Perencanaan sumber daya untuk tim layanan: lihat siapa yang senggang dan siapa yang kelebihan beban

Perencanaan sumber daya untuk tim layanan berarti membandingkan jam tersedia setiap orang dengan jam yang sudah dijanjikan ke proyek, minggu demi minggu. Tersedia dikurangi dipesan menunjukkan siapa yang senggang, dan angka negatif menunjukkan siapa yang kelebihan beban. Untuk tim kecil, grid spreadsheet yang diperbarui setiap minggu sudah cukup.

Ini adalah metode yang Anda jalankan sendiri. ERPFlow tidak merencanakan sumber daya, dan bagian terakhir menyebutkan apa yang ditampilkannya.

Bagaimana menghitung jam tersedia seseorang?

Jam tersedia seseorang adalah jam kontraknya, dikurangi cuti dan hari libur nasional, dikurangi jatah realistis untuk pekerjaan internal. Seorang desainer dengan 37,5 jam, dengan satu hari libur nasional di minggu itu dan 5 jam rapat internal serta administrasi, punya 25 jam untuk direncanakan. Merencanakan terhadap 37,5 adalah cara jadwal berantakan sebelum hari Rabu.

Jatah itulah angka yang biasanya ditebak orang. Ukur saja: minta tim mencatat waktu internal mereka selama sebulan, lalu pakai itu. Jika Anda memelihara pelacak cuti, kolom cutinya langsung tersedia dari sana.

Bagaimana melihat siapa yang senggang dan siapa yang kelebihan beban?

Lihat siapa yang senggang dan siapa yang kelebihan beban dengan menaruh satu baris per orang dan satu kolom per proyek dalam grid mingguan, lalu mengurangkan jam yang dipesan dari jam tersedia. Berikut minggu rekaan di sebuah studio beranggota empat orang. "Sisa" adalah tersedia dikurangi dipesan.

Baca barisnya dan abaikan kanan bawah. Total tim mengatakan 19 jam senggang, yang menyiratkan semuanya baik-baik saja. Kenyataannya desainer utama kelebihan 6 jam, dan sebagian besar waktu senggang adalah milik developer junior yang tidak bisa mengambil pekerjaan desain.

Solusinya terlihat di grid: pindahkan 6 jam desain ke desainer paruh waktu, yang kemudian punya sisa 1 jam. Kelebihan setengah jam developer tidak layak dirapatkan.

Apa yang dilakukan jika seseorang kelebihan beban?

Jika seseorang kelebihan beban, coba pilihan berikut berurutan menurut biayanya bagi Anda, yang termurah lebih dulu.

Ada pilihan ketujuh, dan itulah yang terjadi saat tidak ada yang memutuskan: orang itu bekerja lembur dan jatah internal diam-diam menjadi nol. Itu membantu melewati satu minggu. Lakukan selama satu kuartal dan pelatihan, administrasi, dan orangnya sendiri mulai menderita.

Jika Anda perlu menggeser tanggal klien, tanyakan lebih awal dan beri mereka pilihan:

Kami sedang menjadwalkan dua minggu ke depan, dan tinjauan desain yang direncanakan tanggal 14 bentrok dengan tenggat lain. Kami bisa menyerahkannya tanggal 18 tanpa perubahan biaya, atau mempertahankan tanggal 14 dengan menambah desainer kedua dengan tarif yang disepakati. Mana yang Anda pilih?

Sebelum memindahkan pekerjaan ke orang yang lebih murah, periksa dampaknya pada margin pekerjaan. Jawabannya berbeda antara pekerjaan per jam dan biaya tetap, seperti ditunjukkan panduan profitabilitas proyek per orang.

Bagaimana merencanakan pekerjaan yang belum dikonfirmasi?

Rencanakan pekerjaan yang belum dikonfirmasi dengan menaruhnya di baris terpisah dan menguji rencana dengan pekerjaan itu masuk dan keluar, bukan memesan persentasenya. Peluang 50% untuk pekerjaan 40 jam bukan berarti 20 jam minggu depan. Artinya bisa nol atau 40 jam, dan rencana yang dibangun di atas 20 salah dalam kedua kasus.

Memakai minggu di atas, tim punya 19 jam senggang. Jika pekerjaan 40 jam itu masuk, Anda kurang 21 jam, jadi putuskan sekarang apa yang akan Anda lakukan: pekerjaan mana yang digeser, atau kontraktor mana yang akan dihubungi. Jika tidak masuk, tidak ada yang berubah. Setelah klien menandatangani, pekerjaan itu pindah ke kolom yang dipesan.

Seberapa jauh ke depan tim layanan sebaiknya merencanakan?

Tim layanan kecil sebaiknya merencanakan sekitar dua minggu secara rinci, proyek demi proyek, dan enam sampai delapan minggu dalam total kasar. Lebih jauh dari itu, rencana sebagian besar mencerminkan apa yang Anda harapkan bisa dijual. Panduan template perencanaan kapasitas memberi tata letak untuk melihat beberapa minggu ke depan.

Sebulan sekali, bandingkan apa yang Anda pesan dengan jam yang benar-benar dipakai orang. Jika pekerjaan terus memakan waktu 20% lebih lama dari rencana, grid Anda meremehkan jam yang dipesan sebesar itu, jadi orang kurang senggang daripada yang terlihat, dan perbaikannya ada di estimasi Anda. Anggaran terhadap jam aktual menunjukkan cara membuat perbandingan itu pada pekerjaan biaya tetap, dan utilisasi memberi tinjauan ke belakang untuk seluruh tim.

Memeriksa siapa yang cuti dan siapa yang terjadwal di ERPFlow

ERPFlow tidak melakukan perencanaan sumber daya. ERPFlow tidak punya laporan kapasitas atau utilisasi, tidak punya jadwal giliran, dan tidak punya cara memesan jam seseorang ke proyek, jadi grid dan hitungannya tetap berada di spreadsheet Anda.

Yang ditampilkan ERPFlow berguna sebagai masukan untuk grid:

• Kalender satu orang: tab Kalender pada data staf menampilkan jam yang bisa dipesan, pemesanan, cuti, dan hari libur nasional, per minggu atau per bulan. Jam yang bisa dipesan dan pemesanan berasal dari halaman pemesanan, jadi orang yang tidak ada di salah satunya tidak punya jam yang bisa dipesan untuk ditampilkan. Setiap peran hanya melihat apa yang diizinkan baginya.
• Siapa yang tidak masuk: Cuti punya kalender tim, grid bulanan dengan satu baris per anggota staf, ketidakhadiran digambar sebagai batang dan hari libur nasional diarsir. Ketidakhadiran yang disetujui juga mengeluarkan orang itu dari slot terbuka pada halaman pemesanan yang bisa dikonfigurasi.
• Apa yang jatuh tempo: kartu proyek menampilkan siapa yang ditugaskan dan kapan masing-masing jatuh tempo, dan berubah kuning lalu merah saat tenggat mendekat. Tidak ada yang menjumlahkan berapa jam yang diikat oleh itu bagi siapa pun.