Retensi pada faktur: potongan, total berjalan, dan pencairannya

Retensi pada faktur adalah persentase yang disepakati yang ditahan pelanggan dari setiap pembayaran progres sampai pekerjaan mencapai titik tertentu. Tampilkan pekerjaan yang ditagih, potongannya, dan jumlah neto yang harus dibayar pada setiap faktur, catat total berjalan dari apa yang ditahan, dan tagih total itu ketika kontrak mencairkannya.

Apa itu retensi?

Retensi adalah uang yang sudah Anda peroleh dalam pekerjaan konstruksi yang ditahan pelanggan sebagai jaminan atas cacat atau pekerjaan yang belum selesai, dan dibayar kemudian menurut kontrak. Kontrak AS menyebutnya retainage. Kontrak Inggris menyebutnya retention, dan HMRC menjelaskannya sebagai penahanan sebagian harga kontrak sambil menunggu konfirmasi bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar.

Retensi adalah pembayaran yang ditunda, bukan potongan harga, dan itu menentukan bagaimana Anda menampilkannya pada faktur dan mengapa Anda harus menagihnya.

Berapa retensi yang boleh ditahan pelanggan?

Berapa retensi yang boleh ditahan pelanggan bergantung pertama pada kontrak, lalu pada hukum setempat, yang bisa membatasinya. Aturan berubah, dan ini contoh, bukan daftar lengkap:

Inggris sedang menuju perubahan. Pada Maret 2026 pemerintah menyatakan mengusulkan pelarangan pemotongan dan penahanan retensi dalam kontrak konstruksi, dan Commercial Payments Bill akan melakukannya. Saat kami memeriksa, rancangan itu masih diproses di Parlemen. Pembacaan satu firma hukum adalah bahwa larangan itu tidak akan berlaku sebelum 2030. Periksa sudah sampai di mana bila Anda menandatangani kontrak jangka panjang.

Bagaimana menampilkan retensi pada faktur?

Tampilkan retensi pada faktur sebagai potongan dari pekerjaan yang ditagih, dengan jumlah neto yang harus dibayar dan total retensi yang ditahan sama-sama dinyatakan. Siapa pun yang membacanya harus bisa melihat apa yang diperoleh, apa yang dibayar sekarang, dan apa yang masih terutang. Dengan angka karangan, bagian bawah faktur bisa berbunyi:

Jika kontrak mensyaratkan formulir AIA, retensi berjalan melalui baris 5 pada G702. Panduan tentang AIA G702 dan G703 menjelaskan hitungannya. Untuk penyiapan tahap secara umum, lihat penagihan bertahap.

Bagaimana menjaga total berjalan?

Jaga total berjalan retensi di satu tempat per kontrak, diperbarui dengan setiap faktur. Berikut contoh karangan: seorang subkontraktor pada kontrak $120.000 dengan retensi 5%, dicairkan penuh di akhir.

Periksa dengan dua cara. Retensi yang ditahan sampai saat ini harus sama dengan persentase dikali pekerjaan yang ditagih sampai saat ini (5% dari $120.000 adalah $6.000). Dan pekerjaan yang ditagih harus sama dengan semua jumlah neto yang dijumlahkan.

Kekeliruan hitung yang paling umum adalah mengambil persentase dari angka kumulatif lalu memotongnya penuh lagi pada setiap faktur. Jika Anda menghitung berdasarkan pekerjaan sampai saat ini, potong hanya kenaikan sejak terakhir kali.

Bagaimana menagih pencairan retensi?

Tagih pencairan retensi sebagai faktur baru dengan nomornya sendiri, setelah syarat kontrak terpenuhi. Pada banyak pekerjaan pencairan itu tidak dibayar otomatis, dan pencairan yang tidak diminta siapa pun bisa tidak terbayar lama.

Syaratnya ada dalam kontrak Anda. Pada pekerjaan di AS, biasanya terkait dengan penyelesaian substansial atau akhir, kadang disertai pelepasan hak gadai (lien waiver). Menurut formulir JCT, separuh pertama dicairkan saat proyek selesai dan separuh kedua setelah masa tanggung jawab cacat, jadi Anda akan menerbitkan dua faktur. Catat kedua tanggal itu saat Anda menandatangani, bukan saat Anda selesai.

Pencairan retensi berdasarkan klausul 5.2 kontrak 14-2026, setelah penyelesaian substansial pada 30 Juni 2026. Retensi yang ditahan pada faktur INV-2026-0012, INV-2026-0019 dan INV-2026-0027: $6.000,00. Tidak ada pekerjaan baru yang ditagih pada faktur ini.

Bagaimana PPN bekerja pada retensi di Inggris?

PPN Inggris atas retensi umumnya baru terutang ketika Anda menagih retensi itu atau menerimanya, mana yang lebih dulu. VAT Notice 708 dari HMRC menyatakannya pada paragraf 23.1.2, dan paragraf 2.1.1 menyatakan untuk memakai tarif PPN yang sama dengan pembayaran sebelumnya pada kontrak. Jadi faktur interim Anda mengenakan PPN atas jumlah neto, dan faktur pencairan mengenakan PPN atas retensi.

Berikut contoh karangan tadi lagi, dalam pound dengan PPN 20%:

Tiga catatan berlaku. Terbitkan faktur PPN untuk nilai penuh di muka dan PPN atas nilai penuh terutang pada saat itu. HMRC punya aturan khusus untuk beberapa pasokan konstruksi, jadi tanyakan kepada akuntan Anda tentang hal yang tidak biasa. Dan bila pungutan terbalik domestik (domestic reverse charge) berlaku, Anda tidak mengenakan PPN sama sekali dan pelangganlah yang memperhitungkannya.

Di luar Inggris, tanyakan kepada akuntan Anda. Di UE, Pasal 66 Direktif PPN (VAT Directive) memungkinkan negara anggota memilih kapan PPN dapat dikenakan untuk transaksi tertentu, jadi waktunya tidak sama di mana-mana. Perlakuan pajak penjualan AS bervariasi menurut negara bagian dan tidak dibahas di sini.

Haruskah menagih jumlah penuh atau jumlah neto?

Tagih jumlah neto dalam kebanyakan kasus, dan simpan retensi pada total berjalan sampai dicairkan. Kedua pendekatan berperilaku berbeda dalam pembukuan Anda.

Akuntan Anda mungkin ingin retensi disesuaikan pada akhir periode agar penjualan Anda mencerminkan apa yang diperoleh. Laporan WIP menunjukkan angka itu pekerjaan demi pekerjaan. Jika pelanggan sekadar membayar kurang dari yang diminta faktur, itu hal yang berbeda: itu pembayaran sebagian, dan sisanya tetap terutang.

Menangani retensi di ERPFlow

ERPFlow tidak punya jenis baris retensi dan tidak punya saldo retensi berjalan, dan baris faktur tidak bisa bernilai negatif, sehingga baris potongan tidak mungkin dibuat. Jika Anda menjalankan valuasi bertahap dengan retensi pada kontrak besar setiap bulan, hasilnya akan terasa kurang. Untuk usaha konstruksi kecil dengan retensi sesekali, cara ini bisa dipakai:

• Tagih jumlah neto sebagai satu baris. Pada faktur biasa, masukkan baris seperti "Pekerjaan periode ini $45.000,00, dikurangi retensi 5% $2.250,00. Retensi yang ditahan sampai saat ini $3.750,00", kuantitas 1, harga $42.750. Kolom diskon pada baris akan membuat hitungannya benar, tetapi diskon adalah kata yang salah untuk uang yang masih menjadi hak Anda.
• Simpan total berjalan di spreadsheet. ERPFlow tidak akan menjumlahkannya antarfaktur.
• Catat tanggal pencairan. Kartu pada papan proyek pekerjaan itu dengan tenggat berubah menjadi kuning lalu merah saat tanggalnya mendekat. Tidak ada yang dikirim, jadi seseorang harus melihatnya.
• Terbitkan pencairan sebagai faktur baru. Itu faktur biasa dengan satu baris, dan kolom Nomor pesanan bisa memuat referensi kontrak. Atur tarif pajak pada baris. ERPFlow tidak menentukan perlakuan PPN atau titik pajak untuk Anda.
• Tagih secara manual. Pembayaran dicatat secara manual, dan pengingat hanya terkirim bila seseorang mengirimnya.