كيف تتتبّع الوقت والمواد لفوترة العملاء

لتتبّع الوقت والمواد لفوترة العملاء، افتح ورقة مهمة لكل مهمة، وسجّل العمل لكل شخص وكل يوم، وسجّل كل مادة بتكلفتها وسعر بيعها، واحتفظ بالإيصالات مرتبطة بالمهمة. وعند الفوترة اجمع العمل والمواد معًا. لا يفيد التطبيق إلا إذا التقط الاثنين في الموقع.

كيف تبدو ورقة مهمة بنظام الوقت والمواد؟

لورقة المهمة بنظام الوقت والمواد جدولان، واحد للعمل وواحد للمواد، تحت رقم المهمة نفسه. هذا مثال مختلَق: شركة تدفئة تستبدل مرجلًا بعقد وقت ومواد، بأجر €55 للساعة للفنّي و€30 للمتدرّب.

العمل، المهمة 2026-118

المواد، المهمة 2026-118

كلّفت المواد €1,351.00 وبيعت بـ €1,506.20. وتتجمّع المهمة هكذا:

عمود المصدر هو الذي يُهمَل غالبًا. لا يكلّف شيئًا أن تملأه في يومه، ويتيح لك أن تجيب عن «ما هذه الـ €140؟» في دقيقة لا في عصر كامل. وللجزء الخاص بالعمل وحده، يتوسع دليل تحويل الساعات القابلة للفوترة إلى فاتورة أكثر.

كيف تمنع ضياع المواد من الفاتورة؟

تضيع المواد من الفاتورة بين طاولة التاجر والمكتب، فامنع ذلك بتسجيلها هناك. العمل يُسجَّل في الغالب لأن أحدًا يتذكر اليوم الذي عمل فيه. أما صمام بـ €14 فيُنسى بحلول الجمعة.

• ضع رقم المهمة على عملية الشراء. أعطِه للتاجر ليُطبع على الإيصال أو على فاتورة الحساب.
• صوّر كل إيصال في اليوم نفسه. سمِّ الملف برقم المهمة. يكفي في البداية مجلد مشترك لكل مهمة.
• سجّل مخزون السيارة عند استخدامه. لا إيصال له، فالملاحظة هي السجل الوحيد. استخدم قائمة أسعار ثابتة للأصناف الشائعة.
• أغلق المهمة بجولة مراجعة. قبل أن تُصدر الفاتورة اسأل من نفّذ العمل عمّا دخل غير ذلك. واحذف كل ما أُعيد إلى التاجر.

هل يمكنك إضافة نسبة على سعر المواد؟

يمكنك إضافة نسبة على سعر المواد إذا وافق عليه العميل، ومكان الاتفاق عليه هو عرض السعر. بند كهذا يضع السقف أيضًا:

يُحتسب العمل بأجر €55 للساعة للفنّي و€30 للساعة للمتدرّب، ويُسجَّل لكل شخص في كل يوم. وتُحتسب المواد بالتكلفة زائد 20%، أو التكلفة زائد 10% على أي صنف يزيد على €500، والإيصالات متاحة عند الطلب. لن نتجاوز €3,500 زائد ضريبة القيمة المضافة دون موافقتك الكتابية.

هناك أمران يوقعان الناس. نسبة الإضافة 20% ليست هامش ربح 20%: صنف بـ €100 يُباع بـ €120 يترك €20 من €120، أي 16.7%. وإذا قلت للعميل «بسعر التكلفة»، فمن الصعب الدفاع عن خصم تجاري تحتفظ به، فيجب أن تعني «التكلفة» ما دفعته فعلًا.

كيف تُطبَّق ضريبة القيمة المضافة على المواد في مهمة بنظام الوقت والمواد؟

تُطبَّق ضريبة القيمة المضافة عادةً على المواد في مهمة بنظام الوقت والمواد بسعر بيعها الكامل، لأنها جزء مما تورّده. تُدخل توجيه ضريبة القيمة المضافة الأوروبي النفقات العرضية التي تحمّلها للعميل في المبلغ الخاضع للضريبة (المادة 78). ويستثني المبالغ المستردة عن نفقات جرت باسم العميل ولحسابه (المادة 79)، وهي المصروف المدفوع نيابةً عنه حقًّا، وقلّما يحدث هذا حين تشتري صمامًا على حسابك.

يتوقف المعدّل على بلدك وعملك، وتحمل بعض خدمات البناء معدلات مخفّضة أو تكليفًا عكسيًا، فتحقّق محليًا. يشرح دليلا ضريبة القيمة المضافة على المصروفات القابلة للاسترداد والنفقات المدفوعة نيابةً عن العميل وفوترة المصروفات القابلة للاسترداد هذا التمييز.

ماذا ينبغي أن يفعل تطبيق الوقت والمواد؟

ينبغي أن يلتقط تطبيق الوقت والمواد العمل والمواد في المهمة، وأن يحوّلهما إلى بنود فاتورة دون إعادة كتابة. يكفي جدول بيانات ومجلد صور لسيارة أو سيارتين. ابحث عن تطبيق حين تصل الساعات متأخرة أو تضيع الإيصالات، واختبر هذه الأمور على مهمة حقيقية خلال التجربة:

فوترة مهمة بنظام الوقت والمواد في ERPFlow

ERPFlow ليس تطبيقًا لتتبّع الوقت والمواد. لا يوفّر اليوم مؤقّتًا ولا كشوف ساعات. سيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا. وليس فيه كذلك أوراق مهام ولا تسجيل في الموقع، والمصروفات لا ترتبط بالعملاء ولا بالمهام، فلا توجد تكلفة ولا هامش ربح لكل مهمة. احتفظ بورقة المهمة في مكان آخر.

يدخل ERPFlow عند الفاتورة، وهذا يناسب شركات الخدمات المنزلية والخدمات الميدانية التي لديها مجاميعها جاهزة:

• العمل: خدمة بوحدة الساعات وسعر. في الفاتورة اخترها واكتب الساعات ككمية.
• المواد: يحمل المنتج سعرًا ومستوى مخزون، ويمكن أن يكون في الفاتورة نفسها مع العمل. كل بند هو الكمية مضروبة في السعر، مع نسبة خصم اختيارية ومعدّل ضريبة خاص به. وإصدار فاتورة ببند منتج يخصم تلك الكمية من المخزون.
• تكاليفك: تسجّل المصروفات ما دفعته بفئة ومورّد وضريبة، ويمكنك إرفاق الإيصال. تعطيك مجاميع حسب الفترة وحسب المورّد، وليس حسب المهمة أبدًا.