AKB Systems gestiona el trabajo con sus clientes del primer presupuesto a la factura final en un solo sistema

La empresa

AKB Systems es una empresa de servicios profesionales de Tallin. Su trabajo llega en forma de encargos de clientes: una solicitud se convierte en un conjunto de acciones definidas, esas acciones llevan tiempo y ese tiempo se convierte en trabajo facturable. El servicio en sí es solo una parte del trabajo: cada solicitud también hay que registrarla, organizarla, completarla y facturarla.

Cuando los datos del cliente, los documentos, las notas del proyecto y las horas de trabajo están en sitios distintos, hasta un encargo sencillo genera papeleo. Cuesta más ver qué pidió el cliente, qué se ha hecho, cuánto tiempo llevó y si todo acabó en la factura. AKB Systems quería un único sistema práctico para todo el proceso: sin un largo proyecto de implantación y sin añadir papeleo para quitar papeleo.

Funcionando en 30 minutos

La primera sorpresa fue lo poco que hubo que preparar. En una media hora, el equipo abrió una cuenta, creó su primer cliente, preparó y envió por correo un presupuesto, y abrió para ese cliente un proyecto en el que registrar el tiempo.

No hubo fase de configuración ni un flujo de trabajo cosido a base de aplicaciones sueltas. La estructura que necesitaba el negocio estaba ahí desde el principio: el cliente, la oferta comercial, el proyecto y el trabajo hecho para ese cliente.

Un único registro por cliente

Cada cliente tiene un registro, y su historia se queda unida a él. La página del cliente reúne los presupuestos y las facturas que se le han emitido, los proyectos vinculados y una pestaña Adjuntos para los documentos propios de la relación: contratos, presupuestos firmados, correspondencia.

Ese registro sigue siendo útil mientras dura la relación: al preparar el primer presupuesto, al repasar trabajos anteriores, al recibir una nueva solicitud o al confirmar qué se entregó. Nadie tiene que rebuscar en hilos de correo o en un árbol de carpetas para encontrarlo.

Cada solicitud, en su sitio

La gestión de proyectos pasó enseguida a ser una de las partes más valiosas del sistema. Cada proyecto es un tablero vinculado a su cliente, y cada solicitud se convierte en una tarjeta: se añade cuando el cliente la pide, avanza mientras el trabajo está en curso y pasa a una columna de terminadas cuando se acaba. La tarjeta guarda la descripción de la solicitud, sus archivos, un hilo de comentarios y el tiempo dedicado.

El resultado es un historial vivo del proyecto: qué pidió el cliente, qué se hizo al respecto, cuánto tiempo llevó y qué sigue abierto. Eso importa sobre todo cuando un proyecto crece a base de muchas solicitudes pequeñas y no de una gran entrega: el tablero sigue ordenado aunque el trabajo cambie de un día para otro.

Las horas ya están en las tarjetas

El tiempo se registra donde está el trabajo. A medida que se atiende cada solicitud, las horas y los minutos dedicados se anotan en su tarjeta, y ERPFlow los suma: por proyecto en la lista de proyectos, y para todos los proyectos de un cliente en la página de ese cliente.

Así que, cuando llega el momento de facturar, nadie reconstruye las horas a partir del calendario, los mensajes o la memoria. Las tarjetas terminadas y el tiempo anotado en ellas son la base del cobro por horas, que pasa a la factura como una línea. La factura se emite al mismo registro de cliente y puede vincularse al proyecto que factura, con la tranquilidad de que el trabajo hecho está realmente recogido.

Las finanzas, en vivo

Los presupuestos y las facturas ya no son archivos sueltos. Un presupuesto aceptado se convierte en un borrador de factura en un solo paso, y cada factura emitida alimenta el Panel —los ingresos del mes, lo pendiente y lo vencido—, además de los totales de ingresos y de lo pendiente en la pestaña Analíticas de cada cliente.

AKB Systems sabe en qué punto está sin esperar a que alguien actualice una hoja de cálculo. El trabajo operativo y la imagen financiera avanzan juntos, y las cifras están ahí siempre que hacen falta.

Un solo sistema para todo el ciclo

Solicitud del cliente → tarjeta del proyecto → tiempo registrado → trabajo terminado → factura

Con ERPFlow en el día a día, AKB Systems tiene sus documentos en orden, organiza bien sus proyectos y mantiene un historial trazable del trabajo solicitado, en curso y terminado. El tiempo se registra mientras se hace el trabajo, las facturas salen a tiempo y la imagen financiera está disponible sin informes adicionales.

Para la empresa, la principal ventaja no es simplemente tener más información en un mismo sitio. Es saber que cada solicitud de un cliente tiene su lugar, cada acción terminada queda registrada, cada hora dedicada se puede rastrear y cada factura puede salir sin papeleo innecesario: una estructura que se montó en unos 30 minutos y que sigue siendo lo bastante sencilla para usarla a diario.