Polityka rozliczania wydatków pracowniczych w małej firmie projektowej

Polityka rozliczania wydatków w małej firmie projektowej mówi, co pracownicy mogą rozliczyć, co wymaga wcześniejszej zgody, jakie dowody dołączyć, jak szybko składać wnioski i jak koszty trafiają do klienta. Wystarczy jedna strona. Poniższe sformułowania można skopiować. Ustal własne limity i sprawdź kwestie podatkowe z księgowym.

Przykład polityki rozliczania wydatków do skopiowania

Ta polityka rozliczania wydatków została napisana dla wymyślonej firmy. Kwoty w nawiasach to przykłady do zastąpienia własnymi, a nie zalecane wartości.

1. Zasada. Zwracamy rozsądne koszty, które ponosisz osobiście, pracując dla [Firma]. Nie powinno to być dla Ciebie ani zyskiem, ani stratą.

2. Najpierw zapytaj. Uzyskaj zgodę kierownika projektu przed każdym wyjazdem z noclegiem i przed wydaniem więcej niż [100 €] na jedną pozycję.

3. Paragony. Dołącz dowód zakupu do każdej pozycji. Potwierdzenie z terminala nie wystarcza, bo nie pokazuje, co kupiono, ani VAT. Przy wszystkim powyżej [100 €] poproś o fakturę VAT wystawioną na firmę. Jeśli zgubisz dowód, napisz o tym we wniosku, a [imię] zdecyduje.

4. Kody projektów. Wpisz kod projektu przy każdym koszcie projektu i zaznacz, czy można go refakturować klientowi.

5. Termin. Składaj wnioski do [5.] dnia następnego miesiąca. Możemy odrzucić wszystko starsze niż [trzy miesiące].

6. Zatwierdzanie. Twój kierownik projektu lub przełożony zatwierdza Twój wniosek. Nikt nie zatwierdza własnego. Wnioski dyrektorów trafiają do [innego dyrektora lub księgowego].

7. Płatność. Zatwierdzone wnioski wypłacamy przelewem w ciągu [10] dni roboczych. Nie zależy to od tego, czy klient nam zapłacił.

8. Karty firmowe. Wydatki z karty firmowej wymagają tych samych dowodów i kodów projektów, w tym samym terminie.

9. Fałszywe wnioski. Celowo fałszywy wniosek to sprawa dyscyplinarna. Uczciwy błąd po prostu się poprawia.

Potem dodaj tabelę tego, co można rozliczyć, bo to ją pracownicy będą faktycznie sprawdzać:

Jak wygląda przykładowy wniosek o zwrot wydatków?

Przykładowy wniosek pokazuje każdą pozycję z kodem projektu, informacją, czy można ją refakturować, oraz osobno kwotę netto, VAT i razem. Oto wymyślony, przy VAT 20%, z biletem na pociąg bez VAT:

Z tego formularza wychodzą trzy różne liczby:

• Pracownik dostaje zwrot 252,00 €, czyli całość, którą faktycznie wydał.
• Koszt firmy to 218,00 €, jeśli może odliczyć 34,00 € VAT.
• Klient jest refakturowany na 158,00 € netto (48 € + 110 €), plus VAT, jeśli dotyczy refaktury. Pozostałe 60,00 € zostaje kosztem własnym firmy.

Błąd, którego trzeba unikać, to refakturowanie hotelu za 132 € i dodanie VAT, bo to obciąża klienta VAT od VAT. To, jak opodatkowana jest refaktura, zależy od tego, czy jest opłatą poniesioną w imieniu klienta, czy częścią własnej usługi. Poradniki o fakturowaniu wydatków do zwrotu i VAT od wydatków do zwrotu omawiają oba przypadki.

Czego firma potrzebuje, by odliczyć VAT od wydatków pracowniczych?

Aby odliczyć VAT od wydatku pracownika, firma zwykle potrzebuje właściwej faktury VAT lub dowodu zakupu dla rzeczywistego kosztu firmowego, a niektóre kategorie są zablokowane bez względu na dokumenty.

• W UE art. 178 lit. a dyrektywy VAT czyni posiadanie ważnej faktury warunkiem odliczenia VAT, a art. 176 wyłącza wydatki nieściśle firmowe, takie jak luksus, rozrywka czy reprezentacja. Państwa członkowskie stosują własne dodatkowe limity, więc to, co jest zablokowane, zależy od kraju.
• W Wielkiej Brytanii dostawca może wystawić uproszczoną fakturę VAT dla dostaw do 250 £, więc może wystarczyć paragon z nazwą, adresem i numerem VAT dostawcy, datą, opisem, sumą i stawką VAT. VAT od reprezentacji biznesowej jest co do zasady zablokowany, z wyjątkiem klientów zagranicznych. Częstowanie własnych pracowników traktuje się inaczej.

W praktyce traktuj poczęstunek klienta jako koszt zawierający VAT, chyba że księgowy powie inaczej. Dlatego polityka prosi o nazwiska uczestników, nie tylko o paragon.

Czy zwrócone wydatki podlegają opodatkowaniu u pracownika?

Zwrócone wydatki co do zasady nie podlegają opodatkowaniu, gdy zwracają rzeczywisty koszt firmowy, ale przepisy różnią się w zależności od kraju i zaostrzają się przy ryczałtach wypłacanych bez dowodu wydatku.

W Wielkiej Brytanii zwolnienie HMRC dla płaconych lub zwracanych wydatków oznacza, że pracodawca nie musi zgłaszać wydatku, który pracownik mógłby w całości odliczyć. Nie obejmuje płatności za przejazdy własnym pojazdem pracownika, które mają własne stawki. Ryczałtowe płatności według stawek mają własne warunki, więc zapytaj, zanim jakąś wypłacisz.

W USA IRS Publication 463 opisuje plan rozliczalny (accountable plan): wydatek ma związek z działalnością, pracownik rozlicza go w rozsądnym okresie, a nadwyżkę zwraca. Rozliczenie w ciągu 60 dni uznaje się za rozsądne. Kwoty poza tymi zasadami traktuje się jak wynagrodzenie.

Gdzie indziej zapytaj księgowego, jakie ryczałty akceptuje Twój kraj. Uważaj na ryczałt wypłacany co miesiąc „na wydatki”, który zwykle należy do paska wypłaty.

Które błędy w rozliczaniu wydatków kosztują firmę pieniądze?

Błędy w rozliczaniu wydatków, które kosztują firmę pieniądze, to w większości ciche błędy, które nigdy nie wyglądają jak pomyłka.

• Koszty do refakturowania, które nie są oznaczone. Rachunek hotelowy bez kodu projektu nigdy nie trafia na fakturę klienta, a firma po prostu go pochłania.
• Wnioski odkładane przez kwartał. Do tego czasu VAT może należeć do wcześniejszej deklaracji, a zlecenie może być już zafakturowane.
• Samozatwierdzanie. Rzadko jest nieuczciwe. Po prostu usuwa jedyną kontrolę poprawności kodu lub kwoty.
• Potwierdzenia z terminala zamiast paragonów. Dowodzą płatności, ale nie tego, co kupiono, co nie uzasadni odliczenia VAT.
• Nierozliczone zaliczki. Gotówka wydana bez wniosku to albo pożyczka, albo wynagrodzenie, i lepiej wiedzieć które.

Zapisywanie wydatków pracowniczych w ERPFlow

ERPFlow nie ma wniosków pracowników o zwrot wydatków, obiegu zatwierdzania ani zwrotów, więc formularz wniosku i jego zatwierdzanie zostają poza nim, w arkuszu albo na papierze.

Po zatwierdzeniu wniosku zapisz każdy koszt jako wydatek z nazwą, kwotą, kategorią, podatkiem i ewentualnym dostawcą oraz dołącz dowód zakupu. Na telefonie lub tablecie Zrób zdjęcie dołącza jego obraz jednym krokiem. Nie ma odczytywania paragonów, więc liczby wpisujesz ręcznie. Sumy za ten miesiąc, poprzedni miesiąc, ten rok i cały czas są nad listą.

Wydatek w ERPFlow nie jest powiązany z klientem ani zleceniem, więc nie pokaże kosztów według projektów. Wpisz kod projektu w nazwie wydatku, żeby móc go potem znaleźć, i zachowaj formularz wniosku jako swój zapis według zlecenia. Aby refakturować koszt, dodaj go sam jako pozycję na fakturze. Uprawnienie do zarządzania wydatkami obejmuje wszystkie wydatki, a nie tylko własne danej osoby, więc najbezpieczniej zostawić wprowadzanie jednej osobie.