นโยบายการเบิกค่าใช้จ่ายสำหรับบริษัทโปรเจกต์ขนาดเล็ก

นโยบายการเบิกค่าใช้จ่ายของบริษัทโปรเจกต์ขนาดเล็กระบุว่าพนักงานเบิกอะไรได้ อะไรต้องขออนุมัติก่อน ต้องแนบหลักฐานอะไร เบิกภายในกี่วัน และต้นทุนไปถึงลูกค้าอย่างไร หนึ่งหน้าก็พอ ข้อความด้านล่างพร้อมคัดลอก ตั้งขีดจำกัดของคุณเอง และตรวจข้อเรื่องภาษีกับผู้ทำบัญชีของคุณ

ตัวอย่างนโยบายการเบิกค่าใช้จ่ายที่คัดลอกไปใช้ได้

นโยบายการเบิกค่าใช้จ่ายนี้เขียนสำหรับบริษัทสมมติ ตัวเลขในวงเล็บเป็นตัวอย่างให้แทนด้วยของคุณเอง ไม่ใช่จำนวนที่แนะนำ

1. หลักการ เราจ่ายคืนต้นทุนที่สมเหตุสมผลซึ่งคุณจ่ายเองระหว่างทำงานให้ [บริษัท] คุณไม่ควรได้ดีขึ้นหรือแย่ลง

2. ขอก่อน ขออนุมัติจากหัวหน้าโปรเจกต์ก่อนการเดินทางค้างคืนทุกครั้ง และก่อนใช้จ่ายเกิน [€100] ต่อหนึ่งรายการ

3. ใบเสร็จ แนบใบเสร็จทุกรายการ สลิปบัตรไม่พอ เพราะไม่แสดงว่าซื้ออะไรหรือ VAT เท่าไร สำหรับรายการเกิน [€100] ขอใบกำกับ VAT ในนามบริษัท ถ้าทำใบเสร็จหาย ให้ระบุไว้ในใบเบิก และ [ชื่อ] จะตัดสิน

4. รหัสโปรเจกต์ ใส่รหัสโปรเจกต์ในต้นทุนโปรเจกต์ทุกรายการ และทำเครื่องหมายว่าเรียกเก็บคืนจากลูกค้าได้หรือไม่

5. กำหนดส่ง ส่งใบเบิกภายในวันที่ [5] ของเดือนถัดไป เราอาจปฏิเสธรายการที่เก่ากว่า [สามเดือน]

6. การอนุมัติ หัวหน้าโปรเจกต์หรือผู้จัดการโดยตรงของคุณอนุมัติใบเบิก ไม่มีใครอนุมัติของตัวเอง ใบเบิกของกรรมการส่งไปที่ [กรรมการอีกคนหรือผู้ทำบัญชี]

7. การจ่ายเงิน เราจ่ายใบเบิกที่อนุมัติแล้วด้วยการโอนเงินภายใน [10] วันทำการ ไม่ขึ้นกับว่าลูกค้าชำระเงินเราแล้วหรือยัง

8. บัตรบริษัท การใช้จ่ายด้วยบัตรบริษัทต้องมีใบเสร็จและรหัสโปรเจกต์เช่นเดียวกัน ภายในกำหนดเดียวกัน

9. ใบเบิกเท็จ ใบเบิกที่เท็จโดยเจตนาเป็นเรื่องทางวินัย ความผิดพลาดโดยสุจริตแค่แก้ไข

จากนั้นเพิ่มตารางว่าเบิกอะไรได้ เพราะเป็นส่วนที่พนักงานจะเปิดดูจริง

ใบเบิกค่าใช้จ่ายที่กรอกแล้วหน้าตาเป็นอย่างไร?

ใบเบิกค่าใช้จ่ายที่กรอกแล้วแสดงแต่ละรายการพร้อมรหัสโปรเจกต์ ว่าเรียกเก็บคืนได้หรือไม่ และแยกยอดสุทธิ VAT และยอดรวม ตัวอย่างสมมติที่ VAT 20% โดยตั๋วรถไฟไม่มี VAT

ฟอร์มนี้ให้ตัวเลขสามตัวที่ต่างกัน

• พนักงานได้รับคืน €252.00 ซึ่งเป็นยอดรวมที่เขาจ่ายจริง
• ต้นทุนของบริษัทคือ €218.00 ถ้าบริษัทขอคืน VAT €34.00 ได้
• เรียกเก็บคืนจากลูกค้า €158.00 สุทธิ (€48 + €110) บวก VAT ถ้ามีผลกับการเรียกเก็บคืน อีก €60.00 เป็นต้นทุนของบริษัทเอง

ความผิดพลาดที่ต้องหลีกเลี่ยงคือเรียกเก็บค่าโรงแรมคืนที่ €132 แล้วบวก VAT เพราะนั่นคิด VAT ซ้อน VAT กับลูกค้า วิธีคิดภาษีของการเรียกเก็บคืนขึ้นอยู่กับว่าเป็นเงินที่จ่ายแทนหรือเป็นส่วนหนึ่งของบริการของคุณเอง คู่มือเรื่องการออกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้และVAT ของค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้อธิบายทั้งสองแบบ

บริษัทต้องมีอะไรจึงขอคืน VAT ของค่าใช้จ่ายพนักงานได้?

บริษัทโดยทั่วไปต้องมีใบกำกับ VAT หรือใบเสร็จที่ถูกต้องสำหรับต้นทุนทางธุรกิจที่แท้จริงจึงขอคืน VAT ของค่าใช้จ่ายพนักงานได้ และบางประเภทถูกห้ามไม่ว่าเอกสารจะเป็นอย่างไร

• ในสหภาพยุโรป มาตรา 178(a) ของ VAT Directive กำหนดให้การมีใบกำกับที่ถูกต้องเป็นเงื่อนไขของการหัก VAT และมาตรา 176 ตัดการใช้จ่ายที่ไม่ใช่ธุรกิจโดยแท้ เช่นของฟุ่มเฟือย ความบันเทิง หรือการเลี้ยงรับรอง รัฐสมาชิกใช้ข้อจำกัดของตัวเองเพิ่ม สิ่งที่ถูกห้ามจึงต่างกันตามประเทศ
• ในสหราชอาณาจักร ผู้ขายออกใบกำกับ VAT แบบย่อสำหรับการส่งมอบ £250 หรือน้อยกว่าได้ ใบเสร็จจากเครื่องคิดเงินที่แสดงชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ของผู้ขาย วันที่ คำอธิบาย ยอดรวม และอัตรา VAT อาจใช้ได้ VAT ของการเลี้ยงรับรองทางธุรกิจโดยทั่วไปถูกห้าม โดยมีข้อยกเว้นสำหรับลูกค้าต่างประเทศ การเลี้ยงพนักงานของคุณเองถือต่างออกไป

ในทางปฏิบัติ ให้ถือการเลี้ยงรับรองลูกค้าเป็นต้นทุนที่รวม VAT ไว้แล้ว เว้นแต่ผู้ทำบัญชีบอกเป็นอย่างอื่น นั่นคือเหตุผลที่นโยบายขอชื่อผู้เข้าร่วมนอกเหนือจากใบเสร็จ

ค่าใช้จ่ายที่จ่ายคืนต้องเสียภาษีสำหรับพนักงานไหม?

ค่าใช้จ่ายที่จ่ายคืนโดยทั่วไปไม่ต้องเสียภาษีเมื่อเป็นการจ่ายคืนต้นทุนทางธุรกิจที่แท้จริง แต่กฎต่างกันตามประเทศ และเข้มขึ้นสำหรับเงินช่วยเหลือที่จ่ายโดยไม่มีหลักฐานการใช้จ่าย

ในสหราชอาณาจักร การยกเว้นของ HMRC สำหรับค่าใช้จ่ายที่จ่ายหรือจ่ายคืนหมายความว่านายจ้างไม่ต้องรายงานค่าใช้จ่ายที่พนักงานหักได้เต็มจำนวน ไม่ครอบคลุมการจ่ายค่าไมล์สำหรับรถของพนักงานเอง ซึ่งมีอัตราของตัวเอง การจ่ายอัตราคงที่แบบ scale-rate มีเงื่อนไขของตัวเอง จึงถามก่อนจ่าย

ในสหรัฐอเมริกา IRS Publication 463 อธิบาย accountable plan คือค่าใช้จ่ายมีความเชื่อมโยงกับธุรกิจ พนักงานรายงานภายในระยะเวลาอันสมควร และส่วนเกินถูกคืน การรายงานภายใน 60 วันถือว่าสมเหตุสมผล จำนวนเงินนอกกฎเหล่านั้นถือเป็นค่าจ้าง

ที่อื่น ให้ถามผู้ทำบัญชีว่าประเทศของคุณยอมรับเงินช่วยเหลือแบบเหมาจ่ายอะไร ระวังเงินก้อนที่จ่ายทุกเดือน "สำหรับค่าใช้จ่าย" ซึ่งมักต้องอยู่ในสลิปเงินเดือน

ความผิดพลาดเรื่องการเบิกค่าใช้จ่ายข้อไหนทำให้บริษัทเสียเงิน?

ความผิดพลาดเรื่องการเบิกค่าใช้จ่ายที่ทำให้บริษัทเสียเงินส่วนใหญ่เป็นเรื่องเงียบๆ ที่ไม่ปรากฏเป็นข้อผิดพลาด

• ต้นทุนที่เรียกเก็บคืนได้แต่ไม่ได้ทำเครื่องหมาย บิลโรงแรมที่ไม่มีรหัสโปรเจกต์ไม่เคยไปถึงใบแจ้งหนี้ของลูกค้า และบริษัทรับไว้เอง
• ใบเบิกที่เก็บไว้ทั้งไตรมาส ถึงตอนนั้น VAT อาจเป็นของแบบแสดงรายการก่อนหน้า และงานอาจออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว
• อนุมัติเอง ไม่ค่อยเป็นการไม่ซื่อสัตย์ แต่ตัดการตรวจเพียงอย่างเดียวว่ารหัสหรือตัวเลขถูกต้อง
• สลิปบัตรแทนใบเสร็จ พิสูจน์การจ่ายแต่ไม่พิสูจน์ว่าซื้ออะไร ซึ่งไม่รองรับการขอคืน VAT
• เงินทดรองที่ไม่ได้กระทบยอด เงินสดทดรองที่ไม่มีใบเบิกเทียบ เป็นเงินกู้หรือค่าจ้าง และควรรู้ว่าเป็นอย่างไหน

บันทึกใบเบิกค่าใช้จ่ายใน ERPFlow

ERPFlow ไม่มีใบเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงาน ขั้นตอนอนุมัติ หรือการจ่ายคืน แบบฟอร์มใบเบิกและการอนุมัติจึงยังอยู่นอก ERPFlow ในสเปรดชีตหรือบนกระดาษ

เมื่ออนุมัติใบเบิกแล้ว บันทึกแต่ละต้นทุนเป็นค่าใช้จ่ายพร้อมชื่อ จำนวนเงิน หมวดหมู่ ภาษี และผู้จัดจำหน่ายถ้ามี และแนบใบเสร็จ บนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต ถ่ายภาพ แนบรูปภาพได้ในขั้นตอนเดียว ไม่มีการอ่านใบเสร็จ คุณจึงพิมพ์ตัวเลขเอง ยอดรวมของเดือนนี้ เดือนที่แล้ว ปีนี้ และตลอดเวลาอยู่เหนือรายการ

ค่าใช้จ่ายใน ERPFlow ไม่เชื่อมกับลูกค้าหรืองาน จึงไม่แสดงต้นทุนรายโปรเจกต์ ใส่รหัสโปรเจกต์ในชื่อค่าใช้จ่ายเพื่อหาเจออีกครั้ง และเก็บใบเบิกเป็นบันทึกรายงานของคุณ การเรียกเก็บต้นทุนคืนทำโดยเพิ่มเป็นรายการในใบแจ้งหนี้เอง สิทธิ์จัดการค่าใช้จ่ายครอบคลุมทุกค่าใช้จ่าย ไม่ใช่เฉพาะของคนนั้น จึงปลอดภัยที่สุดที่จะให้คนเดียวป้อน