Terakhir diperbarui 6 November 2026
Laporan waktu per tugas menunjukkan berapa jam setiap orang menghabiskan waktu pada tiap jenis pekerjaan dalam bulan tertentu, lengkap dengan totalnya. Anda membuatnya dari baris timesheet yang memuat tanggal, orang, proyek, dan kode tugas, memakai pivot table. Bandingkan beberapa bulan dan Anda melihat ke mana jam-jam itu bergeser.
Seperti apa laporan waktu per tugas?
Laporan waktu per tugas punya tugas sebagai baris, orang sebagai kolom, dan total serta persentase di sebelah kanan. Berikut yang karangan untuk bulan Maret, dari praktik desain beranggota tiga orang dengan satu paruh waktu:
| Tugas | Anna | Ben | Carla | Total | Porsi |
|---|---|---|---|---|---|
| Gambar | 62 | 96 | 60 | 218 | 49,5% |
| Revisi | 24 | 40 | 34 | 98 | 22,3% |
| Proposal | 30 | 0 | 10 | 40 | 9,1% |
| Rapat klien | 18 | 6 | 8 | 32 | 7,3% |
| Administrasi | 14 | 8 | 8 | 30 | 6,8% |
| Kunjungan lokasi | 12 | 10 | 0 | 22 | 5,0% |
| Total | 160 | 160 | 120 | 440 | 100% |
Membaca ke samping menunjukkan siapa mengerjakan apa. Anna memegang tiga perempat proposal dan lebih dari separuh kunjungan lokasi. Membaca ke bawah menunjukkan bagaimana bulan seseorang dihabiskan. Ben menghabiskan seperempat bulannya untuk revisi.
Pekerjaan yang berbeda membutuhkan potongan berbeda dari data yang sama, jadi jangan campur laporan ini dengan jam anggaran vs jam aktual, yang membandingkan jam terhadap rencana pekerjaan, atau dengan utilisasi, yang mengukur porsi yang dapat ditagih.
Bagaimana membaca waktu per tugas bulan demi bulan?
Untuk membaca waktu per tugas bulan demi bulan, taruh porsi setiap tugas dalam satu baris dan carilah tren yang stabil, bukan satu bulan yang janggal. Porsi mengoreksi bulan dengan jam lebih banyak atau lebih sedikit, yang tidak dilakukan jam mentah.
Berikut praktik karangan yang sama, mengikuti satu tugas selama empat bulan:
| Jan | Feb | Mar | Apr | |
|---|---|---|---|---|
| Total jam | 430 | 410 | 440 | 420 |
| Revisi, jam | 52 | 61 | 98 | 109 |
| Revisi, porsi | 12,1% | 14,9% | 22,3% | 26,0% |
Revisi telah lebih dari dua kali lipat sementara total jam tetap datar. 109 jam pada April lebih banyak 57 daripada 52 pada Januari. Pada biaya internal karangan €60 per jam, itu €3.420 biaya tambahan dalam satu bulan, dan pada pekerjaan berbiaya tetap tidak ada yang membayarnya. Tidak ada laporan pekerjaan yang menunjukkan ini, karena setiap pekerjaan hanya tampak sedikit melebihi.
Obat yang lazim bersifat komersial. Minta persetujuan pada setiap tahap, dan tagih perubahan yang dibuat setelahnya. Panduan tentang layanan tambahan menguraikan cara menyepakati dan menagihnya.
| Yang Anda lihat | Yang sering diartikannya | Yang dicoba |
|---|---|---|
| Revisi naik | Persetujuan lemah, atau brief berubah setelahnya | Persetujuan per tahap, dan menagih perubahan susulan |
| Proposal banyak, kemenangan sedikit | Anda menawar pekerjaan yang tidak akan didapat | Saring permintaan sebelum menuliskannya |
| Satu orang memegang sebagian besar rapat | Hambatan, atau pekerjaan yang bergantung pada satu orang | Libatkan orang lain dalam kontak klien |
| Administrasi menanjak pada pencari penghasilan | Pekerjaan yang bisa dikerjakan orang lain | Pindahkan, atau rekrut untuknya |
| Tugas yang hampir tidak dipakai siapa pun | Kodenya tidak berguna | Gabungkan |
Ini titik awal, bukan diagnosis. Tanyakan kepada orangnya sebelum memutuskan apa arti sebuah angka.
Bagaimana membuat laporan waktu per tugas?
Anda membuat laporan waktu per tugas dengan menyimpan satu baris per baris timesheet lalu merangkumnya, bukan dengan mengetik total ke tabel bulanan. Daftar datar bisa dipotong dengan cara apa pun nanti, sedangkan ringkasan tidak bisa dibongkar lagi.
| Tanggal | Bulan | Orang | Proyek | Tugas | Jam |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-114 | Gambar | 4,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-118 | Rapat klien | 1,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Ben | P-114 | Revisi | 7,0 |
| 03/03/2026 | 2026-03 | Carla | Internal | Administrasi | 1,0 |
Kolom Bulan adalah rumus, seperti =TEXT(A2,"yyyy-mm"), sehingga tidak ada yang mengetiknya. Lalu sisipkan pivot table dengan Tugas sebagai baris, Orang sebagai kolom, Jam sebagai nilai, dan Bulan sebagai filter, atau pakai rumus untuk setiap sel:
=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")
Pakai dropdown untuk kolom tugas. Pivot table memperlakukan "Revisi", "revisi", dan "Revisi-revisi" sebagai tugas berbeda, dan itu merusak laporan semacam ini lebih parah daripada apa pun. Template timesheet tim punya tata letak mingguan untuk mengumpulkan baris-baris ini.
Berapa kode tugas yang sebaiknya dimiliki?
Antara 6 dan 12 kode tugas, dipakai bersama di semua proyek, adalah kisaran yang masuk akal untuk firma kecil. Ujian untuk setiap kode adalah apakah Anda bisa menyebutkan keputusan yang akan diubahnya. "Revisi" lulus, karena angka yang tinggi mengubah cara Anda meminta persetujuan tahap. "Percetakan" biasanya gagal, karena Anda tidak akan berbuat apa-apa secara berbeda apa pun angkanya.
Pakai kode yang sama di setiap proyek, dan simpan proyek di kolomnya sendiri. Kode seperti "Gambar Riverside" mencampur keduanya, dan Anda tidak akan pernah bisa menjumlahkan gambar lintas pekerjaan. Sertakan kode Administrasi, atau waktu itu akan tersembunyi di dalam pekerjaan klien mana pun yang kebetulan sedang dibuka orang. Lalu biarkan daftarnya selama beberapa bulan, karena kode yang diganti namanya di tengah jalan merusak perbandingan yang sedang Anda bangun.
Mengambil waktu per tugas dari ERPFlow
ERPFlow tidak punya laporan waktu per tugas dan tidak punya laporan waktu per orang. ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir, tetapi itu tidak mencakup laporan seperti ini, jadi metode di atas tetap berada di spreadsheet.
Yang terdekat hari ini adalah kolom waktu terpakai pada kartu di Proyek, diketik dalam jam dan menit. Jika setiap kartu adalah satu tugas, Anda mendapat total per tugas. Daftar papan menjumlahkan waktu per proyek, dan halaman pelanggan menjumlahkannya di seluruh papan mereka.
Anda juga bisa mengekspor kartu sebagai CSV, dengan judul, deskripsi, proyek, kolom, tenggat, dan waktu terpakai dalam menit. File itu tidak menyertakan penerima tugas atau tanggal, karena kartu menyimpan satu total berjalan, bukan entri bertanggal. Jadi Anda bisa melihat waktu per kartu, tetapi bukan siapa yang menghabiskannya, dan bukan pada bulan apa. Untuk mendapat angka bulanan kasar per kartu, ekspor setiap akhir bulan dan kurangkan menit file sebelumnya dari menit file sekarang.