Terakhir diperbarui 6 November 2026
Proses persetujuan timesheet untuk firma proyek punya empat langkah: orang mengajukan minggunya, penyetuju memeriksa baris-barisnya, penyetuju menerimanya atau mengembalikannya dengan alasan, dan minggu yang disetujui dikunci untuk penagihan dan pelaporan. Di firma kecil, satu tenggat mingguan dan satu penyetuju yang ditunjuk per orang sudah cukup.
Siapa yang sebaiknya menyetujui timesheet di firma proyek?
Di firma proyek, satu orang yang ditunjuk sebaiknya menyetujui timesheet setiap karyawan, biasanya yang paling mengenal pekerjaan orang itu. Orang yang bekerja di beberapa pekerjaan adalah kasus yang canggung, dan ini pengaturan yang bisa dijalankan:
| Situasi | Siapa yang menyetujui | Catatan |
|---|---|---|
| Orang bekerja terutama pada proyek satu pemimpin | Pemimpin proyek itu | Pengaturan paling sederhana |
| Orang bekerja di beberapa pemimpin | Atasan langsung, yang bertanya kepada pemimpin tentang baris yang meragukan | Satu penyetuju mencegah minggu jatuh di antara dua orang |
| Firma di bawah sekitar 10 orang | Satu direktur atau manajer kantor untuk semua orang | Tidak masalah, selama ada yang memeriksa orang itu juga |
| Timesheet penyetuju sendiri | Direktur lain atau pemegang pembukuan | Tidak ada yang menyetujui miliknya sendiri |
| Penyetuju sedang pergi | Wakil yang ditunjuk | Putuskan ini di muka |
Hindari membuat setiap pemimpin proyek hanya menyetujui barisnya sendiri. Kedengarannya teliti, tetapi itu berarti timesheet tidak pernah lengkap sampai semua orang melihatnya, dan di firma kecil minggu itu masih menunggu pada akhir bulan.
Seperti apa jadwal persetujuan mingguan?
Jadwal persetujuan mingguan menetapkan waktu tetap untuk setiap langkah, agar jam yang disetujui siap sebelum faktur dikirim. Berikut contoh untuk disesuaikan:
| Kapan | Siapa | Apa |
|---|---|---|
| Setiap hari | Semua orang | Mencatat jam |
| Senin 10.00 | Semua orang | Mengajukan minggu lalu |
| Senin 15.00 | Penyetuju | Mengingatkan siapa pun yang belum mengajukan |
| Selasa 17.00 | Penyetuju | Menyetujui, atau mengembalikan dengan alasan |
| Rabu 12.00 | Karyawan | Mengoreksi dan mengajukan ulang |
| Rabu 17.00 | Penyetuju | Persetujuan akhir, dan minggu dikunci |
| Hari kerja pertama bulan itu | Keuangan | Menagih hanya dari minggu yang terkunci |
Rencanakan untuk akhir bulan. Minggu yang membentang dua bulan sebaiknya dipecah, agar beberapa hari terakhir bisa disetujui dan ditagih bersama bulan tempatnya. Tanpa itu, klien per jam mendapat tagihan yang selalu ketinggalan seminggu dan semua orang harus menjelaskan mengapa. Tenggat ini sebaiknya cocok dengan yang ada di kebijakan timesheet Anda.
Apa yang sebaiknya diperiksa penyetuju pada timesheet?
Penyetuju sebaiknya memeriksa bahwa timesheet lengkap dan dikodekan dengan benar, dan membiarkan jamnya sendiri. Telusuri daftar singkat yang sama setiap kali:
- Apakah totalnya masuk akal? Bandingkan dengan jam kontrak, cuti yang disetujui, dan hari libur nasional.
- Apakah setiap baris pada proyek dan tugas yang benar? Waspadai baris internal yang kabur.
- Apakah tanda dapat ditagih sudah benar? Satu tanda yang salah entah menghilangkan pendapatan atau menagih klien atas sesuatu yang tidak seharusnya mereka bayar.
- Apakah klien bisa membaca deskripsinya? Ini hanya penting untuk baris yang akan mereka lihat.
- Apakah ada pekerjaan yang melewati anggarannya? Laporkan kepada pemimpin proyek, dan biarkan jam seperti yang dicatat.
Berikut minggu karangan yang menunjukkan mengapa ini berguna. Ben dikontrak 40 jam, dan menagih €95 per jam pada pekerjaan per jam.
| Baris | Jam | Dapat ditagih? | Temuan penyetuju |
|---|---|---|---|
| P-114 Gambar | 18,0 | Ya | Baik |
| P-118 Gambar | 10,0 | Ya | Baik |
| Internal: "misc" | 6,0 | Tidak | Sebenarnya revisi klien P-118 |
| Administrasi | 3,5 | Tidak | Baik |
| Total | 37,5 | Kurang 2,5 dari kontrak |
Ketika ditanya tentang selisih itu, Ben ingat kunjungan lokasi pada P-114 dan menambahkannya. Itu menaruh 8,5 jam lagi pada pekerjaan per jam: 6,0 yang dikodekan ulang dan 2,5 yang ditambahkan. Pada €95, itu €807,50 yang tadinya tidak akan sampai ke faktur, ditemukan dalam beberapa menit. Jam itu lalu masuk ke faktur.
Pemeriksaan yang harus ditahan adalah mengurangi jam karena pekerjaan melebihi anggaran. Melakukannya menyembunyikan kelebihan dari orang yang perlu melihatnya, dan memberi Anda angka palsu untuk dijadikan acuan penawaran berikutnya. Jika Anda memutuskan tidak menagih sebagian jam, catat keputusan itu secara terpisah sebagai penurunan nilai tagihan, dan biarkan waktu yang dicatat seperti semula.
Bagaimana mengembalikan timesheet?
Untuk mengembalikan timesheet, sebut barisnya, katakan apa yang tampak salah, dan beri batas waktu memperbaiki. "Tolong periksa ini" yang kabur kembali dengan kesalahan yang sama. Ini kalimat untuk disalin:
Ben, saya mengembalikan minggu 23. Baris 3 (6 jam, "misc") tampaknya revisi P-118, jadi tolong kodekan ulang. Minggu ini juga berjumlah 37,5 dari 40 jam kontrak, jadi tambahkan yang kurang atau catat mengapa kurang. Kembalikan kepada saya paling lambat Rabu pukul 12.00, ya.
Untuk timesheet yang belum masuk:
Timesheet Anda untuk minggu 23 belum masuk pukul 10.00 hari ini. Tolong ajukan paling lambat pukul 15.00 agar P-114 bisa ditagih bersama yang lain.
Jaga pesan-pesan ini tetap tentang timesheet. Jika seseorang terus-menerus terlambat, bicaralah langsung dengannya, bukan mengirim pengingat yang makin keras.
Bagaimana menangani koreksi setelah persetujuan?
Koreksi setelah persetujuan melewati log perubahan, agar angka yang disetujui tetap dapat dipercaya dan riwayatnya tetap terlihat. Begitu minggu dikunci, tidak ada yang mengeditnya langsung. Log singkat yang disimpan di samping timesheet sudah cukup:
| Tanggal | Orang | Minggu | Baris | Semula | Sekarang | Alasan | Disetujui oleh |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 Jul | Ben | 27 | P-118 Gambar | 8,0 | 6,0 | 2 jam milik P-114 | Elin |
| 14 Jul | Ben | 27 | P-114 Gambar | 4,0 | 6,0 | Dipindahkan dari P-118 | Elin |
Jika jam sudah ditagih, perubahan pada timesheet tidak mengubah faktur. Anda perlu mengoreksi fakturnya dengan benar juga, dengan nota kredit atau dokumen baru, bergantung pada aturan di negara Anda.
Untuk mengunci minggu di spreadsheet, simpan kolom status yang berbunyi Draf, Diajukan, Dikembalikan, atau Disetujui. Lalu lindungi rentang yang disetujui: Excel maupun Google Sheets dapat membatasi siapa yang mengedit suatu rentang. Itu tidak kebal manipulasi, tetapi mencegah kecelakaan, dan untuk firma seukuran ini itulah yang Anda butuhkan.
Proses ini gagal dengan cara yang bisa diduga. Penyetuju yang hanya menyetujui total melewatkan semua kesalahan pengkodean. Menyetujui hanya di akhir bulan berarti tidak ada yang ingat apa itu "misc". Satu penyetuju tanpa wakil menjadi penghambat pada libur pertama. Jika persetujuan memakan lebih dari beberapa menit per orang, deskripsinya biasanya masalahnya, jadi perbaiki di sumbernya.
Menyetujui timesheet bersama ERPFlow
ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. ERPFlow juga belum punya langkah persetujuan timesheet, jadi jalankan proses ini di spreadsheet memakai template timesheet tim.
Jam yang disetujui lalu sampai ke ERPFlow secara manual. Pada faktur, satu baris adalah kuantitas dikali harga, jadi Anda memasukkan jam yang disetujui sebagai kuantitas dan tarif Anda sebagai harga, sering dari layanan dengan harga yang sudah ditetapkan. Setelah diterbitkan, faktur bersifat final, jadi periksa minggu yang terkunci sebelum Anda menerbitkannya.
Jangan samakan ini dengan Cuti, yang memang punya pengajuan dan persetujuan, hanya untuk cuti. Cuti berguna di sini karena penyetuju bisa memeriksa baris cuti pada timesheet terhadap apa yang disetujui di sana.