Son güncelleme: 6 Kasım 2026
Diğer kaynaklardan alınan kurallar ve rakamlar 6 Kasım 2026 tarihinde kontrol edildi. Bunlar değişebilir; güvenmeden önce kaynağından doğrulayın.
Genel bilgilendirmedir, vergi ya da hukuk danışmanlığı değildir. Kurallar ülkenize ve durumunuza göre değişir; vergi ya da hukuk sonucu doğuran her konuyu muhasebecinizle kontrol edin.
Teklif, iş başlamadan önce bir fiyat önerir. Fatura, iş kararlaştırıldığında ya da yapıldığında ödeme ister ve genellikle vergi belgesidir. Makbuz ise paranın geldiğini doğrular. Bunlar tek bir satışın farklı anlarını işaretler ve müşterinizin vergiyi mahsup etmek için ihtiyaç duyduğu KDV bilgilerini normalde yalnızca fatura taşır.
Teklif, fatura ve makbuz arasındaki fark nedir?
Teklif, fatura ve makbuz arasındaki fark, her birinin hangi soruyu yanıtladığı ve bunun sonucunda ne olduğudur.
| Teklif | Fatura | Makbuz | |
|---|---|---|---|
| Yanıtladığı soru | Ne kadara mal olacak? | Ne borcunuz var ve ne zamana kadar? | Ödeme yaptınız mı? |
| Ne zaman düzenlenir | İşten önce | Kararlaştırılan faturalama anında | Para geldiğinde |
| Kim dayanır | Karar veren müşteri | Müşterinin muhasebe ekibi ve vergi idaresi | Müşterinin kayıtları |
| Hukuki etki | Bir öneri; kabul edilmesi genellikle onu sözleşmeye dönüştürür | Neyin borçlu olunduğunu ortaya koyar | Ödemenin kanıtı |
| Numara | Kendi sırasından | KDV için sıralı ve benzersiz | Gerekmez; sadeleştirilmiş fatura işlevi görmüyorsa |
| KDV etkisi | Yok | Genellikle KDV'yi kaydeder ya da doğurur | Kendi başına yok |
| Müşteri üzerinden KDV mahsup edebilir mi? | Hayır | Evet, geçerliyse | Yalnızca sadeleştirilmiş fatura kurallarına uyuyorsa |
| Yanlışsa | Kabulden önce yeniden düzenlenir | Yeni bir belgeyle düzeltilir | Yenisi düzenlenir |
Karışıklığın çoğu, insanların bunları tek bir belgenin sürümleri saymasından gelir. Öyle değiller. En üstüne "FATURA" yazılmış, yeniden yazılmış bir teklifte genellikle faturanın gerektirdiklerinin yarısı eksiktir. Teklifi faturaya dönüştürme yazısı nelerin değişmesi gerektiğini anlatıyor.
Teklif hukuken bağlayıcı mıdır?
Teklif, müşteri kabul ettiğinde genellikle bağlayıcıdır; çünkü kabul edilmiş bir öneri çoğunlukla sözleşme oluşturur. Tahmin ise genellikle bağlayıcı değildir, çünkü yalnızca bilgiye dayalı bir kestirimdir. Ayrıntıları ulusal sözleşme hukuku belirler; bazı ülkelerde geçerlilik tarihi belirtilmiş bir öneri o tarihten önce geri çekilemez.
Bu yüzden belgeye gerçek adını verin. Fiyat değişebilecekse en üste "Tahmin" yazın ve neyin değiştirebileceğini söyleyin. Taahhüt veriyorsanız "Teklif" yazın, kapsamı belirtin ve geçerlilik tarihi verin; böylece eski bir fiyat bir yıl sonra kabul edilemez.
Fatura makbuzla aynı şey midir?
Fatura makbuzla aynı şey değildir; çünkü fatura ödenmemiş parayı ister, makbuz ise ödenmiş parayı kaydeder. Ödendi olarak işaretlenmiş, tarih ve tutar içeren bir fatura iki işi de görebilir ve birçok küçük işletme onu bu şekilde kullanır.
Bilmeniz gereken örtüşme, sadeleştirilmiş faturadır. Küçük bir satış için, gerekli bilgileri gösteriyorsa bir kasa fişi KDV belgesi olarak işe yarayabilir:
- AB'de ülkeler, bazı sınır ötesi satışlar için istisnalarla birlikte, 100 €'ya kadar sadeleştirilmiş faturaya izin vermek zorundadır. En azından düzenleme tarihi, sizin kimliğiniz, mal veya hizmetin türü ile KDV tutarı ya da onu hesaplamaya yarayan bilgi gerekir (KDV Direktifi'nin 220a ve 226b maddeleri).
- Birleşik Krallık'ta teslim 250 £ veya altındaysa ve müşteri kabul ediyorsa sadeleştirilmiş fatura düzenlenebilir. Adınızı, adresinizi ve KDV numaranızı, vergiye esas olay tarihini, bir tanımı, toplamı ve KDV oranını gösterir (HMRC'nin KDV rehberi, 16.6.1 numaralı paragraf).
Bu sınırların üzerinde, işletme müşterisinin KDV talebini desteklemek için tam fatura gerekir. Bazı ülkeler perakende veya nakit satışlar için, bazen kayıtlı bir kasadan, makbuz da şart koşar; tezgâhtan satış yapıyorsanız kendi ülkenizi kontrol edin.
Tahmin, proforma ve satın alma siparişi nereye oturur?
Tahmin, proforma ve satın alma siparişi üç ana belgenin çevresinde yer alır ve bunlardan ikisi düzenli olarak faturayla karıştırılır.
| Belge | Nedir | Kaçınılacak hata |
|---|---|---|
| Tahmin | Değişebilir yaklaşık bir fiyat | Teklif diye adlandırıp ona bağlı kalmak |
| Proforma fatura | Fatura biçiminde bir öneri; çoğu zaman teslimden önce ödeme almak için | Vergi belgesi saymak. HMRC, bunun KDV talebini destekleyemeyeceğini ve "bu bir KDV faturası değildir" diye işaretlenmesi gerektiğini söyler (17.3 numaralı paragraf); ardından gerçek bir KDV faturası gelmelidir |
| Satın alma siparişi | Müşterinin satın almayı taahhüt eden kendi belgesi | Numarasını faturanıza yazmamak |
| İrsaliye | Malların ulaştığının kanıtı | Fatura yerine göndermek |
| İade faturası | Kesilmiş bir faturayı azaltır ya da iptal eder | Bunun yerine faturayı düzenlemek |
| Cari hesap ekstresi | Bir müşteri için açık ve ödenmiş olanları listeler | Faturaların yerini tutmasını beklemek |
Bir iş, her belge: çalışılmış örnek
Uydurma bir örnek. Bir elektrikçi, %20 KDV hariç 2.000 € karşılığında bir dükkânın elektrik tesisatını yeniliyor; %30'u kabulde ödenecek.
| Tarih | Belge | Net | KDV | Toplam | Sonrasında müşterinin borcu |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 Mart | Teklif QUO-2026-0031 | 2.000 € | 400 € | 2.400 € | 0 €: henüz bir şey yok |
| 6 Mart | Fatura INV-2026-0107, avans %30 | 600 € | 120 € | 720 € | 720 € |
| 7 Mart | Avans makbuzu | 720 € | 0 € | ||
| 24 Mart | Fatura INV-2026-0119, kalan %70 | 1.400 € | 280 € | 1.680 € | 1.680 € |
| 30 Mart | Kalan tutar makbuzu | 1.680 € | 0 € |
İki fatura teklife eşit çıkar: net 600 € ve 1.400 €, KDV 120 € ve 280 €, toplam 720 € ve 1.680 €. Teklifin kendisi hiçbir zaman defterlere girmedi. Neyin kararlaştırıldığını kaydetti; bütün işi budur. KDV'nin avansa nasıl uygulandığı avans ve kalan ödeme faturalarında anlatılıyor.
Müşteri makbuz isterse şu ifade yeterlidir:
Teşekkürle alınmıştır: 7 Mart 2026'da banka havalesiyle 720,00 €, Bright Spark Electrical Ltd'nin INV-2026-0107 numaralı faturasının ödemesi olarak. Bu faturada kalan bakiye: 0,00 €.
Gerçek sorun çıkaran karışıklıklar
- Teklif ya da proforma üzerinden KDV mahsup etmek. Müşterinin geçerli bir belgesi yoktur ve talep denetlenirse reddedilebilir.
- Teklifler ile faturalar arasında tek numara sırası kullanmak. Reddedilen teklifler fatura numaralandırmanızda boşluk bırakır ve her birini açıklamanız gerekir.
- Kabul edilmemiş bir iş için fatura kesmek. Hiç gerçekleşmeyecek bir satış için KDV yükümlülüğü doğurabilir ve iptal etmek ayrı bir belge gerektirir.
- Kart slipini KDV için makbuz saymak. Yalnızca ödenen tutarı gösteren bir slip KDV'yi belirtmez, dolayısıyla talebi desteklemez.
ERPFlow'da teklif, fatura ve makbuz
Teklifler ve faturalar ERPFlow'da ayrı belgelerdir; her birinin QUO-2026-0031 ve INV-2026-0107 gibi kendi numaralandırması vardır. Faturaya dönüştür bir teklifi yeni bir taslağa kopyalar ve ikisini birbirine bağlar. Teklifi kabul edildi ya da reddedildi olarak elle işaretlersiniz, çünkü müşteriler teklifi çevrimiçi kabul edemez veya imzalayamaz.
ERPFlow'da makbuz belgesi ve proforma yoktur. Ödemeyi kaydettikten sonra makbuz yerine iki şey geçer. Ödenmiş bir faturayı yeniden e-postayla göndermek, faturanın tamamen ödendiğini söyleyen bir satırla gönderir; kısmen ödenmiş bir faturanın PDF'inde Ödendi ve Kalan tutar basılır. Tamamen ödenmiş bir faturanın PDF'inde ödendi damgası basılmaz; bu yüzden müşterinin resmî bir makbuza ihtiyacı varsa yukarıdaki ifadeyi kullanarak bir tane yazın.
Tedarikçilerden aldığınız makbuzlar bir gidere aittir; dosyayı ekleyebilir ya da telefondaysanız fotoğrafını çekebilirsiniz. ERPFlow görüntüdeki rakamları okumaz, bu yüzden onları siz yazarsınız.