AKB Systems runt klantwerk van eerste offerte tot laatste factuur in één systeem

Het bedrijf

AKB Systems is een zakelijke dienstverlener in Tallinn. Het werk komt binnen als opdrachten van klanten: een verzoek wordt een reeks afgebakende acties, die acties kosten tijd en die tijd wordt factureerbaar werk. De dienst zelf is maar een deel van het werk – elk verzoek moet ook worden vastgelegd, georganiseerd, afgerond en gefactureerd.

Als klantgegevens, documenten, projectnotities en gewerkte uren op verschillende plekken staan, levert zelfs een eenvoudige opdracht administratie op. Het wordt lastiger om te zien wat de klant vroeg, wat er gedaan is, hoe lang het duurde en of alles op de factuur is beland. AKB Systems wilde één praktisch systeem voor het hele proces – zonder langdurig implementatietraject, en zonder administratie toe te voegen om administratie weg te werken.

Aan de slag in 30 minuten

De eerste verrassing was hoe weinig inrichting het vroeg. In ongeveer een halfuur opende het team een account, maakte het de eerste klant aan, stelde het een offerte op en verstuurde die per e-mail, en zette het voor die klant een project op om tijd op te registreren.

Er was geen configuratiefase en geen workflow die uit losse apps aan elkaar geknoopt moest worden. De structuur die het bedrijf nodig had, stond er vanaf het begin: de klant, het commerciële aanbod, het project en het werk dat voor die klant gedaan wordt.

Eén klantrecord

Elke klant heeft één record, en de geschiedenis blijft eraan vastzitten. De pagina van de klant bevat de offertes en facturen die aan de klant zijn verstuurd, de gekoppelde projecten en een tabblad Bijlagen voor de documenten die bij de relatie horen – contracten, ondertekende offertes, correspondentie.

Dat record blijft bruikbaar zolang de relatie duurt: bij het opstellen van de eerste offerte, bij het terugkijken naar eerder werk, bij een nieuw verzoek of bij het bevestigen van wat er is opgeleverd. Niemand hoeft door e-mailthreads of een mappenstructuur te spitten om het te vinden.

Elk verzoek in kaart

Projectbeheer werd al snel een van de waardevolste onderdelen van de opzet. Elk project is een bord dat aan de klant is gekoppeld, en elk verzoek wordt een kaart op dat bord – toegevoegd zodra de klant erom vraagt, doorgeschoven terwijl het werk loopt, en naar een kolom voor afgerond werk verplaatst als het klaar is. Een kaart bevat de beschrijving van het verzoek, de bestanden, een reactiethread en de bestede tijd.

Het resultaat is een werkende geschiedenis van het project: wat de klant vroeg, wat ermee gedaan is, hoe lang het duurde en wat er nog openstaat. Dat telt het zwaarst als een project groeit via veel kleine verzoeken in plaats van één grote oplevering – het bord blijft overzichtelijk, ook als het werk van dag tot dag verandert.

De uren staan al op de kaarten

Tijd wordt geregistreerd waar het werk zit. Bij elk verzoek dat wordt afgehandeld, gaan de bestede uren en minuten op de kaart, en ERPFlow telt ze op – per project in de lijst met Projecten, en over alle projecten van een klant heen op de pagina van die klant.

Dus als het tijd is om te factureren, hoeft niemand de uren te reconstrueren uit agenda's, berichten of geheugen. De afgeronde kaarten en de tijd die erop staat, vormen de basis voor de urenafrekening, die als regel op de factuur komt. De factuur wordt uitgereikt op hetzelfde klantrecord en kan worden gekoppeld aan het project waarvoor gefactureerd wordt – in de zekerheid dat het gedane werk ook echt is vastgelegd.

Een actueel financieel beeld

Offertes en facturen bestaan niet meer als losse bestanden. Een geaccepteerde offerte wordt in één stap omgezet in een conceptfactuur, en elke uitgereikte factuur voedt het Dashboard – de omzet van de maand, wat er openstaat en wat er achterstallig is – en daarnaast de totalen voor omzet en openstaand bedrag op het tabblad Analyse van elke klant.

AKB Systems weet waar het staat zonder te wachten tot iemand een spreadsheet bijwerkt. Het operationele werk en het financiële beeld bewegen samen, en de cijfers zijn er wanneer ze nodig zijn.

Eén systeem voor de hele cyclus

Klantverzoek → projectkaart → geregistreerde tijd → afgerond werk → factuur

Met ERPFlow in dagelijks gebruik houdt AKB Systems zijn documenten op orde, brengt het zijn projecten goed in kaart en heeft het een navolgbaar overzicht van gevraagd, lopend en afgerond werk. Tijd wordt vastgelegd terwijl het werk gebeurt, facturen gaan op tijd de deur uit en het financiële beeld is er zonder extra rapportagewerk.

Voor het bedrijf zit het grootste voordeel niet simpelweg in meer informatie op één plek. Het zit in de wetenschap dat elk klantverzoek een plek heeft, elke afgeronde actie een record, elk besteed uur te herleiden is en elke factuur de deur uit kan zonder onnodige administratie – een structuur die ongeveer 30 minuten kostte om op te zetten, en eenvoudig genoeg bleef om elke dag te gebruiken.