ادعُ فريقك إلى ERPFlow

لدعوة فريقك إلى ERPFlow، افتح الإعدادات > الأعضاء، وأدخل البريد الإلكتروني لكل شخص، واختر دورًا (مسؤول أو عضو)، ثم اضغط إرسال الدعوة. يعمل الرابط في البريد 7 أيام. تحتاج إلى خطة مدفوعة لإضافة أي شخص، لأن الخطة المجانية تشمل عضوًا واحدًا.

كيف تدعو شخصًا إلى ERPFlow؟

تدعو شخصًا إلى ERPFlow من الإعدادات > الأعضاء، ولا يستطيع ذلك إلا المالك أو المسؤول.

1. تأكد أن لديك مقعدًا شاغرًا. تعرض الإعدادات > الاشتراك الأعضاء المستخدمين مقابل سقف المقاعد.
2. أرسل الدعوة. تحت دعوة زميل، أدخل البريد الإلكتروني واختر الدور ثم اختر إرسال الدعوة. المالك وحده يستطيع دعوة شخص مباشرة كمسؤول.
3. ينضم الشخص. يتبع الرابط في البريد ويسجّل الدخول بالبريد المدعو. وإن لم يكن لديه حساب، أنشأ واحدًا في الحال. ومن سجّل دخوله بالفعل ببريد موثَّق يرى الدعوة أيضًا في صفحته الرئيسية، مع زر قبول بنقرة واحدة.
4. أكمل الإعداد. عيّن دورًا مخصصًا إن كنت تستخدمها، واربط الشخص بسجل الموظف الخاص به.

نبّه الناس إلى عقبة واحدة: الدعوة تخص العنوان الذي كتبته. من دُعي على بريد العمل ثم سجّل الدخول بحساب Google شخصي سيُقال له إن الدعوة أُرسلت إلى عنوان مختلف. رسالة قصيرة مسبقة توفّر الأخذ والرد:

دعوتك إلى حسابنا في ERPFlow على [بريد العمل]. ابحث عن البريد الوارد من ERPFlow، واتبع الرابط وسجّل الدخول بالعنوان نفسه. الرابط صالح 7 أيام. وإن لم يصلك شيء بحلول الغد فأخبرني وسأرسله مجددًا.

كم شخصًا تستطيع دعوته في كل خطة من ERPFlow؟

عدد الأشخاص الذين تستطيع دعوتهم في خطة ERPFlow هو الأعضاء الذين تشملهم الخطة بالإضافة إلى أي مقاعد إضافية تشتريها. الأسعار شهرية، باليورو، بالإضافة إلى ضريبة القيمة المضافة.

الدعوات المعلّقة تُحتسب أيضًا. يُجمع الأعضاء والدعوات غير المنتهية معًا، فلا تستطيع تكديس دعوات تتجاوز سقفك. الدعوة المنتهية لا تحجز مقعدًا، لكن إعادة إرسالها تستعيد المقعد، وتُرفض إعادة الإرسال عند بلوغ السقف.

إليك ما يدفعه الفريق على المقاعد وحدها، محسوبًا من الجدول أعلاه:

ابتداءً من 13 عضوًا تكون Business الأقل كلفة في المقاعد. لكن المقاعد غالبًا ليست ما يحسم الأمر. تسمح Starter بـ15 فاتورة في الشهر، وGrowth بـ30، وترفع Business الحدود الشهرية، فقارن الحدود في صفحة الأسعار بما تصدره فعلًا. وأي تغيير في الخطة أو عدد المقاعد بعد أول دفعة يسري فورًا، مع احتساب الفرق بالتناسب.

هل ينبغي أن يكون الشخص الجديد مسؤولًا أم عضوًا؟

ينبغي أن يكون الشخص الجديد عضوًا ما لم يحتج إلى إدارة المؤسسة معك. يملك المسؤول كل الصلاحيات في التطبيق، ويدعو الأعضاء ويزيلهم، ويدير الاشتراك، ويعدّل معدّلات الضريبة والفئات، ويقرأ سجل النشاط.

الخطأ أن تفترض أن العضو يعني محدود الصلاحيات. في مؤسسة أُنشئت حديثًا يبدأ دور العضو بصلاحيتي العرض والإدارة على العملاء المحتملين والعملاء وعروض الأسعار والطلبات والفواتير والمنتجات والخدمات والموردين والأصول والمصروفات والإيرادات والموظفين والمواقع والملاحظات والمشاريع والإشارات المرجعية والإجازات والحجز. وتشمل الإدارة الإنشاء والتعديل والحذف. ويبدأ الدور دون الرواتب والمعلومات الحساسة للموظفين ونماذج التقاط العملاء المحتملين والتكاملات وسجل النشاط وإدارة الأدوار.

إذا كان هذا أكثر مما ينبغي لشركتك، فضيّقه قبل إرسال الدعوات. دور العضو المدمج قابل للتعديل في الإعدادات > الأدوار، ويسري التغيير على كل من يحمله.

كيف تعمل الأدوار المخصصة مع الدعوات؟

يُعيَّن الدور المخصص في ERPFlow بعد انضمام الشخص، لأن الدعوة لا تعرض إلا مسؤولًا أو عضوًا. أنشئ الدور في الإعدادات > الأدوار بمفتاح واسم. يبدأ دون أي صلاحية. افتح تعديل الصلاحيات وفعّل ما يحتاجه الدور: يسري كل مفتاح لحظة تبديله، دون زر حفظ. ثم استخدم تعيين لعضو في اللوحة نفسها.

إلى أن تعيّنه، يملك الشخص ما يمنحه دور العضو لديك. وللشخص الذي ينبغي ألا يرى إلا القليل، مثل محاسب مؤقت، جهّز الدور وعيّنه فور قبوله. وتسرد صفحة الأدوار والصلاحيات ما يمكن التحكم فيه.

ماذا لو انتهت الدعوة أو لم تصل؟

تُعالج دعوة ERPFlow المنتهية أو الضائعة بـإعادة الإرسال، تحت الدعوات المعلّقة في الإعدادات > الأعضاء. تنتهي الدعوات بعد 7 أيام من إرسالها، وتضع القائمة عليها علامة منتهي الصلاحية. تُرسل إعادة الإرسال رابطًا جديدًا صالحًا 7 أيام أخرى وتوقف الرابط القديم، فأخبر الشخص أن يستخدم أحدث بريد. ويزيل إلغاء الدعوة ورابطها.

تُرفض دعوة العنوان نفسه مجددًا ما دامت دعوته حية. وإذا انتهت صلاحيتها، حلّت الدعوة الجديدة محلها ببساطة.

هل تحتاج سجلات الموظفين إلى مقعد؟

لا تحتاج سجلات الموظفين إلى مقعد، لأن العضو وسجل الموظف شيئان مختلفان في ERPFlow. العضو يسجّل الدخول ويستخدم التطبيق. أما سجل الموظف فهو السجل الوظيفي لشخص تجدول عمله وتدفع له، وهذا الشخص لا يحتاج إلى حساب. لسجلات الموظفين حدها الخاص: 1 في الخطة المجانية، و3 في Starter، و6 في Growth، وبلا سقف في Business.

من يحتاج إلى الاثنين يحصل عليهما. يملأ إنشاء موظف في صف العضو سجلًا جديدًا من حسابه ويربط الاثنين، ويصل ربط بسجل موظف… سجلًا أنشأته سابقًا. ومن يأخذ إجازة يحتاج إلى سجل موظف، سواء سجّل الدخول أم لا، لأن الإجازات تُسجَّل مقابل قائمة الموظفين.

وما إن يدخل الأشخاص حتى يرى كل عضو يستطيع عرض المشاريع اللوحات نفسها. ودليلا كيف تعمل المشاريع وتسجيل الوقت على بطاقة هما التاليان لترسلهما إليهم.

إدارة وصول فريقك في ERPFlow

يغيّر المالكون والمسؤولون الأدوار ويزيلون الأعضاء من الإعدادات > الأعضاء. تنهي إزالة شخص وصوله فورًا، ويبقى سجل موظفه بتاريخه. يستطيع المسؤول نقل الأشخاص بين عضو ومسؤول لكنه لا يستطيع تغيير مسؤول آخر أو إزالته، وهذا للمالك وحده. للمؤسسة مالك واحد، يسلّم المنصب بـنقل الملكية في الإعدادات > المؤسسة ويصبح مسؤولًا. والتكاملات المتصلة لا تشغل مقعدًا.

هناك أمور لا يفعلها ERPFlow. تسجيل الدخول بالبريد وكلمة المرور أو بـGoogle، دون SAML أو SCIM. والمصادقة الثنائية خيار كل شخص بنفسه، ولا يستطيع أحد إلزام غيره بها. وتُطبَّق الصلاحيات لكل مجال، لا لكل سجل ولا لكل موقع: دور يستطيع عرض الفواتير يرى كل فاتورة، وليس هناك لوحات مشاريع خاصة.