Onpolar lleva su consultora del primer contacto a la factura en un solo sistema

El estudio

Onpolar es un estudio estonio de desarrollo de producto: ingenieros sénior que construyen SaaS nativo de IA para sus clientes, del MVP a producción. El trabajo tiene forma de proyecto —se define el alcance, se presupuesta, se entrega, se factura— y, como en la mayoría de estudios de su tamaño, su mitad comercial vivía antes repartida entre unos cuantos documentos, una hoja de cálculo y la memoria de alguien.

Las propuestas empiezan siendo leads

El trabajo de consultoría llega en forma de conversaciones: un formulario en onpolar.com, una recomendación, una llamada de presentación. Cada una entra en el embudo como un lead con su origen anotado y recorre las etapas que un estudio tiene de verdad: consulta, alcance, propuesta enviada, ganada o perdida. Las notas del registro guardan lo que se habló y lo que se prometió, así que una propuesta escrita dos semanas después parte del registro y no de la memoria.

Los clientes son registros, no carpetas

Una propuesta ganada se convierte en un registro de cliente, y todo lo que viene después se engancha a él: los presupuestos que definieron el alcance, las facturas que lo cobraron, las notas que lo explican. Cuando un cliente vuelve un año más tarde, toda la relación cabe en una pantalla — qué se construyó, qué se facturó, qué se dijo.

Facturar como factura un estudio

El trabajo por proyecto se factura cada mes. Cada factura sale del registro del cliente con el IVA por línea y los datos del estudio en el PDF, y aparece en la vista de Ingresos junto a los gastos reales de ese mes: software, subcontratas, equipamiento. La diferencia entre lo facturado y lo gastado se ve sin exportar nada a una hoja de cálculo.

El equipamiento está en el registro

Estaciones de trabajo, dispositivos de prueba, los ordenadores sobre los que desarrolla el estudio: cada uno está en el registro de activos fijos con su fecha de compra y su valor. Es la parte menos lucida de llevar una empresa, y justo por eso tiene que estar en el mismo sistema que todo lo demás y no en un documento que nadie actualiza.

Por qué importa este ciclo

Toda la vida comercial de una consultora es un ciclo: consulta → propuesta → cliente → factura → y vuelta a empezar. Onpolar recorre ese ciclo a diario con los números del propio estudio al lado — así que la pregunta que todo dueño de estudio acaba haciéndose, qué clientes merecen de verdad el hueco en el calendario, se responde desde los registros y no desde el instinto.