bo niektóre kraje wymagają osobnej rejestracji do handlu wewnątrzunijnego, a aktualizacje mogą docierać do krajowej bazy z opóźnieniem.

Nowa firma z całkowicie poprawnym numerem krajowym może więc nie przejść sprawdzenia. Poprawić numer może tylko administracja podatkowa, która go wydała, a Komisja nie może. To znaczy, że naprawić go musi klient, nie Ty. Oto e-mail, który możesz dostosować:

Twój numer VAT [numer] jest dziś w unijnym systemie VIES oznaczony jako nieważny. Prosimy o potwierdzenie numeru. Jeśli jest poprawny, poproś swój urząd skarbowy o aktywowanie go dla transakcji wewnątrzunijnych. Gdy VIES go potwierdzi, będziemy mogli wystawić fakturę bez VAT. Do tego czasu zazwyczaj musielibyśmy naliczyć VAT według stawki obowiązującej w naszym kraju.

Ostatnie zdanie wynika ze wskazówek. Your Europe mówi, że bez ważnego unijnego numeru VAT zwykle należy naliczyć VAT, a FAQ VIES mówi, że jeśli uważasz, że klient nie jest podatnikiem, nie powinieneś zwalniać sprzedaży.

Jak udowodnić, że numer VAT został sprawdzony?

Sprawdzenie numeru VAT udowadniasz, zachowując numer konsultacji, który VIES wydaje, gdy jako zapytującego podasz własny numer VAT. Strona pomocy VIES każe przechowywać go w archiwum, by pokazać administracji podatkowej, że w danym czasie sprawdzono dany numer i otrzymano daną odpowiedź.

Bez własnego numeru w polu zapytującego dostajesz wynik, ale nie numer konsultacji, a zrzut ekranu jest słabszym dowodem. Resztę załatwia prosty rejestr. Oto zmyślony przykład z zastępczym numerem:

Podstawą prawną jest art. 18 rozporządzenia wykonawczego 282/2011: możesz uznać klienta z UE za firmę, gdy podał Ci numer, a Ty masz potwierdzenie jego ważności oraz powiązanej nazwy i adresu. Wskazówki HMRC dla towarów z Irlandii Północnej dodają, że jeśli numer okaże się później nieważny, Twój zapis pomaga wykazać zgodność z przepisami. Mówią też, że unikniesz VAT tylko wtedy, gdy dołożono wszelkich starań, by sprawdzić numer, i nie było innych powodów do podejrzeń. Inne organy podatkowe stosują własne testy.

Jak często sprawdzać numer VAT?

Żaden przepis UE nie ustala harmonogramu sprawdzania numeru VAT, ale jedno sprawdzenie przy rozpoczęciu współpracy nie wystarczy, bo rejestracje mogą zostać anulowane, a VIES pokazuje stan z danego dnia. HMRC mówi, że musisz regularnie sprawdzać, czy numer klienta jest nadal ważny.

Sprawdzona praktyka to sprawdzenie przy pozyskaniu klienta, a potem raz przy każdym przygotowywaniu listy EC Sales List, bo wtedy i tak każdy numer musi być poprawny. VIES jest też narzędziem, przez które organy podatkowe wymieniają te dane.

Czy VIES sprawdza brytyjskie numery VAT?

VIES nie sprawdza brytyjskich numerów VAT zaczynających się od GB. Ta usługa zakończyła się 1 stycznia 2021 r., a sam VIES kieruje przedsiębiorców do brytyjskiego urzędu podatkowego. Do tych numerów użyj usługi HMRC Check a UK VAT number.

Wyjątkiem są numery z prefiksem XI. Należą do firm z Irlandii Północnej handlujących towarami na podstawie Windsor Framework, a VIES wymienia je jako „XI-Northern Ireland”. Ta sama firma używa swojego numeru GB do usług, bo ustalenia obejmują tylko towary. Traktowanie klientów brytyjskich w ogóle opisuje poradnik o fakturowaniu klientów zagranicznych.

Zapisywanie numerów VAT klientów w ERPFlow

ERPFlow nie ma wyszukiwarki VIES i nie waliduje numeru przy jego wpisaniu, więc sprawdzenie robisz na stronie Komisji, a wynik zapisujesz sam.

• Zapisz numer w polu numeru VAT w karcie klienta, z prefiksem kraju. Drukuje się na fakturach klienta obok Twojego.
• Zachowaj dowód, dołączając zapisany wynik VIES do klienta jako plik. Akceptowane są PDF-y i obrazy.
• Sprawdzaj zbiorczo, eksportując klientów do CSV, który zawiera kolumnę numeru VAT, i przechodząc po liście.

Wystawiona faktura zachowuje numer VAT, z którym została wystawiona. Późniejsza poprawka w karcie klienta jej nie zmienia, więc błędny numer na wystawionej fakturze oznacza Oznacz jako anulowaną, Duplikuj i nowy numer. Ważny numer nie przełącza też stawki podatku w pozycji faktury, którą nadal wybierasz sam, jak opisuje poradnik o sformułowaniach przy odwrotnym obciążeniu.