Käibemaks edasi arvestatavatelt kuludelt ja vahendatud kuludelt (disbursements)

Enamikul edasi arvestatavatest kuludest on käibemaks. Kui ostsid midagi oma töö tegemiseks, näiteks reisi, on see osa sinu tarnest ja sa arvestad sellelt käibemaksu oma tavamääraga. Tõeline vahendatud kulu (disbursement), mille maksid kliendi esindajana ja annad edasi täpse omahinnaga, jääb sinu käibemaksust välja. Test on see, kes tarne sai.

See juhend käsitleb käibemaksu. Arveldamise poolt, sealhulgas seda, kuidas kulurida kliendile seadistada ja sõnastada, käsitleb juhend edasi arvestatavate kulude arveldamisest.

Mis vahe on edasiarvestusel ja vahendatud kulul?

Edasiarvestuse (recharge) ja vahendatud kulu (disbursement) vahe on selles, kelle ost see oli. Kui kolmas pool tarnis sulle, on kulu edasiandmine edasiarvestus. Kui kolmas pool tarnis sinu kliendile ja sina maksid ainult tema nimel, võib see olla vahendatud kulu.

ELi õigus tõmbab sama piiri. Käibemaksudirektiivi artikli 78 punkt b lisab kliendile arvestatud kõrvalkulud, näiteks veo ja kindlustuse, sinu maksustatavasse summasse. Artikli 79 punkt c jätab välja ainult kulude hüvitised, mis on tehtud „kliendi nimel ja arvel“ ning kantud läbivate summade kontole, ning nõuab tegeliku summa tõendamist ja keelab sul sellelt mis tahes käibemaksu mahaarvamise. Riigisisesed reeglid erinevad üksikasjades, seega kontrolli enda omi.

Millal võib kulu käsitada vahendatud kuluna?

Kulu võib käsitada vahendatud kuluna ainult siis, kui kõik tingimused on täidetud, ja Ühendkuningriigis loetleb HMRC käibemaksuteatise 700 jaotis 25.1 kaheksa:

1. Sa tegutsesid kolmandale poolele maksmisel oma kliendi esindajana.
2. Sinu klient sai kauba või teenuse kätte ja kasutas seda.
3. Sinu klient vastutas kolmandale poolele maksmise eest.
4. Sinu klient volitas sind enda nimel maksma.
5. Sinu klient teadis, et kauba või teenuse annab kolmas pool.
6. Sa näitad kulu oma arvel eraldi.
7. Sa nõuad tagasi ainult täpse summa, mille maksid.
8. Kaup või teenus on selgelt lisaks sellele, mida ise tarnid.

Tingimus 2 lööb välja enamiku kandidaate, sest rongi, telefoni ja postiteenust kasutavad tavaliselt sina. HMRC kulude ja vahendatud kulude juhend ning teatis 700 toovad järgmised näited.

Advokaadi näited näitavad, kui kitsaks piir läheb, ja õigusteenuste ettevõtted puutuvad sellega kokku pidevalt. Rea nimetamine arvel vahendatud kuluks ei tee seda käibemaksu mõttes selleks.

Näide: üks arve, kus on mõlemad

Siin on väljamõeldud näide, mis kasutab Ühendkuningriigi reeglit ja selle 20% määra. Konsultant esitab arve 4 000 £ tasu ja kolme kulu eest:

• Rongipiletid 180 £, millelt käibemaksu ei arvestatud.
• Hotell 250 £ pluss 50 £ käibemaks, konsultandi nimele väljastatud käibemaksuarvel.
• Kliendi võlgnetav seaduslik registritasu 120 £, mille konsultant tema loal tasus.

Rongipiletitelt arvestatakse käibemaks, kuigi konsultant ei maksnud seda, sest HMRC ütleb, et edasiarvestuselt arvestad käibemaksu „olenemata sellest, kas maksid käibemaksu või mitte“. Konsultant nõuab hotelli 50 £ tagasi tavapärasel viisil. Vahendatud kulu on käibemaksurea all, eraldi välja toodud, nagu teeb HMRC näidisarve.

Kuidas vältida käibemaksu arvestamist käibemaksult?

Käibemaksu käibemaksult väldid, kui arvestad edasi neto kulu, kui saad makstud käibemaksu tagasi nõuda. See on siin kõige sagedasem viga ja tuleb sellest, et kuluks peetakse kviitungi kogusummat.

Vales versioonis maksab klient 60 £ rohkem. Konsultant on ka 50 £ tagasi nõudnud, seega on ta teeninud kulult, mille ta kavatses omahinnaga edasi anda.

Kui sa ei saa käibemaksu tagasi nõuda, näiteks kuna sa ei ole käibemaksukohustuslane, on brutosumma tõesti sinu kulu ja arvutus muutub. Vaata allolevat KKK-d.

Kas kulu tasub vahendatud kuluna käsitada?

Kulu vahendatud kuluna käsitamine tasub tavaliselt ainult siis, kui tarnija käibemaksu ei arvestanud või sinu klient ei saa käibemaksu tagasi nõuda. HMRC ütleb seda otse. Vahendatud kulu takistab sul käibemaksu tagasi nõudmast ja ka sinu klient ei pruugi seda ilma kehtiva käibemaksuarveta tagasi nõuda saada.

Hoia tõendid alles. Teatise 700 jaotis 25.1.2 ütleb, et hoia midagi, näiteks tellimuse vormi või arve koopiat, mis näitab, et võisid makse välja jätta, ning suuda näidata, et sa ei nõudnud käibemaksu tagasi. Rida, mille võid arvele kopeerida:

Vahendatud kulu, tasutud sinu nimel sinu volitusel, omahinnaga ilma käibemaksuta: [tarnija, viide, kuupäev]. Tarnija arve koopia on lisatud.

Mis saab kuludest piiriülesel arvel?

Piiriülesel arvel olevad kulud järgivad tavaliselt põhiteenust, sest edasiarvestus on osa sinu enda tarnest. Kui sinu tasu teise ELi riigi ettevõtjale kuulub pöördmaksustamise alla, on edasiarvestus selle all samuti ja sinult käibemaksu ei arvestata. See läheb samasse neto summasse.

Teekonnal makstud välisriigi käibemaks on eraldi asi. Hotelli käibemaks teises ELi riigis ei lähe sinu tavalisse deklaratsiooni. Sa nõuad selle tagasi veebis oma maksuhalduri kaudu ja mõned riigid keelduvad teatud kulude, näiteks restoranide, meelelahutuse ja kütuse hüvitamisest. Seega edasiarvestuse puhul määrab sinu tegeliku kulu see, mida saad tagasi nõuda.

Edasiarvestuste ja vahendatud kulude arveldamine ERPFlow's

ERPFlow salvestab sinu poole kulust ja laseb selle arveldada, kuid ei seo neid kahte. Kulud salvestavad tarnija, kategooria, käibemaksu ja lisatud kviitungi. Need ei ole seotud klientide ega töödega, seega ei liigu miski arvele ise ja ERPFlow ei näita kliendi kaupa kulu ega marginaali. Tal ei ole ka töötajate kulunõudeid, kinnitusprotsessi ega läbisõidu jälgimist.

• Lisa iga kulu arve reana, selge kirjelduse ja neto summaga.
• Edasiarvestused saavad sinu tavalise maksumäära, millega uus rida juba algab.
• Vahendatud kuludel käibemaksu ei ole. Tühjenda sellel real maksumäär ja alusta selle kirjeldust sõnaga „Vahendatud kulu:“, et see oleks eraldi välja toodud.
• Lisa kviitung arvele failina.

ERPFlow ei kontrolli, kas kulu vastab tingimustele, seega kaheksa tingimust jäävad sinu kanda. Vahendatud kulu rida läheb arve vahesummasse ja kogusummasse nagu iga teine rida ning vahendatud kulude eraldi vahesummat ei ole, seega lisa see Märkmetesse, kui tahad seda lahti kirjutada. Artikli 79 punkti c läbivate summade käsitlus kuulub sinu raamatupidamisse, seega ütle raamatupidajale, millised read need on. Peppol XML-eksport käsitab iga maksuta rida 0% maksumääraga reana, seega küsi oma e-arvete operaatorilt enne, kui saadad nii vormistatud vahendatud kulu.