Jak rejestrować czas i materiały do rozliczeń z klientem

Aby rejestrować czas i materiały do rozliczeń z klientem, załóż kartę zlecenia dla każdego zlecenia, zapisuj robociznę według osoby i dnia, każdy materiał z jego kosztem i ceną sprzedaży, a paragony i faktury zakupu trzymaj przy zleceniu. Przy rozliczeniu dodaj robociznę i materiały. Aplikacja pomoże tylko wtedy, gdy zapisze jedno i drugie na miejscu pracy.

Jak wygląda karta zlecenia dla czasu i materiałów?

Karta zlecenia rozliczanego według czasu i materiałów ma dwie tabele, jedną dla robocizny i jedną dla materiałów, pod tym samym numerem zlecenia. Oto wymyślony przykład: firma instalacyjna wymienia kocioł w ramach umowy na czas i materiały, ze stawką 55 € za godzinę dla montera i 30 € dla ucznia.

Robocizna, zlecenie 2026-118

Materiały, zlecenie 2026-118

Materiały kosztowały 1 351,00 €, a sprzedano je za 1 506,20 €. Całe zlecenie składa się tak:

Kolumna Źródło to ta, którą najłatwiej pominąć. Wypełnienie jej danego dnia nic nie kosztuje, a pozwala odpowiedzieć na pytanie „co to za 140 €?” w minutę, a nie przez całe popołudnie. Samą robociznę omawia dokładniej poradnik o zamianie godzin rozliczalnych na fakturę.

Jak nie dopuścić, by materiały wypadły z rachunku?

Materiały wypadają z rachunku gdzieś między ladą hurtowni a biurem, więc zatrzymaj to, zapisując je właśnie tam. Robociznę zwykle się zapisuje, bo ktoś pamięta, że danego dnia pracował. Zawór za 14 € jest zapomniany do piątku.

• Wpisz numer zlecenia przy zakupie. Podaj go sprzedawcy, żeby znalazł się na paragonie albo fakturze.
• Fotografuj każdy paragon tego samego dnia. Nazwij plik numerem zlecenia. Na początek wystarczy wspólny folder na każde zlecenie.
• Zapisuj zużycie ze stanu w aucie. Nie ma na to paragonu, więc jedynym śladem jest notatka. Do typowych pozycji użyj stałego cennika.
• Zamknij zlecenie obchodem. Przed fakturą zapytaj osobę, która wykonała pracę, co jeszcze poszło na zlecenie. Odejmij to, co wróciło do hurtowni.

Czy można doliczyć narzut do materiałów?

Narzut do materiałów można doliczyć, jeśli klient się na to zgodził, a miejscem na tę zgodę jest oferta. Taka klauzula ustala też górny limit:

Robocizna jest rozliczana według stawki 55 € za godzinę dla montera i 30 € za godzinę dla ucznia, zapisywanej na osobę i dzień. Materiały są rozliczane według kosztu plus 20 %, a dla pozycji powyżej 500 € według kosztu plus 10 %. Na życzenie udostępniamy paragony i faktury zakupu. Nie przekroczymy 3 500 € plus VAT bez Twojej pisemnej zgody.

Dwie rzeczy zaskakują ludzi. Narzut 20 % to nie marża 20 %: pozycja za 100 € sprzedana za 120 € zostawia 20 € z 120 €, czyli 16,7 %. A jeśli klientowi obiecano „po kosztach”, rabat handlowy, który zatrzymujesz dla siebie, trudno obronić, więc „koszt” powinien oznaczać to, co faktycznie zapłacono.

Jak VAT dotyczy materiałów w zleceniu rozliczanym według czasu i materiałów?

VAT zwykle dotyczy materiałów w zleceniu na czas i materiały w pełnej cenie sprzedaży, bo są częścią tego, co dostarczasz. Dyrektywa VAT UE włącza do podstawy opodatkowania koszty uboczne obciążające klienta (art. 78). Pomija kwoty zwracane za wydatki poniesione w imieniu i na rachunek klienta (art. 79), czyli prawdziwe wydatki przechodnie (disbursements), a to rzadko dotyczy zakupu zaworu na własny rachunek.

Stawka zależy od Twojego kraju i rodzaju prac, a niektóre usługi budowlane mają stawki obniżone albo odwrotne obciążenie, więc sprawdź lokalne przepisy. Różnicę omawiają poradniki o VAT od wydatków refakturowanych i wydatków przechodnich oraz o fakturowaniu wydatków refakturowanych.

Co powinna potrafić aplikacja do rozliczeń czasu i materiałów?

Aplikacja do rozliczeń czasu i materiałów powinna zapisywać robociznę i materiały na miejscu pracy i zamieniać je w pozycje faktury bez przepisywania. Arkusz i folder ze zdjęciami wystarczą dla jednego czy dwóch aut. Aplikacji szukaj, gdy godziny docierają z opóźnieniem albo paragony giną, a podczas wersji próbnej sprawdź to na prawdziwym zleceniu:

Jak zafakturować zlecenie rozliczane według czasu i materiałów w ERPFlow?

ERPFlow nie jest aplikacją do rejestrowania czasu i materiałów. Nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Nie ma też kart zleceń ani rejestrowania na miejscu pracy, a wydatki nie łączą się z klientami ani zleceniami, więc nie ma kosztu ani marży na zlecenie. Kartę zlecenia trzymaj gdzie indziej.

ERPFlow wchodzi do gry na fakturze, co pasuje do firm z branż usług domowych i usług terenowych, które mają już swoje sumy:

• Robocizna: usługa z jednostką ustawioną na godziny i ceną. Na fakturze wybierz ją i wpisz godziny jako ilość.
• Materiały: produkt ma cenę i stan magazynowy i może znaleźć się na tej samej fakturze co robocizna. Każda pozycja to ilość razy cena, z opcjonalnym rabatem w % i własną stawką podatku. Wystawienie faktury z pozycją produktu zdejmuje tę ilość ze stanu.
• Twoje koszty: wydatki zapisują to, co zapłacono, z kategorią, dostawcą i VAT, a do wydatku można dołączyć paragon. Dają sumy według okresu i dostawcy, nigdy według zlecenia.