Pelacak cuti: tata letak yang sekaligus menunjukkan kapasitas Anda

Pelacak cuti yang juga memberi tahu kapasitas Anda punya dua bagian: catatan setiap ketidakhadiran, dan grid mingguan yang mengubah ketidakhadiran itu menjadi jam tersedia. Catatan menjawab siapa yang tidak masuk. Grid menjawab berapa jam yang tersisa bagi tim minggu itu, yang tidak bisa dijawab oleh daftar libur saja.

Apa saja yang harus ada dalam pelacak cuti?

Pelacak cuti membutuhkan satu baris per pengajuan, karena pengajuanlah yang disetujui, dibatalkan, atau diperselisihkan. Berikut contoh karangan dari studio berisi lima orang:

Simpan pengajuan di satu tempat. Kalender dan spreadsheet yang disimpan berdampingan akan berselisih dalam sebulan, lalu tidak ada yang memercayai keduanya. Aturan yang bisa dibaca tim membantu:

Ajukan cuti di pelacak, bukan di chat. Pengajuan lima hari atau lebih butuh pemberitahuan sedikitnya dua minggu sebelumnya. [Nama] memutuskan dalam dua hari kerja. Cuti Anda belum terjadwal sampai statusnya tertulis Disetujui.

Masa pemberitahuan di sana hanyalah contoh. Tetapkan masa Anda sendiri, dan cocokkan dengan kontrak kerja Anda.

Bagaimana menghitung saldo cuti di spreadsheet?

Saldo cuti adalah hak cuti ditambah hari yang dibawa dari tahun sebelumnya, dikurangi hari yang sudah diambil, dikurangi hari yang disetujui untuk nanti. Kurangi juga cuti masa depan yang sudah disetujui, bukan hanya yang sudah diambil, atau seseorang akan memesan hari yang sama dua kali.

Kolom hak cuti adalah tempat hukum masuk, dan berbeda-beda.

• UE: Pasal 7 Working Time Directive menetapkan minimum empat minggu cuti berbayar per tahun, dan hukum nasional dapat menambahnya.
• Inggris: sebagian besar pekerja mendapat 5,6 minggu, yaitu 28 hari pada minggu lima hari dan sedikitnya 16,8 hari pada minggu tiga hari. Pemberi kerja boleh memasukkan bank holiday ke dalam angka itu.
• Menghitung hari: periksa apakah hukum Anda menghitung hari kerja atau hari kalender. Employment Contracts Act Estonia, misalnya, memberi 28 hari kalender, jadi akhir pekan di dalam masa libur menghabiskan cuti, sedangkan hari libur nasional tidak.

Tabel di atas mengkreditkan seluruh tahun di muka. Jika Anda lebih suka cuti terakumulasi seiring diperoleh, angka akrual adalah hak cuti dikali jumlah hari sejauh ini, dibagi jumlah hari dalam setahun: 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 hari pada akhir Maret 2026.

Sepakati dua hal secara tertulis sebelum akhir tahun: apa yang terjadi pada hari yang tidak terpakai, dan bagaimana menghitung proporsional bagi orang yang bergabung atau keluar di tengah tahun. Aturan pembawaan hari berbeda di tiap negara, jadi periksa aturan di negara Anda.

Bagaimana pelacak cuti menunjukkan kapasitas Anda?

Pelacak cuti menunjukkan kapasitas setelah Anda mengubah setiap ketidakhadiran menjadi jam, per orang, per minggu. Rumusnya adalah jam kontrak, dikurangi jam hari libur nasional, dikurangi jam cuti.

Berikut studio karangan yang sama pada minggu 6 April 2026, dengan hari libur nasional pada hari Senin dan hari kerja 8 jam. Dev bekerja Selasa sampai Kamis.

Minggu biasa memberi tim ini 184 jam. Minggu ini memberi 104, sekitar 57%. Daftar libur mengatakan dua orang tidak masuk, yang terdengar bisa ditangani. Grid mengatakan Anda kehilangan lebih dari 40% minggu itu, dan itulah angka yang Anda butuhkan sebelum menjanjikan tanggal penyerahan kepada siapa pun.

Perhatikan baris Dev. Hari libur jatuh pada hari yang tidak dikerjakan Dev, jadi tidak mengurangi jam, dan di situlah hitungan di kepala sering salah.

Untuk membuatnya, simpan dua lembar. Yang pertama adalah catatan pengajuan di atas, dengan satu baris per minggu untuk pengajuan yang melintasi batas minggu, dan kolom jam. Yang kedua punya satu baris per orang dan satu kolom per minggu, dan setiap sel mengambil dari catatan:

=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)

Biarkan pengajuan yang menunggu di luar penjumlahan tetapi tandai selnya, sehingga Anda bisa melihat risikonya tanpa menganggapnya sudah pasti. Dari sini, template perencanaan kapasitas mempertemukan jam-jam itu dengan pemesanan proyek, dan panduan tentang perencanaan sumber daya untuk tim jasa membahas penentuan siapa mengerjakan apa.

Ketidakhadiran apa saja yang masuk ke pelacak cuti?

Setiap ketidakhadiran masuk ke pelacak cuti, tetapi hanya sebagian yang menyentuh saldo cuti. Pelacak yang hanya memuat cuti tahunan akan melebih-lebihkan kapasitas Anda.

Untuk sakit, tulis "sakit" saja tanpa tambahan. Rincian kesehatan adalah data kategori khusus menurut Pasal 9 GDPR, dan lembar kapasitas tidak membutuhkannya.

Mencatat cuti di ERPFlow

Di ERPFlow, Cuti menggantikan catatan pengajuan sekaligus lembar saldo. Anda mengajukan cuti untuk seseorang di daftar staf Anda sebagai cuti tahunan, cuti sakit, atau cuti tanpa gaji, dan hanya cuti tahunan yang mengurangi saldo. Formulir menampilkan berapa hari yang dihabiskan rentang itu dan saldo setelahnya, serta memperingatkan Anda jika pengajuan akan membuat saldo negatif atau tumpang tindih dengan yang lain. Saldo negatif diizinkan. Rentang yang bersentuhan dengan pengajuan tertunda atau disetujui milik orang itu ditolak. Seseorang lalu menyetujui atau menolaknya, dengan namanya tercatat pada keputusan itu.

Tab Saldo menampilkan hari terakumulasi setiap orang ditambah hari yang dibawa, hari terpakai, hari masa depan yang sudah disetujui, dan hari tersedia, dihitung setiap kali Anda membukanya dari kebijakan di Pengaturan > Staf > Cuti:

• Hak cuti: 28 hari sampai Anda mengubahnya, dan satu orang bisa punya angka berbeda pada formulir stafnya.
• Akrual: hari terkumpul sepanjang tahun, bukan datang sekaligus pada 1 Januari, jadi angka tersedia seseorang pada bulan Maret jauh di bawah hak cuti tahunannya.
• Pembawaan hari: mati kecuali Anda menyalakannya. Hari yang dibawa dipakai lebih dulu dan kedaluwarsa setelah setahun.
• Penghitungan hari: hari kalender tidak termasuk hari libur nasional secara bawaan, jadi akhir pekan di dalam rentang menghabiskan cuti. Anda bisa beralih ke penghitungan Senin sampai Jumat. Atur ini lebih dulu, karena perubahan kebijakan juga membentuk ulang saldo masa lalu.

Kalender tim menggambar setiap ketidakhadiran sebagai batang melintasi bulan dengan hari libur nasional diarsir. Anda menambahkan hari libur itu dengan mengimpor daftar resmi sebuah negara untuk tahun yang dipilih dan menyimpannya ke kebijakan. Secara bawaan anggota mana pun dapat menyetujui pengajuan, jadi jika persetujuan sebaiknya ada pada orang tertentu, perketat di peran dan izin. Ketidakhadiran yang disetujui juga mengeluarkan orang itu dari slot terbuka pada halaman booking yang dapat dikonfigurasi.

Kebijakannya Anda yang menetapkan: ERPFlow tidak menerapkan aturan hak cuti menurut undang-undang per negara, jadi cocokkan pengaturan Anda dengan hukum Anda sendiri. Tidak ada tautan penggajian, rota, atau perencanaan kapasitas. ERPFlow tidak mengubah ketidakhadiran menjadi jam tersedia, jadi grid kapasitas di atas tetap di spreadsheet Anda, meskipun tab Kalender pada data staf seseorang menampilkan jam yang bisa dipesan, pemesanan, cuti, dan hari libur nasional, satu orang per satu.