Son güncelleme: 6 Kasım 2026
Faturalamayı destekleyen bir danışmanlık zaman takibi akışının dört aşaması vardır: iş başlamadan önce her hizmet için bir kod açın, süreyi günlük olarak müşterinin okuyabileceği cümlelerle kaydedin, her faturadan önce bir taslak hesabı gözden geçirin ve her ay faturalanan, değeri düşürülen ve faturalanmamış saatleri mutabık hale getirin. Bir tablo dördünü de yürütebilir.
Danışmanlığı faturalamak çoğu saatlik işten daha zordur, çünkü müşteri ayrıntıyı okur. "Araştırma, 6 saat" gören bir mali işler direktörü neyin araştırıldığını soracaktır ve daha iyi bir kaydı olmayan danışman ancak tahmin edebilir ya da satırda indirim yapabilir.
Bir danışman her zaman bloğu için neleri kaydetmeli?
Bir danışmanın süre kaydında tarih, kişi, hizmet kodu, aşama, saat, faturalanabilir işareti ve yapılanı söyleyen okunabilir bir cümle bulunmalıdır.
| Alan | Örnek | Faturalama neden ihtiyaç duyar |
|---|---|---|
| Tarih | 14 Nisan | Müşterinin kaydı bir toplantı veya teslimatla eşleştirmesini sağlar |
| Kişi | Kıdemli danışman | Ücreti belirler |
| Hizmet ve aşama | NORD-2026-01, Keşif | Saatleri doğru faturaya ve bütçeye koyar |
| Saat | 3,5 | Hizmet sözleşmenizin belirttiği faturalama artışında |
| Faturalanabilir | Evet | Dahili süreyi faturalamadan görünür tutar |
| Açıklama | Aşağıya bakın | Müşterinin sorgulayacağı kısım |
Süre kaydetmeden önce bir danışmanlık hizmetini nasıl kurarsınız?
Bir danışmanlık hizmetini, ilk saat kaydedilmeden önce faturalama koşullarını hizmet sözleşmesinden tek bir sayfaya kopyalayarak kurarsınız. Faturalama esası, süre kaydının ne işe yaradığını belirler.
| Faturalama esası | Süre kaydı ne yapar | Dikkat edilecek |
|---|---|---|
| Süre ve malzeme | Her faturanın arkasındaki kanıttır | Açıklamaların kalitesi |
| Tavanlı süre ve malzeme | Kanıt ve ayrıca erken uyarı | Tavana kalan saatler. Tavana varmadan müşteriyi uyarın |
| Sabit ücret | Yalnızca dahilidir. Müşteri görmez | Aşama aşama bütçelenen saate karşı gerçekleşen saat |
| Aylık sabit ücret (retainer) | Ayın ücretinin neyi karşıladığını gösterir | Kota ve devir koşulları |
Hâlâ bunlar arasında seçim yapıyorsanız, danışmanlar için saatlik ve aylık sabit ücretli faturalama rehberi bunları karşılaştırır.
Her hizmete bir proje numaralandırma sisteminden kendi kodunu verin ve yalnızca gerçekten raporlayacağınız aşamaları oluşturun. Her kıdem için ücreti, faturalama gününü ve yol süresinin faturalanıp faturalanmadığını not edin. Altı ay sonra bir soru geldiğinde bu sayfa sözleşmeyi yeniden okumaktan sizi kurtarır.
Müşterinin sorgulamayacağı süre kayıtlarını nasıl yazarsınız?
Her süre kaydını ne yaptığınızı, neye yaptığınızı ve ne için olduğunu yazarak kaleme alın. Bir cümle yeter.
| Belirsiz kayıt | Müşterinin onaylayabileceği kayıt |
|---|---|
| Araştırma | Üç ERP kısa listesini 3 Nisan'da kararlaştırılan gereksinimlere göre karşılaştırdı |
| Toplantı | Yönlendirme grubu toplantısı: devreye alma sırası ve iki açık risk üzerinde anlaşıldı |
| Rapor çalışması | Perşembe günkü gözden geçirme için seçenekler raporunun 2. ve 3. bölümlerini taslak olarak yazdı |
| İdari | Faturalamayın. Dahili bir koda kaydedin |
İki alışkanlık, ifadeden daha önemlidir. Aynı gün kaydedin; çünkü bir hafta sonra yazılan kayıt "Araştırma"ya dönüşür. Ve bir işi bir kayıtta tutun: birkaç işin tek toplamda toplanması blok faturalama diye bilinir ve müşteri her işin neye mal olduğunu göremez. Bazı kurumsal müşterilerin faturalama kılavuzları bunu açıkça reddeder.
Fatura öncesi gözden geçirme nedir ve neleri kontrol edersiniz?
Fatura öncesi gözden geçirme, taslak hesabın kontrolüdür: bir hizmetteki faturalanmamış her kaydın, fatura çıkmadan önce müşteriden sorumlu kişi tarafından okunması. Hataları düzeltmek hâlâ ücretsizken yakalar, çünkü kesilmiş bir fatura yalnızca başka bir belgeyle düzeltilebilir.
- Kod: her kayıt doğru hizmette ve aşamada mı?
- Açıklama: onu müşteriye yüksek sesle okumaktan çekinmez miydiniz?
- Mükerrerlik: iki kişi tek toplantıya katıldıysa, sözleşme ikisinin de ücret almasına izin veriyor mu?
- Yeniden işleme: kendi hatanızdan doğan süre düşülür.
- Tavan: güncel toplam tavanın içinde mi kalıyor?
- Ek kapsam: sözleşmenin dışındaki her şey için yazılı onay var mı?
Faturalamamaya karar verdiğiniz her şey bir değer düşümüdür. Bunu kaydı silmek yerine bir gerekçeyle kaydedin, yoksa ne kadar iş verdiğinizi gözden kaçırırsınız.
Çalışılmış örnek: bir ay, zaman kaydından faturaya
Aşağıdaki örnek uydurmadır. İki kişilik bir danışmanlık şirketi kıdemli danışmanı saati 140 €'dan, analisti 85 €'dan faturalıyor; bu, NORD-2026-01 hizmetinin Nisan ayı için fatura öncesi gözden geçirmesidir.
| Kişi | İş | Kaydedilen | Değeri düşürülen | Faturalanan | Ücret | Net |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kıdemli | Keşif çalıştayları | 14,0 | 0 | 14,0 | 140 € | 1.960 € |
| Kıdemli | Yönlendirme raporu | 9,5 | 1,5 | 8,0 | 140 € | 1.120 € |
| Analist | Süreç haritalama | 31,0 | 0 | 31,0 | 85 € | 2.635 € |
| Analist | Hatamız sonrası yeniden yapılan veri temizliği | 6,0 | 6,0 | 0 | 85 € | 0 € |
| Toplam | 60,5 | 7,5 | 53,0 | 5.715 € |
Şimdi mutabakat yapın. Kaydedilen 60,5 saat, faturalanan 53,0 artı değeri düşürülen 7,5'e eşittir; geriye bir şey kalmaz. Bir ay sıfıra kapanmıyorsa kalan, faturalanmamış iştir ve bir WIP raporuna aittir.
Standart ücretlerle ayın değeri 6.435 € idi: 23,5 kıdemli saat ve 37 analist saati. Fatura 5.715 €; yani 720 € verilmiş oldu ve standart değerin %88,8'ini faturaladınız. Bunun bir ayı çok az şey ifade eder. Tek müşteride bir yıllık bu durum bir fiyatlandırma konuşmasıdır.
Sözleşme bir tane vaat ediyorsa kayıt kayıt liste eklenerek, fatura satırı şu kadar kısa olabilir:
Süreç haritalama, Keşif aşaması, NORD-2026-01, 1-30 Nisan: saati 85,00 € ile 31,0 saat
Faturanın kendisinde ne kadar ayrıntı gösterileceğini faturalanabilir saatleri faturaya dönüştürme rehberi anlatır.
ERPFlow'da bir danışmanlık hizmetini yürütme
ERPFlow'da bugün zamanlayıcı veya puantaj yoktur. Takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil zaman takibi yakında geliyor. Şimdilik günlük kayıt ve fatura öncesi gözden geçirme bir tabloda veya ayrı bir süre aracında durur. ERPFlow'da ayrıca süre onayı veya kişi bazında süre raporu yoktur ve bir projenin ücreti, tavanı veya bütçesi yoktur.
ERPFlow bir danışmanlık işletmesinin evrak işinin geri kalanını kapsar:
- Teklif: kalemli bir teklif olarak yazın, faturalama anı geldiğinde Faturaya dönüştür'ü kullanın. İki belge bağlı kalır. Müşteriler çevrimiçi kabul edemez; teklifi kabul edildi diye kendiniz işaretlersiniz.
- Hizmet: bir proje, müşteriye bağlı bir panodur; kartlar atananları, son tarihleri, dosyaları, yorumları ve saat ile dakika olarak girilen harcanan süreyi taşır. Bu süreler proje ve müşteri başına toplanır. Her kart tarihsiz tek bir rakam tutar ve fatura satırlarına dönüşmez.
- Ücretler: her kıdem için, birimi saat ve saat ücretiyle bir hizmet oluşturun. Faturada hizmeti seçin ve miktarı kaydınızdan yazın. Bir satır indirim % taşıyabilir ve müşterinin satın alma siparişi Sipariş numarası'na yazılır.