Viimati uuendatud 6. november 2026
Projektipõhise ettevõtte tööajatabeli kinnitamise protsessil on neli sammu: inimene esitab nädala, kinnitaja kontrollib read, kinnitaja kas kinnitab selle või saadab põhjendusega tagasi ning kinnitatud nädal lukustatakse arveldamiseks ja aruandluseks. Väikeses ettevõttes piisab ühest iganädalasest tähtajast ja ühest nimetatud kinnitajast inimese kohta.
Kes peaks projektipõhises ettevõttes tööajatabeleid kinnitama?
Projektipõhises ettevõttes peaks iga töötaja tööajatabeli kinnitama üks nimetatud inimene, tavaliselt see, kes selle inimese tööd kõige rohkem tunneb. Keeruline juhtum on mitmel tööl töötavad inimesed ja need on toimivad lahendused:
| Olukord | Kes kinnitab | Märkus |
|---|---|---|
| Inimene töötab peamiselt ühe juhi projektidel | See projektijuht | Kõige lihtsam lahendus |
| Inimene töötab mitme juhi juures | Otsene juht, kes küsib kahtlaste ridade kohta juhtidelt | Üks kinnitaja hoiab nädalad kahe inimese vahele kukkumast |
| Alla umbes 10 inimesega ettevõte | Üks juhatuse liige või kontorijuht kõigi eest | Korras, kui keegi kontrollib ka seda inimest |
| Kinnitaja enda tööajatabel | Teine juhatuse liige või raamatupidaja | Keegi ei kinnita enda oma |
| Kinnitaja on eemal | Nimetatud asendaja | Otsusta see ette |
Väldi seda, et iga projektijuht kinnitab ainult oma read. See kõlab põhjalikult, kuid tähendab, et tööajatabel pole kunagi täielik, kuni kõik on seda vaadanud, ja väikeses ettevõttes ootab see nädal kuu lõpuni.
Milline näeb välja iganädalane kinnitamise ajakava?
Iganädalane kinnitamise ajakava seab igale sammule kindla aja, nii et kinnitatud tunnid on valmis enne arvete väljasaatmist. Siin on näide, mida kohandada:
| Millal | Kes | Mida |
|---|---|---|
| Iga päev | Kõik | Panevad tunnid kirja |
| Esmaspäev 10:00 | Kõik | Esitavad eelmise nädala |
| Esmaspäev 15:00 | Kinnitaja | Tuletab meelde neile, kes pole esitanud |
| Teisipäev 17:00 | Kinnitaja | Kinnitab või saadab põhjendusega tagasi |
| Kolmapäev 12:00 | Töötaja | Parandab ja esitab uuesti |
| Kolmapäev 17:00 | Kinnitaja | Lõplik kinnitus ja nädal lukustatakse |
| Kuu esimene tööpäev | Rahandus | Arved ainult lukustatud nädalatest |
Planeeri kuu lõpuga. Kahe kuu peale ulatuv nädal tuleks poolitada, et viimaseid päevi saaks kinnitada ja arveldada kuuga, kuhu need kuuluvad. Ilma selleta saavad tunnitasuga kliendid arve, mis on alati nädala jagu maha jäänud, ja kõik peavad selgitama, miks. Need tähtajad peaksid sobima sinu tööajatabeli korras olevatega.
Mida peaks kinnitaja tööajatabelis kontrollima?
Kinnitaja peaks kontrollima, et tööajatabel on täielik ja õigesti kodeeritud, ning jätma tunnid ise rahule. Käi iga kord läbi sama lühike loend:
- Kas kogusumma on mõistlik? Võrdle seda lepingujärgsete tundide, kinnitatud puhkuse ja riigipühadega.
- Kas iga rida on õige projekti ja ülesande all? Jälgi ebamäärased sisemised read.
- Kas arveldatav märge on õige? Üks vale märge kas kaotab tulu või arveldab kliendilt asja, mille eest ta maksma ei peaks.
- Kas klient suudaks kirjelduse lugeda? See on oluline ainult ridade puhul, mida nad näevad.
- Kas mõni töö ületab oma eelarvet? Anna sellest projektijuhile teada ja jäta tunnid sellisena, nagu need on kirja pandud.
Siin on väljamõeldud nädal, mis näitab, miks see tasub. Beni leping on 40 tundi ja ta arveldab tunnitasuga töödel 95 € tunnis.
| Rida | Tunde | Arveldatav? | Kinnitaja leid |
|---|---|---|---|
| P-114 Joonised | 18,0 | Jah | Korras |
| P-118 Joonised | 10,0 | Jah | Korras |
| Sisemine: „muu“ | 6,0 | Ei | Tegelikult P-118 kliendi parandused |
| Administreerimine | 3,5 | Ei | Korras |
| Kokku | 37,5 | 2,5 lepingust vähem |
Lüngast küsides meenub Benile objektikülastus P-114 juures ja ta lisab selle. See paneb tunnitasuga töödele 8,5 tundi juurde: ümber kodeeritud 6,0 ja lisatud 2,5. Hinnaga 95 € on see 807,50 €, mis poleks arvele jõudnud, leitud mõne minutiga. Need tunnid lähevad siis arvele.
Kontroll, millele vastu seista, on tundide vähendamine, sest töö on eelarvest üle. Selle tegemine peidab ületamise inimeste eest, kes seda peavad nägema, ja annab sulle järgmiseks pakkumiseks vale numbri. Kui otsustad mõnda tundi mitte arveldada, pane see otsus eraldi kirja allahindlusena ja jäta kirja pandud aeg selliseks, nagu see oli.
Kuidas tööajatabelit tagasi saata?
Tööajatabeli tagasi saatmiseks nimeta rida, ütle, mis tundub vale, ja anna aeg parandamiseks. Ebamäärane „palun kontrolli seda“ tuleb tagasi samade vigadega. Siin on sõnastus, mida kopeerida:
Ben, saadan tagasi 23. nädala. Rida 3 (6 tundi, „muu“) tundub olevat P-118 parandused, palun kodeeri see ümber. Nädal annab ka kokku 37,5 tundi lepingujärgse 40 vastu, seega lisa puuduv või märgi, miks see on vähem. Tagasi minu juurde kolmapäevaks kell 12:00, palun.
Tööajatabeli kohta, mis pole saabunud:
Sinu 23. nädala tööajatabel ei olnud täna kella 10:00-ks esitatud. Palun esita see kella 15:00-ks, et P-114 saaks koos kõigega arveldada.
Hoia need sõnumid tööajatabeli kohta. Kui keegi on järjekindlalt hiljaks jäänud, räägi temaga isiklikult, mitte ära saada karmimaid meeldetuletusi.
Kuidas käsitleda parandusi pärast kinnitamist?
Parandused pärast kinnitamist käivad muudatuste logi kaudu, nii et kinnitatud numbrid jäävad usaldusväärseks ja ajalugu nähtavaks. Kui nädal on lukustatud, ei muuda seda keegi otse. Piisab lühikesest logist tööajatabelite kõrval:
| Kuupäev | Inimene | Nädal | Rida | Oli | Nüüd | Põhjus | Kinnitaja |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14. juuli | Ben | 27 | P-118 Joonised | 8,0 | 6,0 | 2 tundi kuulusid P-114 alla | Elin |
| 14. juuli | Ben | 27 | P-114 Joonised | 4,0 | 6,0 | Viidud P-118-lt | Elin |
Kui tunnid on juba arveldatud, ei muuda tööajatabeli muudatus arvet. Pead ka arve korralikult parandama, kreeditarvega või uue dokumendiga, sõltuvalt sinu riigi reeglitest.
Nädala lukustamiseks tabelarvutuses hoia olekuveergu, kus on Mustand, Esitatud, Tagastatud või Kinnitatud. Seejärel kaitse kinnitatud vahemikku: nii Excel kui ka Google Sheets saavad piirata, kes vahemikku muudab. See pole rikkumiskindel, aga see hoiab ära juhuseid ja selle suurusega ettevõtte jaoks on see just see, mida vaja.
Protsess laguneb ennustataval viisil. Kinnitaja, kes kinnitab ainult kogusummasid, jätab kõik kodeerimisvead märkamata. Kinnitamine ainult kuu lõpus tähendab, et keegi ei mäleta, mis oli „muu“. Üks kinnitaja ilma asendajata muutub esimesel puhkusel takistuseks. Kui kinnitamine võtab inimese kohta rohkem kui mõne minuti, on probleem tavaliselt kirjeldustes, seega paranda need allikas.
Tööajatabelite kinnitamine ERPFlow kõrval
ERPFlow'l pole praegu taimerit ega tööajatabeleid. Ajaarvestus, sealhulgas arvestatud aja teisendamine arveteks, tuleb varsti. ERPFlow'l pole ka tööajatabeli kinnitamise sammu, seega aja see protsess tabelarvutuses, kasutades meeskonna tööajatabeli malli.
Kinnitatud tunnid jõuavad siis ERPFlow'sse käsitsi. Arvel on rida kogus korrutatud hinnaga, seega sisestad kinnitatud tunnid kogusena ja oma tunnihinna hinnana, sageli teenusest, mille hind on juba seatud. Väljastatud arve on lõplik, seega kontrolli lukustatud nädalat enne väljastamist.
Ära aja seda segi Puhkustega, millel on taotlused ja kinnitamised, ainult puhkuse jaoks. See on siin kasulik, sest kinnitaja saab kontrollida tööajatabeli puhkuseridu selle vastu, mis seal kinnitati.