Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Przepisy i dane z innych źródeł sprawdzono 6 listopada 2026. Zmieniają się, więc zanim na nich oprzesz decyzję, potwierdź je w źródle.
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Wzór rozliczenia przejazdów potrzebuje jednego wiersza na przejazd: data, początek, cel, powód, kod projektu, mile służbowe, stawka i kwota. Dodaj pracownika, pojazd i mile już rozliczone w tym roku podatkowym. W Wielkiej Brytanii zatwierdzona stawka HMRC dla samochodów to 55p za milę przez pierwsze 10 000 mil służbowych w 2026 do 2027, potem 25p (p to pens, jedna setna funta).
Wzór rozliczenia przejazdów do skopiowania
Ten wzór rozliczenia przejazdów ma krótki nagłówek i jeden wiersz na przejazd. Bieżąca suma mil w nagłówku to pole, które większość wzorów pomija, a dzięki niej wiesz, kiedy stawka spada. Oto wymyślony przykład dla pracownika brytyjskiej firmy projektowej:
| Dane wniosku | |
|---|---|
| Pracownik | [Imię i nazwisko] |
| Pojazd | [Numer rejestracyjny, samochód osobowy lub dostawczy, pojemność silnika] |
| Miesiąc | czerwiec 2026 |
| Mile służbowe w tym roku podatkowym przed tym wnioskiem | 4 310 |
| Mile służbowe w tym roku podatkowym po tym wniosku | 4 460 |
| Zatwierdził i data | [Imię i nazwisko, data] |
| Data | Przejazd | Cel | Projekt | Mile służbowe | Stawka | Kwota |
|---|---|---|---|---|---|---|
| śr 3 cze | Biuro do budowy Riverside i z powrotem | Spotkanie na budowie | P-114 | 38 | 55p | 20,90 £ |
| wt 9 cze | Biuro do klienta w Leeds i z powrotem | Przegląd projektu | P-118 | 72 | 55p | 39,60 £ |
| śr 17 cze | Dom do budowy Riverside do biura | Wizyta odbiorowa | P-114 | 24 | 55p | 13,20 £ |
| śr 24 cze | Biuro do dostawcy i z powrotem | Odbiór próbek | Wewnętrzne | 16 | 55p | 8,80 £ |
| Razem | 150 | 82,50 £ |
Kolumna projektu zarabia na siebie przy fakturowaniu. Riverside to 62 mile i 34,10 £, czyli kwota do zrefakturowania temu klientowi, jeśli pozwala na to umowa. W arkuszu kwota to po prostu mile razy stawka, a bieżąca suma to wartość z zeszłego miesiąca plus mile z tego wniosku.
Jakie są obecne stawki za przejazdy?
Obecne brytyjskie stawki są w tabeli poniżej, a każdy wzór, który nadal pokazuje 45p dla samochodów, jest przestarzały. Stawka z pierwszego progu wynosiła 45p przez 15 lat i wzrosła do 55p z dniem 6 kwietnia 2026 r.. Rząd zapowiedział przegląd stawek na kolejne lata, więc sprawdzaj je przed każdym 6 kwietnia.
| Pojazd | Brytyjska stawka za milę służbową, 2026 do 2027 |
|---|---|
| Samochód osobowy lub dostawczy, pierwsze 10 000 mil | 55p |
| Samochód osobowy lub dostawczy, powyżej 10 000 mil | 25p |
| Motocykl | 24p |
| Rower | 20p |
| Pasażer w samochodzie osobowym lub dostawczym | 5p każdy |
To opublikowane stawki HMRC i dotyczą one własnego pojazdu pracownika. Samochody służbowe korzystają z odrębnych zalecanych stawek za paliwo, które HMRC przegląda co kwartał.
W USA standardowa stawka IRS dla celów służbowych zmieniła się w trakcie roku: 72,5 centa za milę od 1 stycznia do 30 czerwca 2026 r. i 76 centów od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. Wniosek obejmujący tę datę wymaga obu stawek.
Gdzie indziej stawki i zasady ustala się krajowo, a niektóre kraje w ogóle nie mają zatwierdzonej kwoty, więc użyj liczby ze swojego urzędu skarbowego. Zmień kolumnę stawki, a wzór nadal działa.
Jak dwie stawki HMRC działają w ciągu roku?
Dwie stawki HMRC działają dla każdego pracownika w roku podatkowym: pierwsze 10 000 mil służbowych od 6 kwietnia to 55p, a wszystko powyżej to 25p. HMRC sumuje mile ze wszystkich pojazdów, z których pracownik korzysta w danym roku.
Oto wymyślony przykład. Pracownik przejeżdża 11 200 mil służbowych w roku. Zatwierdzona kwota to 10 000 × 55p = 5 500 £, plus 1 200 × 25p = 300 £, czyli 5 800 £. Dalej wszystko zależy od tego, ile płaci firma.
| Firma płaci | Wypłacono razem | W stosunku do 5 800 £ | Wynik |
|---|---|---|---|
| 45p za wszystkie mile | 5 040 £ | 760 £ mniej | Pracownik może wnioskować o ulgę (Mileage Allowance Relief) od 760 £ |
| 55p, potem 25p | 5 800 £ | Równo | Nic do zgłoszenia i brak podatku |
| 55p za wszystkie mile | 6 160 £ | 360 £ więcej | 360 £ zgłasza się na formularzu P11D albo dolicza do wynagrodzenia, z potrąceniem podatku |
Firma, która zapomni o drugim progu, ląduje w ostatnim wierszu, nie wiedząc o tym. Przed tym błędem chroni bieżąca suma.
Ubezpieczenie National Insurance działa inaczej. Rozwiązanie HMRC ustala kwotę wyłączoną z dochodu podlegającego składce Class 1 na stałe 55p za milę, bez niższego progu. W ostatnim wierszu 360 £ podlega więc opodatkowaniu, ale w tym ujęciu nie podlega składce Class 1. Sprawdź to u dostawcy usług płacowych, zwłaszcza jeśli płacisz też dodatek samochodowy, bo wlicza się do tego samego limitu.
Które przejazdy można ująć we wniosku o rozliczenie przejazdów?
We wniosku można ująć przejazdy służbowe, a zwykłego dojazdu do pracy nie. W pracy projektowej pytanie zwykle brzmi, czy budowa jest tymczasowym miejscem pracy, co HMRC wyjaśnia w broszurze 490.
| Przejazd | Rozliczalny w Wielkiej Brytanii? | Dlaczego |
|---|---|---|
| Dom do stałego biura | Nie | Zwykły dojazd do pracy |
| Biuro do klienta lub na budowę i z powrotem | Tak | Podróż służbowa |
| Dom do tymczasowej budowy | Zwykle tak | Miejsce, w którym bywasz przy zadaniu o ograniczonym czasie trwania, jest tymczasowym miejscem pracy |
| Dom do budowy przez 40% lub więcej czasu, w okresie ponad 24 miesięcy | Nie | Uznaje się je za stałe miejsce pracy |
| Prace na budowie przedłużone ponad 24 miesiące | Tylko do przedłużenia | Staje się stałe od daty zmiany oczekiwań |
| Prywatny objazd po drodze | Nie sam objazd | Podróż prywatna |
Wiersz o 24 miesiącach ma znaczenie dla firm pracujących na budowach, w tym w budownictwie. Test HMRC patrzy na to, czego się spodziewano: projekt zaplanowany na 18 miesięcy i przedłużony do 30 jest tymczasowy do daty przedłużenia, a po niej stały. Zapisz tę datę w aktach projektu, bo ta sama jazda przestaje być rozliczalna od tego momentu.
Twoja własna polityka może być surowsza niż przepis podatkowy. Niektóre firmy odejmują zwykły dojazd od każdego przejazdu z domu na budowę, by uprościć sprawę, i polityka rozliczania wydatków pracowniczych to miejsce, by to napisać. Fakturowanie klienta za czas podróży to osobne pytanie, opisane w fakturowaniu czasu podróży.
Czy firma może odliczyć VAT od przejazdów?
Brytyjska firma zarejestrowana jako podatnik VAT może odliczyć VAT tylko od części ryczałtu za przejazdy przypadającej na paliwo, nigdy od całej wypłaty. VAT Notice 700/64 każe pomnożyć element paliwowy przez ułamek VAT, a ryczałt musi się opierać na faktycznie przejechanych milach.
Oto wymyślony rachunek dla 150 mil z powyższego przykładu, przy założeniu kosztu paliwa 14p za milę. Element paliwowy to 150 × 14p = 21,00 £. Ułamek VAT przy 20% to 1/6, więc VAT do odliczenia to 3,50 £. Uzgodnij z księgowym, jak ustalasz kwotę za paliwo.
Notice określa też zapisy, które trzeba prowadzić dla każdego pracownika: przejechane mile, czy przejazd był jednocześnie służbowy i prywatny, pojemność skokowa silnika pojazdu, stawka ryczałtu i odliczony VAT. Potrzebne są też faktury za paliwo, chyba że paliwo kupiono kartą dostarczoną przez firmę. Dodaj więc pojemność silnika do nagłówka wzoru i poproś kierowców o zachowanie paragonów za paliwo, jeśli planujesz odliczenie.
Zapisywanie rozliczeń przejazdów w ERPFlow
ERPFlow nie ma śledzenia przejazdów, wniosków pracowników ani zwrotów, więc powyższy wzór zostaje w arkuszu, podobnie jak bieżąca suma mil.
Gdy wypłacasz wniosek, zapisz go jako wydatek we własnej kategorii, na przykład Przejazdy, i dołącz podpisany arkusz. Wydatek nie jest powiązany z klientem ani zleceniem, więc ERPFlow nie zsumuje przejazdów według projektu. Robi to kolumna projektu w Twoim arkuszu.
Aby zrefakturować przejazdy klientowi, dodaj je do faktury jako pozycję, z milami jako ilością i swoją stawką jako ceną. Jeśli robisz to często, usługa o takiej nazwie, z ustawioną ceną, oszczędza przepisywania.