Terakhir diperbarui 6 November 2026
Aturan dan angka dari sumber lain diperiksa pada 6 November 2026. Semuanya bisa berubah, jadi pastikan ke sumbernya sebelum Anda mengandalkannya.
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Penawaran menawarkan harga sebelum pekerjaan. Faktur meminta pembayaran setelah pekerjaan disepakati atau selesai, dan biasanya menjadi dokumen pajak. Tanda terima menyatakan uang sudah diterima. Ketiganya menandai saat yang berbeda dalam satu penjualan, dan biasanya hanya faktur yang memuat keterangan PPN yang dibutuhkan pelanggan untuk mengklaim kembali pajak.
Apa bedanya penawaran, faktur, dan tanda terima?
Perbedaan penawaran, faktur, dan tanda terima terletak pada pertanyaan yang dijawab masing-masing dan akibat yang timbul darinya.
| Penawaran | Faktur | Tanda terima | |
|---|---|---|---|
| Pertanyaan yang dijawab | Berapa biayanya? | Berapa yang terutang, dan paling lambat kapan? | Sudah dibayar? |
| Kapan diterbitkan | Sebelum pekerjaan | Pada saat penagihan yang disepakati | Saat uang diterima |
| Siapa yang mengandalkannya | Pelanggan yang sedang memutuskan | Bagian keuangan pelanggan dan otoritas pajak | Catatan pelanggan |
| Akibat hukum | Sebuah tawaran, yang umumnya menjadi kontrak setelah diterima | Menetapkan apa yang terutang | Bukti pembayaran |
| Nomor | Dari urutannya sendiri | Berurutan dan unik, untuk PPN | Tidak wajib, kecuali sekaligus berfungsi sebagai faktur yang disederhanakan |
| Dampak PPN | Tidak ada | Biasanya mencatat atau memicu PPN | Tidak ada dengan sendirinya |
| Bisakah pelanggan mengklaim PPN darinya? | Tidak | Ya, jika sah | Hanya jika memenuhi aturan faktur yang disederhanakan |
| Jika salah | Terbitkan ulang sebelum diterima | Koreksi dengan dokumen baru | Terbitkan yang baru |
Sebagian besar kebingungan muncul karena orang menganggap ketiganya versi dari satu dokumen. Bukan begitu. Penawaran yang diketik ulang dengan tulisan "FAKTUR" di atasnya biasanya kekurangan separuh dari yang dibutuhkan faktur. Mengubah penawaran menjadi faktur menjelaskan apa saja yang harus berubah.
Apakah penawaran mengikat secara hukum?
Penawaran umumnya mengikat setelah pelanggan menerimanya, karena tawaran yang diterima biasanya membentuk kontrak, sedangkan estimasi umumnya tidak, karena hanya perkiraan yang berdasar. Hukum kontrak nasional menentukan rinciannya, dan di sebagian negara tawaran dengan tanggal berlaku tertentu tidak bisa ditarik sebelum tanggal itu.
Maka namai dokumen sesuai sifatnya. Jika harga mungkin bergeser, tulis "Estimasi" di atasnya dan sebutkan apa yang bisa mengubahnya. Jika Anda berkomitmen, tulis "Penawaran", nyatakan lingkupnya, dan beri tanggal berlaku sampai, supaya harga lama tidak bisa diterima setahun kemudian.
Apakah faktur sama dengan tanda terima?
Faktur tidak sama dengan tanda terima, karena faktur meminta uang yang belum dibayar sedangkan tanda terima mencatat uang yang sudah dibayar. Faktur yang ditandai lunas, dengan tanggal dan jumlahnya, bisa menjalankan keduanya, dan banyak bisnis kecil memakainya begitu.
Tumpang tindih yang perlu diketahui adalah faktur yang disederhanakan. Struk kasir dapat menjadi dokumen PPN untuk penjualan kecil jika memuat keterangan yang diwajibkan:
- Di UE, negara wajib mengizinkan faktur yang disederhanakan hingga €100, dengan pengecualian untuk sebagian penjualan lintas negara. Faktur itu minimal memuat tanggal terbit, identitas Anda, jenis barang atau jasa, dan jumlah PPN atau informasi untuk menghitungnya (Pasal 220a dan 226b Direktif PPN).
- Di Inggris, faktur yang disederhanakan diizinkan bila penyerahannya £250 atau kurang dan pelanggan setuju. Faktur itu memuat nama, alamat, dan nomor PPN Anda, tax point, uraian, serta total dan tarif PPN (panduan PPN HMRC, paragraf 16.6.1).
Di atas batas itu, pelanggan bisnis membutuhkan faktur lengkap untuk mendukung klaim PPN. Sebagian negara juga mewajibkan tanda terima untuk penjualan ritel atau tunai, kadang dari mesin kasir terdaftar, jadi periksa aturan di negara Anda bila Anda berjualan di konter.
Di mana posisi estimasi, faktur proforma, dan pesanan pembelian?
Estimasi, faktur proforma, dan pesanan pembelian berada di sekitar tiga dokumen utama, dan dua di antaranya sering disangka faktur.
| Dokumen | Apa itu | Kesalahan yang dihindari |
|---|---|---|
| Estimasi | Harga kasar, terbuka untuk berubah | Menyebutnya penawaran lalu terikat padanya |
| Faktur proforma | Tawaran berbentuk faktur, sering untuk dibayar sebelum penyerahan | Menganggapnya dokumen pajak. HMRC menyatakan faktur ini tidak bisa mendukung klaim PPN dan harus ditandai "this is not a VAT invoice" (paragraf 17.3), dan faktur PPN yang sebenarnya harus menyusul |
| Pesanan pembelian | Dokumen milik pelanggan yang berkomitmen untuk membeli | Tidak mencantumkan nomornya di faktur Anda |
| Surat jalan | Bukti barang tiba | Mengirimnya sebagai pengganti faktur |
| Nota kredit | Mengurangi atau membatalkan faktur yang sudah terbit | Mengedit fakturnya |
| Rekening koran pelanggan | Mendaftar apa yang terbuka dan sudah dibayar untuk satu pelanggan | Mengharapkannya menggantikan faktur |
Satu pekerjaan, semua dokumen: contoh hitungan
Berikut contoh rekaan. Seorang tukang listrik memasang ulang instalasi sebuah toko seharga €2.000 ditambah PPN 20%, dengan 30% dibayar saat penawaran diterima.
| Tanggal | Dokumen | Bersih | PPN | Total | Terutang setelahnya |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 Maret | Penawaran QUO-2026-0031 | €2.000 | €400 | €2.400 | €0: belum ada |
| 6 Maret | Faktur INV-2026-0107, uang muka 30% | €600 | €120 | €720 | €720 |
| 7 Maret | Tanda terima uang muka | €720 | €0 | ||
| 24 Maret | Faktur INV-2026-0119, sisa 70% | €1.400 | €280 | €1.680 | €1.680 |
| 30 Maret | Tanda terima pelunasan | €1.680 | €0 |
Kedua faktur berjumlah sama dengan penawaran: €600 dan €1.400 bersih, PPN €120 dan €280, total €720 dan €1.680. Penawarannya sendiri tidak pernah masuk pembukuan. Penawaran mencatat apa yang disepakati, dan hanya itu tugasnya. Cara PPN berlaku pada uang muka dibahas di faktur uang muka dan pelunasan.
Jika pelanggan meminta tanda terima, kalimat ini sudah cukup:
Diterima dengan terima kasih: €720,00 pada 7 Maret 2026 lewat transfer bank, sebagai pembayaran faktur INV-2026-0107 dari Bright Spark Electrical Ltd. Sisa tagihan pada faktur ini: €0,00.
Kekeliruan yang menimbulkan masalah nyata
- Mengklaim PPN dari penawaran atau faktur proforma. Pelanggan tidak punya dokumen yang sah, dan klaimnya bisa gagal bila diperiksa.
- Memakai satu urutan nomor untuk penawaran dan faktur. Penawaran yang ditolak lalu meninggalkan celah di penomoran faktur Anda, dan Anda harus menjelaskan tiap celahnya.
- Menerbitkan faktur untuk pekerjaan yang belum diterima. Ini bisa menimbulkan kewajiban PPN atas penjualan yang tidak pernah terjadi, dan membatalkannya memerlukan dokumen lain.
- Menganggap struk kartu sebagai tanda terima untuk PPN. Struk yang hanya menunjukkan jumlah yang dibayar tidak menyebut PPN, sehingga tidak mendukung klaim.
Penawaran, faktur, dan tanda terima di ERPFlow
Penawaran dan faktur adalah dokumen terpisah di ERPFlow, masing-masing dengan penomoran sendiri, seperti QUO-2026-0031 dan INV-2026-0107. Konversi ke faktur menyalin penawaran ke draf baru dan menautkan keduanya. Anda menandai penawaran diterima atau ditolak secara manual, karena pelanggan tidak bisa menerima atau menandatanganinya secara online.
ERPFlow tidak punya dokumen tanda terima dan tidak punya faktur proforma. Setelah pembayaran dicatat, ada dua hal yang menggantikan tanda terima. Mengirim ulang faktur yang sudah dibayar lewat email mengirimkannya dengan satu baris yang menyatakan faktur sudah dibayar penuh, dan PDF faktur yang dibayar sebagian mencetak Dibayar dan Sisa tagihan. PDF faktur yang lunas tidak mencetak stempel lunas, jadi jika pelanggan membutuhkan tanda terima formal, tulis sendiri dengan kalimat di atas.
Tanda terima yang Anda terima dari pemasok sebaiknya dicatat pada pengeluaran, tempat Anda bisa melampirkan berkasnya atau, di ponsel, memotretnya. ERPFlow tidak membaca angka dari gambar itu, jadi Anda mengetiknya sendiri.