Cara menulis faktur untuk jasa akuntansi

Faktur untuk jasa akuntansi menyebut entitas hukum klien dan periode yang dicakup, menampilkan setiap biaya tetap, pekerjaan tambahan dan disbursement di barisnya sendiri, dan memuat PPN jika berlaku. Kaitkan setiap biaya tetap dengan surat penugasan, supaya tidak ada yang perlu bertanya untuk apa jumlah itu.

Apa yang harus ada di faktur akuntan?

Faktur akuntan pertama-tama harus memenuhi aturan faktur biasa, lalu menjawab pertanyaan yang benar-benar diajukan klien akuntansi. Di UE, Pasal 226 Direktif PPN menetapkan rincian yang diwajibkan, dan panduan kolom faktur PPN membahasnya satu per satu. Berikut artinya untuk pekerjaan akuntansi.

Contoh perhitungan: faktur satu bulan

Berikut contoh karangan. Sebuah praktik pembukuan menagih perusahaan kecil pada bulan April untuk pekerjaan Maret, dengan PPN 20%.

Totalnya adalah €672,00 ditambah €134,40 ditambah €15,00. Klien bisa melihat dalam sepuluh detik apa yang rutin dan apa yang tambahan, dan baris tambahan menyebut siapa yang menyetujuinya. Baris itulah yang paling mungkin dipertanyakan, jadi kata-katanya paling banyak.

Bagaimana menggambarkan pekerjaan akuntansi di faktur?

Gambarkan pekerjaan akuntansi dengan menyebut jasanya, periodenya dan perjanjian yang menaunginya. "Jasa profesional: €2.400" adalah baris yang membuat klien menelepon.

Kalimat ini cukup untuk biaya akhir tahun:

Penyusunan laporan keuangan statutori dan laporan pajak perusahaan (corporation tax return), tahun berakhir 31 Desember 2025. Biaya tetap sesuai surat penugasan tanggal 12 Januari 2026.

Waspadai deskripsi yang tumpang tindih. Fee information helpsheet ICAEW memberi contoh klien yang membayar "penyusunan laporan keuangan", kemudian melihat "finalisasi laporan keuangan" untuk periode yang sama, dan menyimpulkan mereka ditagih dua kali. Jika dua faktur menyentuh periode yang sama, jelaskan apa yang berbeda pada faktur kedua.

Anggota ICAEW juga wajib memberikan rincian biaya jika klien memintanya, dengan detail yang cukup agar klien memahami bagaimana biaya dihitung. Baris yang jelas membuat permintaan itu lebih kecil kemungkinannya, dan lebih mudah dijawab ketika datang.

Biaya apa yang termasuk disbursement pada faktur akuntan?

Suatu biaya adalah disbursement untuk keperluan PPN hanya jika Anda membayarnya sebagai agen klien dan menagihkan kembali jumlah persisnya, uji yang lebih sempit daripada yang diperkirakan sebagian besar praktik. VAT Notice 700 HMRC, bagian 25 mendaftar syaratnya, dan dasar UE adalah Pasal 79 Direktif PPN.

• Kemungkinan memenuhi syarat: biaya pendaftaran yang terutang oleh klien, yang Anda bayarkan atas nama mereka dengan kewenangan mereka, dan ditagihkan kembali sebesar harga pokok.
• Kecil kemungkinan memenuhi syarat: perjalanan, pos dan telepon Anda sendiri. HMRC menyatakan uji itu biasanya menyingkirkan semuanya. Biaya ini masuk sebagai bagian dari biaya jasa Anda, dengan PPN.
• Periksa dulu: langganan software yang Anda pegang dan tagihkan kembali. Jika pemasok menagih Anda, itu biasanya menunjukkan bahwa biaya tersebut bagian dari penyerahan Anda sendiri.

Panduan PPN atas biaya yang dapat diganti dan disbursement membahas ujinya secara lengkap. Jika ragu, tanyakan sebelum mengecualikan suatu biaya, karena mengeluarkan biaya dari hitungan PPN padahal tidak memenuhi syarat adalah kesalahan PPN pada faktur Anda.

Bagaimana menagih klien akuntansi di negara lain?

Klien akuntansi di negara UE lain biasanya difakturkan tanpa PPN berdasarkan pungutan terbalik, selama kliennya adalah bisnis. Jasa kepada bisnis umumnya dianggap diserahkan di tempat pelanggan berkedudukan (Pasal 44), pelanggan memperhitungkan PPN-nya (Pasal 196), dan faktur Anda harus mencantumkan "Reverse charge" (Pasal 226(11a)), yaitu pungutan terbalik. Kalimat wajib itu tetap dalam bahasa Inggris sebagaimana tertulis di faktur.

Klien perorangan berbeda. Jasa akuntan kepada perorangan yang tinggal di luar UE diserahkan di tempat orang itu tinggal (Pasal 59(c)). Panduan menagih klien UE dan kalimat pungutan terbalik membahasnya lebih lanjut.

Kesalahan yang membuat faktur akuntansi dipertanyakan

• Mengalamatkan ke direktur, bukan ke perusahaan. Perusahaan lalu memegang faktur atas nama orang lain.
• Satu faktur untuk satu grup. Setiap entitas membutuhkan fakturnya sendiri, kalau tidak, tidak satu pun bisa mengaitkan biaya dengan pembukuannya sendiri.
• Pembayaran di muka tanpa jejak faktur. ICAEW memperingatkan bahwa perintah bayar tetap bisa membuat klien mengira pembayaran itu mencakup segalanya. Katakan apa yang dicakupnya, dan bersiaplah merekonsiliasi biaya dengan pembayaran.
• Pekerjaan tambahan tanpa menyebut kesepakatannya. "Pekerjaan tambahan: €400" mengundang sengketa. Tanggal dan email yang menyelesaikannya.
• Biaya tetap tanpa periode. "Biaya bulanan" bisa bulan apa saja. Sebutkan namanya.

Apa yang dicakup biaya itu ada di bagian biaya surat penugasan Anda, dan faktur hanya perlu merujuk kembali ke sana.

Menagih klien akuntansi di ERPFlow

ERPFlow menjalankan praktiknya, bukan pembukuan klien Anda. Halaman tentang praktik akuntansi dan pembukuan menjelaskan di mana garisnya: tidak ada buku besar berpencatatan ganda, umpan bank atau pelaporan statutori.

• Biaya jasa: siapkan masing-masing sebagai layanan dengan harganya. Pilih pada baris, lalu ketik ulang deskripsinya untuk menambah periode dan tanggal surat penugasan.
• Faktur: faktur memuat tarif pajak per baris, tercetak dalam bahasa klien, dan dibekukan saat diterbitkan, termasuk data klien. Kolom Nomor pesanan menyimpan pesanan pembelian klien, dan Catatan tercetak di PDF.
• Biaya bulanan: faktur berulang menagihnya sesuai jadwal, dengan baris yang identik di setiap putaran. Pilih Buat draf jika Anda ingin menambahkan bulan atau pekerjaan tambahan sebelum menerbitkan. Faktur diterbitkan dan tidak pernah memungut, jadi pembayaran dimasukkan manual.
• PPN: Anda menyiapkan tarif pajak sendiri, termasuk jenis pungutan terbalik, dan memilih satu per baris. ERPFlow tidak memilih tarif dari negara klien atau memeriksa nomor PPN di VIES, jadi baca PDF untuk mengetahui kalimat yang dikehendaki otoritas pajak Anda, dan tambahkan apa pun yang kurang di Catatan.

Tidak ada dokumen nota kredit. Faktur yang sudah diterbitkan dikoreksi dengan Tandai dibatalkan dan Duplikat, yang memberi Anda draf baru untuk diperbaiki dan diterbitkan dengan nomor baru.