Muhasebe hizmetleri için fatura nasıl yazılır

Muhasebe hizmetleri için kesilen fatura, müşterinin tüzel kişiliğinin adını ve kapsanan dönemi belirtir; her sabit ücreti, ek işi ve yansıtma masrafını kendi satırında gösterir ve geçerliyse KDV taşır. Her sabit ücreti hizmet sözleşmesine bağlayın; böylece kimsenin tutarın ne için olduğunu sormasına gerek kalmaz.

Muhasebecinin faturasında neler bulunmalı?

Muhasebecinin faturası önce olağan fatura kurallarını karşılamalı, sonra muhasebe müşterilerinin gerçekten sorduğu soruları yanıtlamalıdır. AB'de KDV Direktifi'nin 226. maddesi gerekli bilgileri belirler ve KDV faturası alanları rehberi bunları tek tek anlatır. Muhasebe işi için ne anlama geldikleri şöyle.

Çözümlü örnek: bir aylık fatura

İşte uydurma bir örnek. Bir defter tutma bürosu, küçük bir şirkete Nisan'da Mart ayının işi için %20 KDV ile fatura kesiyor.

Toplam 672,00 € artı 134,40 € artı 15,00 €'dur. Müşteri on saniyede neyin rutin, neyin ek olduğunu görür ve ek satır, onu kimin kararlaştırdığını söyler. Sorgulanma olasılığı en yüksek satır budur; bu yüzden en çok sözcük onda vardır.

Fatura üzerinde muhasebe işi nasıl tanımlanır?

Muhasebe işini hizmetin, dönemin ve bağlı olduğu anlaşmanın adını vererek tanımlayın. "Profesyonel hizmetler: 2.400 €" müşterinin hakkında aradığı satırdır.

Bu ifade yıl sonu ücreti için yeter:

Yasal hesapların ve kurumlar vergisi beyannamesinin hazırlanması, 31 Aralık 2025'te sona eren yıl. 12 Ocak 2026 tarihli hizmet sözleşmesi uyarınca sabit ücret.

Birbiriyle örtüşen açıklamalara dikkat edin. ICAEW'nin ücret bilgisi rehberi, "hesapların hazırlanması" için ödeme yapan, sonra aynı dönem için "hesapların kesinleştirilmesi" gören ve iki kez ücretlendirildiği sonucuna varan bir müşteri örneği verir. İki fatura aynı döneme değiyorsa ikincisinin neyinin farklı olduğunu söyleyin.

ICAEW üyeleri ayrıca müşteri isterse, müşterinin ücretin nasıl hesaplandığını anlayabileceği ayrıntıda bir ücret dökümü sağlamak zorundadır. Açık satırlar bu talebi daha az olası ve geldiğinde yanıtlamayı daha kolay kılar.

Muhasebecinin faturasında hangi masraflar yansıtma masrafıdır?

Bir masraf, KDV bakımından yalnızca müşterinizin vekili olarak ödediyseniz ve kesin tutarı yansıtıyorsanız yansıtma masrafıdır; bu, çoğu büronun varsaydığından daha dar bir testtir. HMRC KDV Bildirimi 700, bölüm 25 koşulları sayar ve AB dayanağı KDV Direktifi'nin 79. maddesidir.

• Uyması olası: müşterinin borçlu olduğu, yetkisiyle sizin adınıza ödediğiniz ve maliyetiyle yansıttığınız bir dosyalama harcı.
• Uymaması olası: kendi yol, posta ve telefon masraflarınız. HMRC bu testin genellikle bunları dışarıda bıraktığını söyler. Bunlar ücretinizin parçası olarak, KDV'siyle geçer.
• Önce kontrol edin: sizde bulunan ve yansıttığınız bir yazılım aboneliği. Tedarikçi size fatura kesiyorsa bu genellikle kendi sunduğunuz hizmetin parçası olduğuna işaret eder.

Müşteriye yansıtılan masraflarda ve yansıtma kalemlerinde KDV rehberi testi tam olarak ele alır. Emin değilseniz bir masrafı hariç tutmadan önce sorun, çünkü hak kazanmayan bir masrafı KDV hesabının dışında bırakmak, faturanızda bir KDV hatasıdır.

Başka ülkedeki bir muhasebe müşterisine nasıl fatura kesersiniz?

Başka bir AB ülkesindeki muhasebe müşterisine, müşteri bir işletmeyse genellikle tersine yükümlülük kapsamında KDV'siz fatura kesilir. Bir işletmeye verilen hizmetler genellikle müşterinin yerleşik olduğu yerde sunulmuş sayılır (44. madde), KDV'yi müşteri hesaplar (196. madde) ve faturanız "Reverse charge" demelidir (226(11a) maddesi).

Bireysel müşteriler farklıdır. Muhasebecilerin AB dışında yaşayan bir gerçek kişiye verdiği hizmetler, o kişinin yaşadığı yerde sunulmuş sayılır (59(c) maddesi). AB'deki müşterilere fatura kesme ve tersine yükümlülük ifadesi rehberleri bunu daha ileri götürür.

Muhasebe faturalarının sorgulanmasına yol açan hatalar

• Şirket yerine yöneticiye hitap etmek. O zaman şirket, başkasının adına kesilmiş bir fatura tutar.
• Bir grup için tek fatura. Her tüzel kişinin kendi faturası gerekir; yoksa hiçbiri maliyeti kendi defterine bağlayamaz.
• Fatura izi olmayan hesaba mahsuben ödemeler. ICAEW, daimi ödeme talimatlarının müşterilerin ödemelerin her şeyi karşıladığını varsaymasına yol açabileceği konusunda uyarır. Neyi karşıladıklarını söyleyin ve ücretleri ödemelerle mutabık kılmaya hazır olun.
• Dayanağı belirtilmemiş ekler. "Ek iş: 400 €" bir anlaşmazlığı davet eder. Tarih ve e-posta bunu çözer.
• Dönemi olmayan sabit ücret. "Aylık ücret" herhangi bir ay olabilir. Adını verin.

Ücretin neyi kapsadığı hizmet sözleşmenizin ücret bölümüne aittir; faturanın yalnızca ona geri işaret etmesi yeter.

ERPFlow'da muhasebe müşterilerine fatura kesmek

ERPFlow müşterilerinizin defterlerini değil, büroyu yürütür. Muhasebe ve defter tutma büroları sayfası bu çizginin nerede durduğunu anlatır: çift taraflı defter, banka akışı ya da yasal beyan yok.

• Ücretler: her birini fiyatıyla bir hizmet olarak kurun. Satırda seçin, sonra dönemi ve sözleşmenin tarihini eklemek için açıklamanın üzerine yazın.
• Faturalar: bir fatura satır başına vergi oranı alır, müşterinin dilinde basılır ve müşterinin bilgileri dahil kesildiğinde dondurulur. Sipariş numarası alanı müşterinin satın alma siparişini tutar ve Notlar PDF'te yazdırılır.
• Aylık ücretler: yinelenen bir fatura bunları programa göre faturalar; her çalıştırmada satırlar aynıdır. Kesmeden önce ay ya da bir ek eklemek istiyorsanız Taslak oluştur'u seçin. Keser, hiçbir zaman tahsil etmez; bu yüzden ödemeler elle girilir.
• KDV: tersine yükümlülük türü dahil kendi vergi oranlarınızı kurar ve satır başına birini seçersiniz. ERPFlow müşterinin ülkesine göre oran seçmez veya KDV numaralarını VIES'te kontrol etmez; bu yüzden vergi idarenizin istediği ifade için PDF'i okuyun ve eksik olanı Notlar'a ekleyin.

İade faturası belgesi yoktur. Kesilmiş bir fatura İptal olarak işaretle ve Çoğalt ile düzeltilir; bu size düzeltip yeni bir numarayla kesebileceğiniz yeni bir taslak verir.