Terakhir diperbarui 6 November 2026
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Surat kenaikan tarif menyatakan tarif baru, tanggal berlakunya, dan apa yang tidak terpengaruh, dalam beberapa kalimat yang jelas, dengan pemberitahuan yang cukup agar klien bisa merencanakan. Beri setidaknya 30 hari, atau sesuai yang diwajibkan kontrak Anda. Periksa kontraknya lebih dulu. Jangan meminta maaf, dan jangan mendaftar semua alasan.
Apa yang harus ada di surat kenaikan tarif?
Surat kenaikan tarif sebaiknya memuat tarif lama, tarif baru, tanggalnya, dan apa yang tidak disentuh perubahan itu. Bagian terakhir itulah yang dibaca klien pertama kali, karena menjawab "bagaimana dengan pekerjaan yang sudah saya pesan?" Tambahkan nama orang yang bisa dihubungi, dan rujukan ke klausul kontrak bila ada.
Hilangkan pembenaran yang panjang. Satu kalimat yang benar sudah cukup. Jika Anda menyebut biaya atau inflasi, pastikan klaimnya bisa dipertahankan, karena klien mungkin memeriksanya.
Berapa lama pemberitahuan yang diberikan ke klien?
Pemberitahuan yang Anda berikan ke klien sebaiknya mengikuti kontrak lebih dulu dan sopan santun kemudian. Bila kontrak diam, 30 hari adalah batas minimum yang lazim, dan makin besar kliennya, makin lama mereka butuh untuk memasukkan perubahan ke anggarannya.
| Klien | Pemberitahuan | Yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Kontrak dengan klausul perubahan harga | Sesuai klausul | Ikuti cara dan tanggalnya persis |
| Kontrak berjangka tetap, tanpa klausul | Tidak ada yang bisa Anda paksakan | Naikkan saat perpanjangan, atau minta persetujuan |
| Retainer bulanan atau perjanjian bergulir | Satu siklus penagihan penuh, idealnya 60 hari | Pastikan masa pemberitahuan habis sebelum faktur baru |
| Proyek per proyek | 30 hari | Hormati penawaran yang sudah dikirim, sampai kedaluwarsa |
| Klien besar dengan anggaran tahunan | 90 hari, sebelum putaran anggaran mereka | Tanyakan kapan itu |
| Konsumen pribadi | Baca dulu ketentuan Anda dan aturan setempat | Ketentuan yang membolehkan Anda menaikkan harga tanpa hak membatalkan bisa tidak adil (Directive 93/13/EEC, Annex, butir 1(l)) |
Template surat kenaikan tarif yang bisa disalin
Template surat kenaikan tarif ini mencakup tiga situasi yang dimiliki sebagian besar firma. Angkanya rekaan, jadi ganti dengan angka Anda sendiri.
Untuk klien per jam:
Yth. [nama],
Mulai 1 Maret 2027, tarif kami untuk [layanan] akan berubah dari €80 menjadi €88 per jam, ditambah PPN. Pekerjaan yang sudah ditawarkan atau dipesan sebelum tanggal itu tetap pada tarif saat ini.
Kami meninjau tarif setiap tahun, dan ini perubahan pertama sejak Maret 2025. Kontak Anda dan ketentuan pembayaran Anda tetap seperti semula.
Jika Anda ingin membahas artinya bagi pekerjaan Anda yang akan datang, telepon saya di [nomor] atau balas email ini.
Hormat saya, [nama]
Untuk klien retainer:
Yth. [nama],
Berdasarkan klausul [nomor] perjanjian kita tertanggal [tanggal], surat ini memberi pemberitahuan 60 hari bahwa retainer bulanan Anda akan berubah dari €2.000 menjadi €2.200, ditambah PPN, mulai faktur untuk Mei 2027. Kuota 20 jam di dalamnya tidak berubah.
Jika Anda lebih suka mempertahankan biayanya dan mengurangi jamnya, beri tahu saya paling lambat 1 April dan kami akan mengubah lingkupnya mulai tanggal yang sama.
Hormat saya, [nama]
Untuk klien proyek dengan penawaran yang masih berlaku:
Yth. [nama],
Penawaran QUO-2026-0091 tetap pada harga yang disepakati jika diterima sebelum tanggal kedaluwarsanya, 31 Januari 2027. Mulai 1 Februari, penawaran baru akan memakai tarif terlampir, yang sekitar 10% lebih tinggi dari tahun lalu.
Hormat saya, [nama]
Kirim sebagai pesan tersendiri. Diselipkan di catatan kaki faktur, atau di baris yang tak mencolok pada fakturnya sendiri, kenaikan terbaca seolah Anda berharap tidak ada yang menyadarinya. Untuk menulis email fakturnya sendiri, lihat template email faktur.
Berapa banyak pekerjaan yang boleh hilang sebelum kenaikan tarif merugikan Anda?
Anda boleh kehilangan lebih banyak pekerjaan daripada yang dikira kebanyakan orang sebelum kenaikan tarif merugikan Anda. Porsi impas adalah kenaikan ÷ (100 + kenaikan). Ini aritmetika, bukan ramalan tentang apa yang akan dilakukan klien Anda.
| Kenaikan | €80 per jam menjadi | Pekerjaan yang boleh hilang dengan tagihan tetap sama |
|---|---|---|
| 5% | €84 | 4,8% |
| 10% | €88 | 9,1% |
| 15% | €92 | 13,0% |
| 20% | €96 | 16,7% |
Ambil firma rekaan yang menagih 1.000 jam setahun dengan €80, yaitu €80.000. Setelah kenaikan 10%, 909 jam dengan €88 menghasilkan €79.992, hampir sama, dengan 91 jam bebas. Jam itu bisa diberikan ke klien yang lebih baik, atau ke pekerjaan yang saat ini tidak muat. Jika Anda ragu tarifnya sendiri sudah tepat, hitung dari biaya Anda dengan panduan tarif tagih per jam.
Apa yang dilakukan ketika klien keberatan?
Ketika klien keberatan, pertahankan tarif dan tawarkan untuk mengubah lingkup. Menurunkan harga untuk siapa pun yang mengeluh mengajari setiap klien untuk mengeluh.
Saya mengerti ini tidak diharapkan. Tarif baru berlaku untuk semua klien kami mulai 1 Maret. Jika anggarannya tetap, saya dapat menyarankan cara mengurangi pekerjaan agar biaya bulanan tetap di tempatnya. Apakah akan membantu jika kita bahas lewat telepon?
Anda juga dapat menerapkannya bertahap untuk klien lama, dengan setengah kenaikan sekarang dan setengah lagi enam bulan kemudian, asalkan kedua tanggal dituliskan. Dan sebagian klien akan pergi. Putuskan sebelum mengirim surat klien mana yang akan Anda lepas, agar Anda tidak memutuskannya di telepon.
Kesalahan yang mempersulit kenaikan tarif
- Mengubah tarif di faktur tanpa memberi tahu siapa pun. Inilah yang membuat klien pergi. Bagian keuangan juga akan menolak fakturnya.
- Memundurkan tanggalnya. Kenaikan berlaku dari tanggal setelah pemberitahuan, tidak pernah sebelumnya.
- Mengirim email massal ke klien terbesar Anda. Telepon mereka lebih dulu, lalu susul secara tertulis.
- Melupakan dokumen Anda sendiri. Penawaran yang masih berlaku, faktur retainer, dan daftar harga Anda semua perlu berubah pada hari itu. Retainer bulanan yang paling sering terlewat.
- Menunggu terlalu lama. Kenaikan 30% setelah lima tahun tanpa perubahan adalah surat yang jauh lebih sulit daripada kenaikan kecil tiap tahun.
Mengubah tarif Anda di ERPFlow
Di ERPFlow, layanan menyimpan harganya, jadi ubah di satu tempat dan setiap baris baru memakainya. Yang sudah ada mempertahankan harganya sendiri: faktur yang sudah diterbitkan bersifat final, dan penawaran mempertahankan harga saat ditulis.
Faktur berulang juga menyimpan barisnya sendiri, jadi perubahan harga layanan tidak menyentuhnya. Sunting tiap faktur berulang sebelum putaran yang harus membawa biaya baru. Setiap pelanggan pada satu jadwal mendapat baris yang identik, jadi pelanggan yang pindah ke harga lain pada tanggal lain membutuhkan jadwal sendiri.
ERPFlow tidak menulis atau mengirim surat tarif, dan tidak punya email massal, jadi surat ini dikirim dari kotak surat Anda sendiri. Daftar pelanggan membantu persiapan: kolom Pendapatan bisa diurutkan, yang menunjukkan siapa yang harus ditelepon lebih dulu, dan ekspor CSV memberi Anda alamatnya. Lampirkan surat yang terkirim ke data pelanggan, agar pemberitahuan yang Anda berikan tersimpan.