Kuidas koostada arve raamatupidamisteenuste eest

Raamatupidamisteenuste arve nimetab kliendi juriidilist isikut ja kaetud perioodi, näitab iga fikseeritud tasu, lisatöö ja läbiva kulu eraldi real ning kannab käibemaksu seal, kus see kehtib. Seo iga fikseeritud tasu töövõtukirjaga, et keegi ei peaks küsima, mille eest summa oli.

Mida peab raamatupidaja arve sisaldama?

Raamatupidaja arve peab esmalt vastama tavalistele arve reeglitele ja siis vastama küsimustele, mida raamatupidamiskliendid tegelikult esitavad. ELis määrab nõutud andmed käibemaksudirektiivi artikkel 226 ja juhend käibemaksuarve väljadest käib need ükshaaval läbi. Siin on, mida need raamatupidamistöö puhul tähendavad.

Läbi arvutatud näide: ühe kuu arve

Siin on väljamõeldud näide. Raamatupidamispraksis arveldab väikest ettevõtet aprillis märtsi töö eest, 20% käibemaksuga.

Kokku on 672,00 € pluss 134,40 € pluss 15,00 €. Klient näeb kümne sekundiga, mis on tavaline ja mis lisa, ning lisarida ütleb, kes selle kokku leppis. See rida on see, mille kohta kõige tõenäolisemalt päring tuleb, nii et selles on kõige rohkem sõnu.

Kuidas raamatupidamistööd arvel kirjeldada?

Kirjelda raamatupidamistööd, nimetades teenuse, perioodi ja lepingu, mille alla see kuulub. „Professionaalsed teenused: 2 400 €“ on rida, mille pärast klient helistab.

Aastalõpu tasu jaoks piisab sellest sõnastusest:

Majandusaasta aruande ja tulumaksudeklaratsiooni koostamine, 31. detsembril 2025 lõppenud aasta. Fikseeritud tasu 12. jaanuari 2026 töövõtukirja alusel.

Hoia silma peal kattuvatel kirjeldustel. ICAEW tasuteabe juhend toob näite kliendist, kes maksis „aruannete koostamise“ eest, nägi hiljem sama perioodi kohta „aruannete lõpetamist“ ja järeldas, et talle arveldati kaks korda. Kui kaks arvet puudutavad sama perioodi, ütle, mis teisel on teisiti.

ICAEW liikmed peavad kliendi soovil andma ka tasu jaotuse, piisava detailsusega, et klient saaks aru, kuidas tasu arvutati. Selged read muudavad selle palve ebatõenäolisemaks ja lihtsamini vastatavaks, kui see tuleb.

Millised kulud on raamatupidaja arvel läbivad kulud?

Kulu on käibemaksu mõttes läbiv kulu ainult siis, kui maksid selle kliendi esindajana ja arveldad täpselt sama summa edasi, mis on kitsam test, kui enamik praksiseid eeldab. HMRC käibemaksuteade 700, jaotis 25 (HMRC VAT Notice 700, section 25) loetleb tingimused ja ELi alus on käibemaksudirektiivi artikkel 79.

• Tõenäoliselt kvalifitseerub: esitamistasu, mida klient võlgneb ja mille maksid tema nimel tema volitusega, edasi arveldatud omahinnaga.
• Tõenäoliselt ei kvalifitseeru: sinu enda sõit, postikulu ja telefon. HMRC ütleb, et see test tavaliselt need välja jätab. Need lähevad läbi osana sinu tasust, koos käibemaksuga.
• Kontrolli enne: tarkvara tellimus, mis on sinu nimel ja mille edasi arveldad. Kui tarnija arveldab sind, viitab see tavaliselt sellele, et see on osa sinu enda teenusest.

Juhend hüvitatavate kulude ja läbivate kulude käibemaksust käsitleb testi täielikult. Kui oled kahevahel, küsi enne kulu väljajätmist, sest kulu käibemaksuarvutusest välja jätmine, kui see ei kvalifitseeru, on käibemaksuviga sinu arvel.

Kuidas arveldada raamatupidamiskliendi teises riigis?

Teise ELi riigi raamatupidamiskliendile arveldatakse tavaliselt ilma käibemaksuta pöördmaksustamise alusel, eeldusel et klient on ettevõtja. Teenuseid ettevõtjale tarnitakse üldjuhul seal, kus klient on asutatud (artikkel 44), käibemaksu arvestab klient (artikkel 196) ja sinu arve peab ütlema „Reverse charge“ (artikkel 226(11a)). Selle märkuse ametlikku eestikeelset sõnastust me kindlalt ei tea, nii et jäta inglisekeelne „Reverse charge“ ja lisa selle kõrvale eestikeelne selgitus „pöördmaksustamine“.

Eraklientidega on teisiti. Raamatupidamisteenuseid väljaspool ELi elavale eraisikule tarnitakse seal, kus see isik elab (artikkel 59(c)). Juhendid ELi klientidele arveldamisest ja pöördmaksustamise sõnastusest viivad seda edasi.

Vead, mille pärast raamatupidamisarvete kohta päringuid tehakse

• Juhatuse liikme adresseerimine ettevõtte asemel. Ettevõttel on siis arve kellegi teise nimel.
• Üks arve kontserni jaoks. Igal üksusel on vaja oma arvet, muidu ükski neist ei saa kulu oma raamatutega siduda.
• Ettemaksed ilma arvejäljeta. ICAEW hoiatab, et püsikorraldused võivad panna kliente eeldama, et maksed katavad kõike. Ütle, mida need katavad, ja ole valmis tasusid maksetega võrdlema.
• Lisatööd ilma viiteta kokkuleppele. „Lisatöö: 400 €“ kutsub vaidlust esile. Kuupäev ja e-kiri lahendavad selle.
• Fikseeritud tasu ilma perioodita. „Kuutasu“ võib olla mis tahes kuu. Nimeta see.

See, mida tasu katab, kuulub sinu töövõtukirja tasude jaotisesse ja arve peab sellele ainult tagasi viitama.

Raamatupidamisklientide arveldamine ERPFlow's

ERPFlow juhib praksist, mitte sinu klientide raamatuid. Leht raamatupidamise ja arvepidamise praksiste kohta näitab, kus see piir on: kahekordse kirjega pearaamatut, pangavoogu ega seadusjärgset esitamist ei ole.

• Tasud: sea igaüks üles teenusena oma hinnaga. Vali see reale, siis kirjuta kirjeldus üle, et lisada periood ja kirja kuupäev.
• Arved: arve võtab maksumäära rea kohta, trükitakse kliendi keeles ja külmutatakse väljastamisel, kliendi andmed kaasa arvatud. Väli Tellimuse number hoiab kliendi ostutellimust ja Märkmed trükitakse PDF-ile.
• Kuutasud: korduv arve arveldab neid ajakava järgi, igal käivitusel identsete ridadega. Vali Loo mustandid, kui tahad enne väljastamist lisada kuu või lisatöö. See väljastab ja ei kogu kunagi raha, nii et maksed sisestatakse käsitsi.
• Käibemaks: sa seadistad oma maksumäärad, pöördmaksustamise tüüp kaasa arvatud, ja valid ühe rea kohta. ERPFlow ei vali määra kliendi riigi järgi ega kontrolli käibemaksunumbreid VIES-is, nii et loe PDF-ist sõnastust, mida sinu maksuamet soovib, ja lisa puuduv Märkmetesse.

Kreeditarve dokumenti ei ole. Väljastatud arvet parandatakse käskudega Tühista ja Dubleeri, mis annab sulle uue mustandi parandamiseks ja väljastamiseks uue numbri all.