كيف تتحقق من رقم ضريبة القيمة المضافة في VIES

للتحقق من رقم ضريبة القيمة المضافة في VIES، افتح صفحة VIES التابعة للمفوضية الأوروبية، واختر الدولة التي أصدرت الرقم، واكتب الرقم دون بادئة الدولة أو مسافات أو نقاط، وأدخل رقمك الضريبي بصفتك الجهة الطالبة. ثم انقر Verify، واحتفظ برقم الاستشارة دليلًا على النتيجة.

كيف تتحقق من رقم ضريبة القيمة المضافة في VIES خطوة بخطوة؟

يستغرق التحقق من رقم ضريبة القيمة المضافة في VIES نحو دقيقة على صفحة VIES التابعة للمفوضية، ويذهب كل فحص إلى قاعدة البيانات الوطنية للدولة التي تختارها.

1. اختر الدولة التي أصدرت الرقم. القائمة معنونة «Member State / Northern Ireland».
2. اكتب الرقم. استخدم سلسلة متصلة دون مسافات أو نقاط، وأحرفًا كبيرة لأي حروف. اترك البادئة المكوّنة من حرفين، لأن قائمة الدول تضيفها.
3. أدخل بلدك ورقمك الضريبي بصفتك الجهة الطالبة. هذه الخطوة اختيارية للفحص، لكنها ما يعطيك رقم استشارة.
4. انقر Verify. يصل الرد في بضع ثوانٍ.
5. قارن الاسم والعنوان بما أعطاك إياه عميلك، حيث يعرضهما VIES.
6. احفظ النتيجة، مع التاريخ والوقت ورقم الاستشارة.

بعض البادئات تربك الناس.

ماذا تعني نتائج VIES؟

تجيب نتيجة VIES عن سؤال ضيق واحد: هل هذا الرقم فعّال للتجارة عبر الحدود في قاعدة بيانات ذلك البلد الآن؟ الصياغات مأخوذة من VIES نفسه.

لماذا يظهر رقم ضريبي حقيقي غير صالح في VIES؟

قد يظهر رقم ضريبي حقيقي غير صالح في VIES لأن الفحص يخص التسجيل عبر الحدود، وهذا لا يطابق دائمًا التسجيل في ضريبة القيمة المضافة. تذكر صفحة Your Europe التابعة للاتحاد ثلاثة أسباب:

• الرقم الضريبي غير موجود.
• لم يُفعَّل الرقم للمعاملات داخل الاتحاد الأوروبي.
• لم يكتمل التسجيل بعد، لأن بعض الدول تطلب تسجيلًا منفصلًا للتجارة داخل الاتحاد وقد يستغرق وصول التحديثات إلى قاعدة البيانات الوطنية وقتًا.

لذلك قد تفشل شركة جديدة لديها رقم محلي سليم تمامًا. والإدارة الضريبية التي أصدرت الرقم هي وحدها القادرة على تصحيحه، أما المفوضية فلا تستطيع. أي أن على العميل أن يصلحه، لا أنت. هذا بريد إلكتروني يمكنك تكييفه:

يظهر رقمك الضريبي [الرقم] غير صالح اليوم في نظام VIES الأوروبي. يرجى تأكيد الرقم لنا، وإن كان صحيحًا فاطلب من مصلحة الضرائب لديكم تفعيله للمعاملات داخل الاتحاد الأوروبي. وحالما يؤكده VIES نستطيع فوترتكم دون ضريبة. وإلى ذلك الحين سيتعين علينا عادةً فرض ضريبة القيمة المضافة بمعدّلنا المحلي. (Your VAT number [number] shows as invalid in the EU's VIES system today. Please confirm the number with us, and if it is correct, ask your tax office to activate it for intra-EU transactions. Once VIES confirms it we can invoice you without VAT. Until then, we would normally have to charge VAT at our local rate.)

الجملة الأخيرة هي ما تشير إليه الإرشادات. تقول Your Europe إنه بدون رقم ضريبة قيمة مضافة أوروبي صالح ينبغي عادةً أن تفرض الضريبة، وتقول الأسئلة الشائعة في VIES إنك إذا كنت تعتقد أن العميل ليس خاضعًا للضريبة فلا ينبغي أن تُعفي البيع.

كيف تثبت أنك تحققت من رقم ضريبي؟

تثبت أنك تحققت من رقم ضريبي بالاحتفاظ برقم الاستشارة، الذي يصدره VIES حين تدخل رقمك الضريبي بصفتك الجهة الطالبة. تقول صفحة مساعدة VIES أن تحتفظ به في أرشيفك لتبيّن لإدارة ضريبية أنك فحصت رقمًا معينًا في وقت معين وتلقيت ردًّا معينًا.

بدون رقمك في حقل الجهة الطالبة تحصل على نتيجة لكن بلا رقم استشارة، ولقطة الشاشة دليل أضعف. ويكفي سجل بسيط لما تبقى. هذا مثال مُختلَق، برقم بديل:

الأساس القانوني هو المادة 18 من اللائحة التنفيذية 282/2011: يجوز لك اعتبار عميل أوروبي شركةً متى أعطاك رقمه وكان لديك تأكيد بصلاحيته وبالاسم والعنوان المرتبطين به. وتضيف إرشادات HMRC عن سلع أيرلندا الشمالية أنه إذا تبيّن لاحقًا أن الرقم غير صالح، فإن سجلك يساعد في إثبات الامتثال. وتقول أيضًا إنك تتخلص من الضريبة فقط إذا فعلت حقًا كل ما تستطيع للتحقق من الرقم ولم يكن لديك سبب آخر للشك. وتطبّق إدارات ضريبية أخرى اختباراتها الخاصة.

كم مرة يجب أن تتحقق من رقم ضريبي؟

لا توجد قاعدة أوروبية تحدد جدولًا للتحقق من رقم ضريبي، لكن فحصًا واحدًا عند البدء لا يكفي، لأن التسجيلات قد تُلغى وVIES يعرض الوضع يوم الفحص. تقول HMRC إن عليك التحقق بانتظام من أن رقم العميل لا يزال صالحًا.

روتين عملي أن تفحص عند قبول العميل، ثم مرة كل مرة تُعدّ فيها قائمة المبيعات الأوروبية (EC Sales List)، لأن كل رقم يجب أن يكون صحيحًا حينها على أي حال. كما أن VIES هو الطريقة التي تتبادل بها الإدارات الضريبية تلك الأرقام.

هل يستطيع VIES فحص الأرقام الضريبية البريطانية؟

لا يستطيع VIES فحص الأرقام الضريبية البريطانية التي تبدأ بـGB. انتهت تلك الخدمة في 1 يناير 2021، ويوجّه VIES نفسه التجار إلى الإدارة الضريبية البريطانية. استخدم لتلك الأرقام خدمة HMRC للتحقق من رقم ضريبة القيمة المضافة البريطاني.

الأرقام ببادئة XI هي الاستثناء. وهي تخص شركات أيرلندا الشمالية التي تتاجر بالسلع وفق إطار وندسور، ويعرضها VIES باسم «XI-Northern Ireland». وتستخدم الشركة نفسها رقم GB للخدمات، لأن الترتيب يشمل السلع فقط. ومعاملة العملاء البريطانيين عمومًا في دليل الفوترة للعملاء الدوليين.

تسجيل الأرقام الضريبية للعملاء في ERPFlow

ليس في ERPFlow بحث في VIES ولا يتحقق من الرقم عند إدخاله، لذلك تُجري الفحص على صفحة المفوضية وتسجّل النتيجة بنفسك.

• احفظ الرقم في حقل الرقم الضريبي في سجل العميل، مع بادئة بلده. يُطبع على فواتير العميل بجانب رقمك.
• احتفظ بالدليل بإرفاق نتيجة VIES المحفوظة بالعميل بوصفها ملفًا. تُقبل ملفات PDF والصور.
• أعد الفحص دفعةً واحدة بتصدير العملاء بصيغة CSV، وفيها عمود الرقم الضريبي، ثم المرور على القائمة.

تحتفظ الفاتورة الصادرة بالرقم الضريبي الذي صدرت به. وتصحيح سجل العميل لاحقًا لا يغيّرها، فرقم خاطئ على فاتورة صادرة يعني وضع علامة ملغاة ثم تكرار ورقمًا جديدًا. كما أن وجود رقم صالح لا يبدّل معدّل الضريبة على بند الفاتورة، فتظل أنت من يختاره، كما يصف دليل صياغة التكليف العكسي.