Onpolar gère son cabinet de conseil de la demande à la facture

Le studio

Onpolar est un studio estonien de développement produit : des ingénieurs seniors qui construisent pour leurs clients du SaaS conçu autour de l’IA, du MVP à la production. Le travail est fait de projets — cadrés, chiffrés, livrés, facturés — et comme dans la plupart des studios de cette taille, la moitié commerciale vivait autrefois éparpillée entre des documents, un tableur et la mémoire de quelqu’un.

Les propositions commencent en prospects

Le conseil arrive par la conversation : un formulaire sur onpolar.com, une recommandation, un premier appel. Chacun entre dans le pipeline comme un prospect, avec sa provenance enregistrée, et avance par les étapes qu’un studio a réellement : demande, cadrage, proposition envoyée, gagnée ou perdue. Les notes de la fiche gardent ce qui s’est dit et ce qui a été promis, si bien qu’une proposition rédigée deux semaines plus tard part de la fiche et non de la mémoire.

Les clients sont des fiches, pas des dossiers

Une proposition gagnée se convertit en fiche client, et tout ce qui suit s’y rattache : les devis qui ont cadré le travail, les factures qui l’ont facturé, les notes qui l’expliquent. Quand un client revient un an plus tard, toute la relation tient sur un écran — ce qui a été construit, ce qui a été facturé, ce qui a été dit.

Une facturation au rythme des studios

Le travail au projet se facture au mois. Chaque facture part de la fiche du client, avec la TVA ligne par ligne et les coordonnées du studio sur le PDF, et atterrit dans la vue des revenus à côté des dépenses que le mois a réellement coûtées : logiciels, sous-traitants, matériel. L’écart entre ce qui est facturé et ce qui est dépensé se voit sans rien exporter dans un tableur.

Le matériel est au registre

Les stations de travail, les appareils de test, les machines sur lesquelles le studio développe — chacun figure au registre des immobilisations avec sa date d’achat et sa valeur. C’est la part ingrate de la vie d’une entreprise, et c’est exactement pour ça qu’elle a sa place dans le même logiciel que le reste, plutôt que dans un document que personne ne met à jour.

Pourquoi cette boucle compte

Toute la vie commerciale d’un cabinet de conseil est une boucle : demande → proposition → client → facture → et tout recommence. Onpolar la parcourt tous les jours, avec ses propres comptes juste à côté — de sorte que la question que tout dirigeant de studio finit par se poser, quels clients valent vraiment la place qu’ils prennent dans l’agenda, trouve sa réponse dans les fiches plutôt que dans l’intuition.