AKB Systems quản lý việc của khách hàng từ báo giá đầu tiên đến hóa đơn cuối cùng trên một hệ thống

Công ty

AKB Systems là một công ty dịch vụ chuyên nghiệp ở Tallinn. Công việc đến dưới dạng những nhiệm vụ từ khách hàng: một yêu cầu biến thành một loạt việc cụ thể, những việc đó tốn thời gian, và thời gian đó trở thành công việc tính tiền được. Bản thân dịch vụ chỉ là một phần của công việc: yêu cầu nào cũng phải được ghi lại, sắp xếp, hoàn thành và xuất hóa đơn.

Khi thông tin khách hàng, tài liệu, ghi chú dự án và giờ làm việc nằm mỗi thứ một nơi, ngay cả một nhiệm vụ đơn giản cũng sinh ra việc giấy tờ. Càng khó thấy khách đã yêu cầu gì, việc gì đã xong, mất bao lâu, và liệu tất cả đã được đưa vào hóa đơn hay chưa. AKB Systems muốn một hệ thống thiết thực cho toàn bộ quy trình, không cần một dự án triển khai kéo dài, và không phải thêm việc giấy tờ chỉ để bớt việc giấy tờ.

Chạy được sau 30 phút

Điều bất ngờ đầu tiên là phần thiết lập ít đến thế nào. Chỉ trong khoảng nửa tiếng, nhóm đã mở tài khoản, tạo khách hàng đầu tiên, soạn và gửi báo giá qua email, rồi dựng một dự án cho khách hàng đó để ghi thời gian vào.

Không có giai đoạn cấu hình, cũng không có quy trình nào phải chắp vá từ nhiều ứng dụng riêng lẻ. Cấu trúc mà công việc cần đã có sẵn ngay từ đầu: khách hàng, đề nghị thương mại, dự án và phần việc đã làm cho khách hàng đó.

Mỗi khách hàng một hồ sơ

Mỗi khách hàng có một hồ sơ, và lịch sử luôn gắn liền với nó. Trang của khách hàng chứa các báo giá và hóa đơn đã phát hành cho họ, các dự án được liên kết với họ, và một tab Tệp đính kèm cho những tài liệu thuộc về mối quan hệ đó: hợp đồng, báo giá đã ký, thư từ qua lại.

Hồ sơ đó vẫn hữu ích chừng nào mối quan hệ còn tiếp tục: khi soạn báo giá đầu tiên, khi xem lại việc đã làm, khi nhận một yêu cầu mới hay khi xác nhận những gì đã bàn giao. Không ai phải lục lại các chuỗi email hay cả một cây thư mục để tìm.

Yêu cầu nào cũng có chỗ

Quản lý dự án nhanh chóng trở thành một trong những phần giá trị nhất của cách làm việc mới. Mỗi dự án là một bảng được liên kết với khách hàng của nó, và mỗi yêu cầu trở thành một thẻ trên bảng: thêm vào khi khách yêu cầu, chuyển dần theo tiến độ công việc, rồi chuyển sang cột đã xong khi hoàn thành. Một thẻ chứa mô tả yêu cầu, các tệp liên quan, một chuỗi bình luận và thời gian đã dùng cho nó.

Kết quả là một lịch sử làm việc của dự án: khách đã yêu cầu gì, đã xử lý ra sao, mất bao lâu và còn gì đang dở. Điều này đáng giá nhất khi một dự án lớn dần qua nhiều yêu cầu nhỏ thay vì một sản phẩm bàn giao lớn: bảng vẫn giữ được trật tự ngay cả khi công việc thay đổi từng ngày.

Số giờ đã nằm sẵn trên thẻ

Thời gian được ghi ngay tại nơi công việc diễn ra. Mỗi khi xử lý xong một yêu cầu, số giờ và phút đã dùng được ghi vào thẻ của nó, và ERPFlow cộng chúng lại: theo từng dự án trong danh sách Dự án, và gộp mọi dự án của một khách hàng trên trang của khách hàng đó.

Vì vậy khi đến lúc xuất hóa đơn, không ai phải dựng lại số giờ từ lịch, tin nhắn hay trí nhớ. Những thẻ đã xong cùng thời gian ghi trên đó là cơ sở để tính tiền theo giờ, khoản này được đưa vào hóa đơn thành một dòng. Hóa đơn được phát hành cho chính hồ sơ khách hàng ấy và có thể liên kết với dự án mà nó tính tiền, với sự yên tâm rằng phần việc đã làm thật sự được ghi lại đầy đủ.

Bức tranh tài chính luôn cập nhật

Báo giá và hóa đơn không còn là những tệp rời rạc. Một báo giá được chấp nhận có thể chuyển thành hóa đơn nháp chỉ trong một bước, và mỗi hóa đơn đã phát hành đều đổ vào Bảng điều khiển (doanh thu của tháng, khoản Còn phải thu và khoản Quá hạn), cũng như vào tổng doanh thu và số còn phải thu trên tab Phân tích của từng khách hàng.

AKB Systems biết mình đang ở đâu mà không phải chờ ai cập nhật bảng tính. Công việc vận hành và bức tranh tài chính đi cùng nhau, và các con số luôn sẵn đó mỗi khi cần.

Một hệ thống cho cả vòng

Yêu cầu của khách → thẻ dự án → thời gian đã ghi → việc đã xong → hóa đơn

Với ERPFlow trong công việc hằng ngày, AKB Systems giữ tài liệu ngăn nắp, sắp xếp dự án bài bản và có một bản ghi truy được về những việc đã được yêu cầu, đang làm và đã xong. Thời gian được ghi lại ngay trong lúc làm, hóa đơn ra đúng hạn, và bức tranh tài chính luôn có sẵn mà không cần làm thêm báo cáo.

Với công ty, lợi ích lớn nhất không đơn giản là có nhiều thông tin hơn ở một chỗ. Đó là biết chắc rằng yêu cầu nào của khách cũng có chỗ, việc nào đã xong cũng có bản ghi, giờ làm nào cũng truy được và hóa đơn nào cũng có thể gửi đi mà không tốn công giấy tờ thừa: một cấu trúc chỉ mất khoảng 30 phút để thiết lập, và vẫn đủ đơn giản để dùng mỗi ngày.