Viimati uuendatud 6. november 2026
Raamatupidajate praktiline arveldatava aja töövoog määrab igale töövõtule tasu alused, märgib aega iga päev kliendi ja ülesande kaupa, sulgeb logi igal kuul, vaatab tunnid tasudega üle ning arveldab või hindab alla enne järgmise perioodi algust. Märgi üles ka fikseeritud tasuga töö, sest see logi näitab, millised tasud ei tasu ära.
Miks peaksid raamatupidajad fikseeritud tasuga tööl aega üles märkima?
Fikseeritud tasuga tööl aja üleskirjutamine ütleb, mida iga tasu tegelikult tunnis teenib. Klient seda kunagi ei näe ja see ei muuda arvet. See on sinu jaoks.
Kaks klienti sama kuutasu juures võivad võtta väga erineva aja, tavaliselt oma andmete seisu tõttu. Arvetest sa ei saa teada, kumb on kumb. Juhend fikseeritud tasuga raamatupidamisest käsitleb, kuidas neid tasusid esmalt hinnastada. See siin käsitleb rutiini, mis näitab, kas need toimivad.
Mille vastu peaksid raamatupidajad aega üles märkima?
Märgi aeg kliendi, teenuse ja perioodi vastu, et numbrit saaks hiljem võrrelda seda katva tasuga. Lühike koodide nimekiri teeb töö ära:
| Kood | Hõlmab | Tavaline tasu alus |
|---|---|---|
| BK | Igakuine raamatupidamine | Fikseeritud kuutasu |
| VAT | Käibedeklaratsioonide koostamine ja esitamine | Fikseeritud, deklaratsiooni kohta |
| PAY | Palgaarvestuse tsüklid | Fikseeritud, tsükli või inimese kohta |
| YE | Aastaaruanded | Fikseeritud, aastane |
| TAX | Maksudeklaratsioonid | Fikseeritud, aastane |
| QRY | Tavapärased päringud, andmete järele käimine | Tasu sees, logitakse ikkagi |
| ADV | Tasust väljapoole jääv nõustamine | Tunnipõhine |
Kirje kõlab siis nii: „Klient A, VAT, 1. kv 2026, 1,5 tundi, ostuarvestuse sobitamine“. QRY on kood, mis näeva vaeva tasub ära, sest see toob esile kliendid, kes maksavad sulle järele käimisega kõige rohkem.
Igakuine töövoog samm-sammult
- Iga päev: igaüks logib aja kliendi, koodi ja perioodi kaupa, lühikesed kõned kaasa arvatud. Ajalogi juhendis on veerud.
- Igal reedel: täida augud, kuni nädal on veel meeles.
- Esimene tööpäev: sulge eelmine kuu. Hilisemad kirjed vajavad ülevaataja nõusolekut.
- 3. tööpäevaks: ülevaataja võrdleb tunde tasudega ja märgib kõik, mis jääb mahu välja. Iga märke puhul otsusta, kas see arveldada, enda kanda võtta või kliendiga arutada.
- 5. tööpäevaks: väljasta kuu arved: fikseeritud tasud, tunnipõhine nõustamine ja kokkulepitud lisad.
- Samal päeval: uuenda oma WIP-aruannet sellega, mis on teenitud, kuid veel arveldamata.
- Iga kvartal: vaata iga kliendi tasu läbi viimase 12 kuu tundide vastu.
Päevad on soovitus. Oluline on, et ülevaatus toimub enne arveldamist ja et kuu suletakse teadaoleval kuupäeval, nii et numbrid enam ei liigu.
Kuidas takistada mahu välist tööd tasuta tegemast?
Mahu väline töö lekib, sest klient esitab kiire küsimuse ja keegi ei vaata töövõtukirja. See vajab kahte asja: kirja, mis loetleb, mida tasu sisaldab, mida käsitleb töövõtukirja tasude jaotis, ja e-kirja, mis saadetakse enne töö algust.
See jääb meie kuutasust välja, mis katab raamatupidamise ja käibedeklaratsioonid. Hindan umbes 3 tundi hinnaga 85 € tunnis, seega 255 € pluss käibemaks. Kas alustan?
See on lühike e-kiri ja kliendid vaidlevad harva vastu sellele, et neilt küsitakse. Neile ei meeldi üllatus arvel. Hoia vastus ajakirjete juures alles.
Näide: mida iga fikseeritud tasu tunnis teenib
Siin on väljamõeldud näide. Väike büroo soovib, et fikseeritud tasuga töö teeniks vähemalt 75 € tunnis, number, mille ta sai müügitunnihinna meetodil.
| Klient | Kuutasu | Tunnid sel kuul | Tasu tunnis | Võrreldes 75 €-ga |
|---|---|---|---|---|
| A | 450 € | 5,5 | 81,82 € | +6,82 € |
| B | 300 € | 6,0 | 50,00 € | −25,00 € |
| C | 900 € | 10,0 | 90,00 € | +15,00 € |
| Kõik kolm | 1 650 € | 21,5 | 76,74 € | +1,74 € |
Kogusumma näeb korras välja ja nii jääbki klient B varjatuks. 6 tunniga kuus vajab klient B tasu 450 € (6 × 75 €) või töö tuleb viia 4 tunnini (300 € ÷ 75 €).
Üks kuu tõestab raamatupidamises vähe, sest aastaaruanne ja käibedeklaratsiooni kvartalid kuhjavad tunde teatud kuudesse. Võrdle tasusid viimase 12 kuu tundidega, enne kui kellegagi räägid. Kui põhjuseks on QRY tunnid, võib vestlus andmete õigeaegse esitamise üle selle lahendada ilma tasu puudutamata.
Mida teha ajaga, mida ei saa arveldada?
Tunniaeg, mille otsustad mitte arveldada, on allahindlus (write-down), ja arve, mida ei saa sisse nõuda, on mahakandmine (write-off). Allahindlus ja mahakandmine käsitleb, kuidas kumbagi kirjendada.
Fikseeritud tasu ületamine ei ole kumbki. Selle eest ei kavatsetud midagi arveldada, seega läheb see lihtsalt tasu läbivaatusele. Ära anna isu seda logist ära koristada, sest see on tõend, mida tahad, kui tasu uuendamiseks läheb.
Selle töövoo käitamine ERPFlow's
ERPFlow'l ei ole praegu taimerit ega tööajatabeleid ning kaardi aeg ei muutu arveridadeks. Ajaarvestus, sealhulgas arvestatud aja teisendamine arveteks, tuleb varsti. ERPFlow haldab büroo tööd, mitte sinu klientide raamatuid, ega ole pearaamat. Nii sobib töövoog praegu:
- Töö ja tähtajad: üks projekti tahvel kliendi kohta, seotud nende kliendikaardiga, kaart ülesande ja perioodi kohta, näiteks „Käibedeklaratsioon, 1. kv 2026“. Igal kaardil on tähtaeg ja vastutajad. Kliendiseos on tahvlil, seega annab üks tahvel kliendi kohta kliendipõhise ajakogusumma.
- Aeg: sisestatud iga kaardi väljale Kulunud aeg, kogusummadega tahvli ja kliendi kaupa. Ülesannete koode ega inimeste kaupa aruandeid ei ole. Ajal ei ole kuupäevagi, mistõttu hoiab märtsi aprillist lahus just kaart perioodi kohta.
- Fikseeritud tasud: korduvad arved väljastatakse ajakava järgi, näiteks igakuiselt või iga kolme kuu tagant, üks arve kliendi kohta tsükli kohta, e-postiga saadetuna või mustandina. Need arveldavad ja ei nõua kunagi raha sisse.
- Tunnipõhine nõustamine: teenus sinu tunnihinnaga tavalisel arvel, kusjuures tunnid sisestatakse kogusena.
- Ülevaatus: kliendi vahekaart Analüütika näitab käivet ja vahekaart Projektid näitab aega. Ühe teisega jagamine on arvutus, mille teed ise, sest ERPFlow'l ei ole tunnihindu, eelarveid ega kliendipõhist kulu või marginaali. Tal ei ole ka WIP-aruannet.