Viimati uuendatud 6. november 2026
Teistest allikatest pärit reeglid ja arvud kontrollitud 6. november 2026. Need muutuvad, seega kinnita need enne kasutamist allikast üle.
Üldine teave, mitte maksu- ega õigusnõu. Reeglid sõltuvad sinu riigist ja olukorrast, seega kontrolli kõike, millel on maksu- või õiguslik tagajärg, oma raamatupidajaga.
Pakkumine pakub hinda enne tööd. Arve nõuab makset, kui töö on kokku lepitud või tehtud, ning on tavaliselt maksudokument. Kviitung kinnitab, et raha on laekunud. Need tähistavad ühe müügi eri hetki ning tavaliselt kannab käibemaksuandmeid, mida klient maksu tagasi nõudmiseks vajab, ainult arve.
Mis vahe on pakkumisel, arvel ja kviitungil?
Pakkumise, arve ja kviitungi vahe on see, millisele küsimusele iga neist vastab ja mis selle tõttu juhtub.
| Pakkumine | Arve | Kviitung | |
|---|---|---|---|
| Küsimus, millele vastab | Mis see maksab? | Mida sa võlgned ja mis kuupäevaks? | Kas oled maksnud? |
| Millal väljastatakse | Enne tööd | Kokkulepitud arveldamise hetkel | Kui raha laekub |
| Kes sellele tugineb | Klient, otsust tehes | Kliendi raamatupidamine ja maksuamet | Kliendi arvestus |
| Õiguslik mõju | Pakkumus, mille vastuvõtmine muudab üldiselt lepinguks | Kehtestab, mida võlgnetakse | Makse tõend |
| Number | Oma järjestusest | Järjestikune ja kordumatu, käibemaksu jaoks | Ei ole nõutud, välja arvatud kui see on ühtlasi lihtsustatud arve |
| Käibemaksumõju | Puudub | Tavaliselt fikseerib või tekitab käibemaksu | Iseenesest puudub |
| Kas klient saab sellelt käibemaksu tagasi nõuda? | Ei | Jah, kui see on kehtiv | Ainult kui see vastab lihtsustatud arve reeglitele |
| Kui see on vale | Väljasta uuesti enne vastuvõtmist | Paranda uue dokumendiga | Väljasta uus |
Suurem osa segadusest tuleneb sellest, et inimesed peavad neid ühe dokumendi versioonideks. Need ei ole. Uuesti trükitud pakkumisel, mille ülaosas on „ARVE“, puudub tavaliselt pool sellest, mida arve vajab. Pakkumise arveks teisendamine käib läbi, mis peab muutuma.
Kas pakkumine on õiguslikult siduv?
Pakkumine on üldiselt siduv, kui klient selle vastu võtab, sest vastuvõetud pakkumus moodustab tavaliselt lepingu, hinnang aga üldiselt ei ole siduv, sest see on vaid põhjendatud arvamus. Üksikasjad määrab riigi lepinguõigus ja mõnes riigis ei saa kindla kehtivuskuupäevaga pakkumust enne seda kuupäeva tagasi võtta.
Seepärast nimeta dokument selle järgi, mis see on. Kui hind võib muutuda, kirjuta ülaossa „Hinnang“ ja ütle, mis seda muuta võib. Kui sa võtad kohustuse, kirjuta „Pakkumine“, nimeta maht ja anna kehtivuse lõpukuupäev, et vana hinda ei saaks aasta hiljem vastu võtta.
Kas arve on sama mis kviitung?
Arve ei ole sama mis kviitung, sest arve nõuab raha, mida ei ole veel makstud, kviitung aga fikseerib raha, mis on makstud. Makstuks märgitud arve kuupäeva ja summaga võib täita mõlemat ülesannet ning paljud väikeettevõtted kasutavadki seda nii.
Kattuvus, mida peaksid teadma, on lihtsustatud arve. Kassatšekk võib väikese müügi puhul olla käibemaksudokument, kui see näitab nõutud andmeid:
- ELis peavad riigid lubama lihtsustatud arve kuni 100 euroni, mõne piiriülese müügi erandiga. Selles peab olema vähemalt väljastamise kuupäev, sinu tuvastamise andmed, kauba või teenuse liik ning käibemaksusumma või teave selle arvutamiseks (käibemaksudirektiivi artiklid 220a ja 226b).
- Ühendkuningriigis on lihtsustatud arve lubatud, kui tarne on 250 naela või vähem ja klient on nõus. See näitab sinu nime, aadressi ja KMKR numbrit, tarnekuupäeva (tax point), kirjeldust ning kogusummat ja käibemaksumäära (HMRC käibemaksujuhend, punkt 16.6.1).
Nendest piiridest kõrgemal vajab äriklient käibemaksunõude toetamiseks täielikku arvet. Mõnes riigis nõutakse jae- või sularahamüügi puhul ka kviitungit, vahel registreeritud kassaaparaadist, seega kontrolli oma riigi nõudeid, kui müüd letist.
Kuhu sobivad hinnang, proforma ja ostutellimus?
Hinnang, proforma ja ostutellimus asuvad kolme põhidokumendi ümber ning kaks neist aetakse korrapäraselt arvega segi.
| Dokument | Mis see on | Viga, mida vältida |
|---|---|---|
| Hinnang | Ligikaudne hind, mis võib muutuda | Nimetada seda pakkumiseks ja jääda selle külge |
| Proformaarve | Arve kujuga pakkumus, tihti selleks, et raha kätte saada enne tarnet | Pidada seda maksudokumendiks. HMRC ütleb, et see ei saa toetada käibemaksunõuet ja peab olema märgitud „this is not a VAT invoice“ (punkt 17.3) ning sellele peab järgnema korralik käibemaksuarve |
| Ostutellimus | Kliendi enda dokument, millega ta kohustub ostma | Jätta selle number sinu arvelt välja |
| Saateleht | Tõend, et kaup jõudis kohale | Saata see arve asemel |
| Kreeditarve | Vähendab või tühistab väljastatud arve | Muuta arvet selle asemel |
| Võlgnevuste väljavõte | Loetleb ühe kliendi lahtised ja makstud arved | Oodata, et see arved asendaks |
Üks töö, kõik dokumendid: täielik näide
Siin on väljamõeldud näide. Elektrik paigaldab poele uue elektrijuhtmestiku hinnaga 2 000 € pluss 20% käibemaks, 30% tasuda vastuvõtmisel.
| Kuupäev | Dokument | Neto | Käibemaks | Kokku | Klient võlgneb pärast seda |
|---|---|---|---|---|---|
| 3. märts | Pakkumine QUO-2026-0031 | 2 000 € | 400 € | 2 400 € | 0 €: veel mitte midagi |
| 6. märts | Arve INV-2026-0107, ettemaks 30% | 600 € | 120 € | 720 € | 720 € |
| 7. märts | Ettemaksu kviitung | 720 € | 0 € | ||
| 24. märts | Arve INV-2026-0119, jääk 70% | 1 400 € | 280 € | 1 680 € | 1 680 € |
| 30. märts | Jäägi kviitung | 1 680 € | 0 € |
Kaks arvet annavad kokku pakkumise summa: 600 € ja 1 400 € neto, 120 € ja 280 € käibemaksu, 720 € ja 1 680 € kokku. Pakkumine ise ei sattunud raamatupidamisse. See fikseeris, milles kokku lepiti, ja see ongi tema kogu ülesanne. Kuidas käibemaks ettemaksule kehtib, on kirjas juhendis ettemaksu- ja lõppmaksuarvete kohta.
Kui klient küsib kviitungit, piisab sellest sõnastusest:
Kätte saadud tänuga: 720,00 € 7. märtsil 2026 pangaülekandega, tasumaks Bright Spark Electrical Ltd arve INV-2026-0107 eest. Selle arve järelejäänud saldo: 0,00 €.
Segiajamised, mis põhjustavad tõelisi probleeme
- Käibemaksu tagasinõudmine pakkumise või proformaarve alusel. Kliendil ei ole kehtivat dokumenti ja nõue võib kontrollimisel ebaõnnestuda.
- Ühe numbrijärjestuse jagamine pakkumiste ja arvete vahel. Tagasi lükatud pakkumised jätavad siis sinu arvete nummerdusse auke ja sa pead igaüht selgitama.
- Arve väljastamine tööle, mida ei ole vastu võetud. See võib tekitada käibemaksukohustuse müügi eest, mida ei toimu, ning selle tühistamine nõuab veel ühte dokumenti.
- Kaardimakse tšeki pidamine käibemaksu kviitungiks. Tšekk, mis näitab ainult makstud summat, ei nimeta käibemaksu, seega see nõuet ei toeta.
Pakkumised, arved ja kviitungid ERPFlow's
Pakkumised ja arved on ERPFlow's eraldi dokumendid, kummalgi oma nummerdus, näiteks QUO-2026-0031 ja INV-2026-0107. Teisenda arveks kopeerib pakkumise uude mustandisse ja seob need kaks. Pakkumise märgid vastuvõetuks või tagasi lükatuks käsitsi, sest kliendid ei saa pakkumist internetis vastu võtta ega allkirjastada.
ERPFlow'l ei ole kviitungidokumenti ega proformaarvet. Pärast makse registreerimist asendavad kviitungit kaks asja. Makstud arve uuesti e-kirjaga saatmine saadab selle reaga, mis ütleb, et see on täielikult makstud, ning osaliselt makstud arve PDF trükib Makstud ja Tasuda. Täielikult makstud arve PDF ei trüki makstud templit, seega kui klient vajab ametlikku kviitungit, kirjuta see ülaltoodud sõnastusega.
Tarnijatelt saadud kviitungid kuuluvad kulu juurde, kuhu saad faili lisada või telefonis pildistada. ERPFlow ei loe pildilt numbreid välja, nii et sisestad need ise.