แม่แบบใบเบิกค่าไมล์สำหรับบริษัทโปรเจกต์

แม่แบบใบเบิกค่าไมล์ต้องมีหนึ่งแถวต่อการเดินทางหนึ่งครั้ง คือวันที่ ต้นทาง ปลายทาง วัตถุประสงค์ รหัสโปรเจกต์ ไมล์ทางธุรกิจ อัตรา และจำนวนเงิน เพิ่มพนักงาน รถ และไมล์ที่เบิกไปแล้วในปีภาษีนี้ ในสหราชอาณาจักร อัตราที่ HMRC อนุมัติสำหรับรถยนต์คือ 55p ต่อไมล์สำหรับ 10,000 ไมล์ทางธุรกิจแรกในปี 2026 ถึง 2027 จากนั้น 25p

แม่แบบใบเบิกค่าไมล์ที่คัดลอกไปใช้ได้

แม่แบบใบเบิกค่าไมล์นี้มีส่วนหัวสั้นๆ และหนึ่งแถวต่อการเดินทาง ยอดไมล์สะสมในส่วนหัวคือช่องที่แม่แบบส่วนใหญ่ตกไป และเป็นวิธีที่คุณรู้ว่าอัตราลดเมื่อไร ตัวอย่างสมมติสำหรับพนักงานของบริษัทโปรเจกต์ในสหราชอาณาจักร

คอลัมน์โปรเจกต์มีประโยชน์ตอนเรียกเก็บเงิน Riverside รวม 62 ไมล์และ £34.10 ซึ่งคือสิ่งที่คุณเรียกเก็บคืนจากลูกค้ารายนั้นถ้าสัญญาอนุญาต ในสเปรดชีต จำนวนเงินคือไมล์คูณอัตรา และยอดสะสมคือตัวเลขเดือนก่อนบวกไมล์ของใบเบิกนี้

อัตราค่าไมล์ปัจจุบันคือเท่าไร?

อัตราปัจจุบันของสหราชอาณาจักรอยู่ในตารางด้านล่าง และแม่แบบใดที่ยังแสดง 45p สำหรับรถยนต์ถือว่าล้าสมัย อัตราช่วงแรกเป็น 45p มา 15 ปีและเพิ่มเป็น 55p มีผลตั้งแต่ 6 เมษายน 2026 รัฐบาลแถลงว่าจะทบทวนอัตราสำหรับปีต่อๆ ไป จึงตรวจอีกครั้งก่อนทุก 6 เมษายน

นี่คืออัตราที่ HMRC เผยแพร่ และใช้กับรถของพนักงานเอง รถบริษัทใช้advisory fuel rates แยกต่างหาก ซึ่ง HMRC ทบทวนทุกไตรมาส

ในสหรัฐอเมริกา อัตราธุรกิจมาตรฐานของ IRS เปลี่ยนกลางปี คือ 72.5 เซ็นต์ต่อไมล์ตั้งแต่ 1 มกราคมถึง 30 มิถุนายน 2026 และ 76 เซ็นต์ตั้งแต่ 1 กรกฎาคมถึง 31 ธันวาคม 2026 ใบเบิกที่ข้ามวันนั้นต้องใช้ทั้งสองอัตรา

ที่อื่น อัตราและกฎกำหนดโดยแต่ละประเทศ และบางประเทศไม่มีตัวเลขที่อนุมัติเลย จึงใช้ตัวเลขของหน่วยงานภาษีของคุณเอง เปลี่ยนคอลัมน์อัตรา แม่แบบก็ยังใช้ได้

อัตราสองระดับของ HMRC ทำงานตลอดปีอย่างไร?

อัตราสองระดับของ HMRC ใช้ต่อพนักงานต่อปีภาษี คือ 10,000 ไมล์ทางธุรกิจแรกนับจาก 6 เมษายนที่ 55p และส่วนที่เกินที่ 25p HMRC รวมไมล์ของทุกคันที่พนักงานใช้ในปีนั้น

ตัวอย่างสมมติ พนักงานขับ 11,200 ไมล์ทางธุรกิจในหนึ่งปี จำนวนที่อนุมัติคือ 10,000 × 55p = £5,500 บวก 1,200 × 25p = £300 รวม £5,800 สิ่งที่เกิดต่อไปขึ้นกับว่าบริษัทจ่ายเท่าไร

บริษัทที่ลืมช่วงที่สองไปจบที่แถวสุดท้ายโดยไม่รู้ตัว นั่นคือความผิดพลาดที่ยอดสะสมป้องกันได้

National Insurance ทำงานต่างออกไป มาตรการของ HMRCกำหนดจำนวนที่ไม่นับเป็นรายได้ Class 1 ที่ 55p ต่อไมล์คงที่ ไม่มีช่วงล่าง ดังนั้นในแถวสุดท้าย £360 ต้องเสียภาษี แต่ไม่ต้องเสีย National Insurance Class 1 ตามเกณฑ์นั้น ตรวจกับผู้ให้บริการเงินเดือนของคุณ โดยเฉพาะถ้าคุณจ่ายเงินช่วยเหลือค่ารถด้วย เพราะนับรวมในขีดจำกัดเดียวกัน

การเดินทางแบบไหนใส่ในใบเบิกค่าไมล์ได้?

การเดินทางทางธุรกิจใส่ในใบเบิกค่าไมล์ได้ และการเดินทางไปกลับที่ทำงานตามปกติไม่ได้ ในงานโปรเจกต์ คำถามมักเป็นว่าหน้างานนับเป็นสถานที่ทำงานชั่วคราวไหม ซึ่ง HMRC อธิบายไว้ในเล่ม 490

แถว 24 เดือนสำคัญกับบริษัทที่ทำงานหน้างาน รวมถึงงานก่อสร้าง การทดสอบของ HMRC ดูที่ความคาดหวัง โปรเจกต์ที่วางแผนไว้ 18 เดือนและขยายเป็น 30 เป็นชั่วคราวจนถึงวันที่ขยาย และถาวรหลังจากนั้น จดวันที่นั้นไว้ในแฟ้มโปรเจกต์ เพราะการขับรถเส้นเดิมเลิกเบิกได้ตั้งแต่ตอนนั้น

นโยบายของคุณเองเข้มกว่ากฎภาษีได้ บางบริษัทหักการเดินทางไปกลับปกติจากทุกการเดินทางจากบ้านไปหน้างานเพื่อความง่าย และนโยบายการเบิกค่าใช้จ่ายคือที่ที่จะบอกเรื่องนี้ การเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับเวลาเดินทางเป็นอีกคำถามหนึ่ง ครอบคลุมในการเรียกเก็บค่าเวลาเดินทาง

บริษัทขอคืน VAT จากค่าไมล์ได้ไหม?

บริษัทในสหราชอาณาจักรที่จดทะเบียน VAT ขอคืน VAT ได้เฉพาะส่วนค่าน้ำมันของเงินช่วยเหลือค่าไมล์ ไม่ใช่ทั้งจำนวน VAT Notice 700/64 ให้คูณส่วนค่าน้ำมันด้วย VAT fraction และเงินช่วยเหลือต้องอิงไมล์ที่ขับจริง

ตัวอย่างสมมติโดยใช้ 150 ไมล์ข้างบน สมมติค่าน้ำมัน 14p ต่อไมล์ ส่วนค่าน้ำมันคือ 150 × 14p = £21.00 VAT fraction ที่ 20% คือ 1/6 VAT ที่ขอคืนจึงเป็น £3.50 ตกลงกับผู้ทำบัญชีว่าจะตั้งตัวเลขค่าน้ำมันอย่างไร

Notice ยังระบุบันทึกที่ต้องเก็บสำหรับพนักงานแต่ละคน ได้แก่ไมล์ที่เดินทาง ว่าการเดินทางเป็นทั้งธุรกิจและส่วนตัวหรือไม่ ขนาดความจุกระบอกสูบของรถ อัตราเงินช่วยเหลือ และ VAT ที่ขอคืน และต้องมีใบกำกับค่าน้ำมัน เว้นแต่ซื้อน้ำมันด้วยบัตรที่คุณให้ จึงเพิ่มขนาดเครื่องยนต์ในส่วนหัวของแม่แบบ และขอให้คนขับเก็บใบเสร็จค่าน้ำมันถ้าคุณวางแผนจะขอคืน

บันทึกใบเบิกค่าไมล์ใน ERPFlow

ERPFlow ไม่มีการติดตามระยะทาง ใบเบิกของพนักงาน หรือการจ่ายคืน แม่แบบข้างบนจึงยังอยู่ในสเปรดชีต และยอดไมล์สะสมก็เช่นกัน

เมื่อคุณจ่ายใบเบิก ให้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในหมวดหมู่ของคุณเอง เช่น ค่าไมล์ และแนบชีตที่ลงนามแล้ว ค่าใช้จ่ายไม่เชื่อมกับลูกค้าหรืองาน ERPFlow จึงไม่รวมค่าไมล์ตามโปรเจกต์ คอลัมน์โปรเจกต์บนชีตของคุณทำหน้าที่นั้น

การเรียกเก็บค่าไมล์คืนจากลูกค้า ให้เพิ่มลงในใบแจ้งหนี้เป็นรายการที่มีไมล์เป็นจำนวนและอัตราของคุณเป็นราคา ถ้าทำบ่อยบริการที่ตั้งชื่อไว้และกำหนดราคาแล้วช่วยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ