Viimati uuendatud 6. november 2026
Vabakutselise ajaarvestuse ja arveldamise töövoog vajab ühte logi, ühte iganädalast kontrolli ja ühte arveldamispäeva. Kirjuta iga töölõik üles samal päeval, kui selle teed, kontrolli logi iga reede viisteist minutit ja igal kuul kindlal kuupäeval muuda iga kliendi tunnid üheks arveks.
Tunnid lähevad enamasti kaduma töö tegemise ja üleskirjutamise vahel, seega rutiin loeb rohkem kui tööriist, mille valid.
Mida peaks vabakutseline enne aja jälgimist kokku leppima?
Vabakutseline peaks enne esimese tunni logimist kokku leppima tunnihinna, arveldussammu, selle, mis loetakse arveldatavaks, ja arveldamise kuupäeva. Pane need pakkumisse või töö kinnitavasse e-kirja, sest reegli, mille klient on kirjalikult näinud, üle on hiljem raske vaielda. Võid selle kopeerida ja numbreid muuta:
Aega arveldatakse 75,00 € tunnis pluss käibemaks, märgitakse 15-minutiliste ühikutena ja arveldatakse iga kuu viimasel tööpäeval. Sõitu arveldatakse poole tunnihinnaga. Makse tähtaeg on 14 päeva pärast arve kuupäeva.
Igal neist valikutest on oma juhend, kui oled ebakindel: arveldussammud, sõiduaja arveldamine ja maksetingimused.
Milline näeb välja lihtne vabakutselise ajalogi?
Vabakutselise ajalogi vajab kuut veergu ja tabel saab sellega hästi hakkama. Need kirjed on väljamõeldud:
| Kuupäev | Klient | Ülesanne | Tunnid | Arveldatav | Arve |
|---|---|---|---|---|---|
| 3. aprill | Harbour Foods | Tootelehed, esimene mustand | 3,25 | Jah | INV-2026-0031 |
| 3. aprill | Harbour Foods | Kõne turundusjuhiga | 0,5 | Jah | INV-2026-0031 |
| 6. aprill | Fell Cycles | Avalehe ümberkirjutus | 2,0 | Jah | |
| 7. aprill | Oma haldus | Raamatupidamine | 1,0 | Ei | n/a |
Arve veerg teeb kõige rohkem tööd. Tühi tähendab, et tunde ei ole arveldatud, seega tühjade filtreerimine näitab sinu arveldamata tööd ja takistab millegi kaks korda arveldamist.
Logi ka oma haldus, kuigi keegi selle eest ei maksa. Mõne kuu pärast ütleb see sulle, mitu tundi sul tegelikult müüa on, ja just sellest numbrist sõltub sinu tunnihind.
Mis on iganädalane ja igakuine rutiin?
Rutiinil on kolm regulaarset sammu ja see, mille inimesed vahele jätavad, on reede.
| Millal | Umbes kui kaua | Mida teed |
|---|---|---|
| Samal päeval | 2 minutit | Kirjuta üles, mille kallal töötasid, kelle jaoks ja kui kaua |
| Reedel | 15 minutit | Võrdle logi kalendri, saadetud e-kirjade ja muudetud failidega ning täida augud |
| Arveldamispäeval | 10 minutit kliendi kohta | Filtreeri kliendi järgi, liida arveldatavad tunnid, väljasta arve, kirjuta selle number logisse |
Reede püüab kinni kõige rohkem raha. Reedel mäletad veel teisipäevast ootamatut kõnet kliendiga. Kuu lõpus enam mitte ja mälu järgi taastatud tunnid jäävad lühikeseks.
Pärast maksetähtaja möödumist on vaja veel üht harjumust: aja järele käimine kindlal päeval, kasutades meeldetuletuste jada, mille oled juba kirjutanud.
Näide: kuu tunnid ühel arvel
Siin on väljamõeldud näide. Vabakutseline tekstikirjutaja arveldab 75 € tunnis, sõitu poole tunnihinnaga, ja lisab 20% käibemaksu. Need on ühe kliendi aprilli arveldatavad tunnid.
| Rida | Tunnid | Tunnihind | Neto |
|---|---|---|---|
| Tekstikirjutus, tootelehed | 18,5 | 75,00 € | 1 387,50 € |
| Kõned ja parandused | 3,25 | 75,00 € | 243,75 € |
| Sõit kliendi kontorisse, poole tunnihinnaga | 2,0 | 37,50 € | 75,00 € |
| Neto | 23,75 | 1 706,25 € | |
| Käibemaks 20% | 341,25 € | ||
| Tasuda kokku | 2 047,50 € |
Enne väljastamist kontrolli, et 23,75 klapib selle kliendi ja kuu logi arveldatava kogusummaga. Kui ei klapi, oled mõne rea vahele jätnud või võtnud ühe teisest kuust. Kirjuta iga rida nii, et klient ei pea küsima:
Tekstikirjutus, tootelehed, 1.–30. aprill: 18,5 tundi hinnaga 75,00 €
Kui sa ei ole käibemaksukohustuslane, käibemaksu rida kaob ja kogusumma on 1 706,25 €. Juhend kliendile arve esitamisest vabakutselisena käsitleb, mida muud arve ütlema peab, ja arveldatavate tundide arveks muutmine läheb kokkuvõtlike või üksikasjalike ridade kohta kaugemale.
Kas vabakutseline peaks aega jälgima ka fikseeritud hinnaga töödel?
Vabakutseline peaks aega jälgima ka fikseeritud hinnaga töödel, sest miski muu ei näita, mida töö tunnis tasus. Võta väljamõeldud 2 400 € veebisaidi ümberkirjutus, mis võttis 44 tundi. See teeb 54,55 € tunnis, 75 € tunnihinna vastu, ja 75 €-ga oleksid samad tunnid olnud 3 300 €.
Klient neid tunde kunagi ei näe. Sa kasutad neid järgmises pakkumises või siis, kui võrdled eelarvestatud tunde tegelikega, et näha, milliseid töid sa pidevalt alla hindad.
Tundide jälgimine ja arveldamine ERPFlow's
ERPFlow'l ei ole praegu taimerit ega tööajatabeleid. Ajaarvestus, sealhulgas arvestatud aja teisendamine arveteks, tuleb varsti. Praegu jääb sinu logi tabelisse või taimerirakendusse ning ERPFlow haldab arvet ja kõike pärast seda.
- Tunnihind: loo teenus, mille ühikuks on tunnid, ja oma tunnihind. Vali arvel teenus ja sisesta kogus oma logist, näiteks 18,5. Rea kirjeldust võid ümber sõnastada.
- Saatmine: väljastamine annab arvele numbri ja muudab selle lõplikuks. See saadetakse e-postiga PDF-ina, ükskõik millises 19 keelest.
- Raha kättesaamine: registreeri iga makse selle saabudes, osamaksed kaasa arvatud. Arvete nimekiri filtreerib märke Tähtaeg möödas ja Saada maksemeeldetuletus saadab tähtaja ületanud arve e-kirjaga siis, kui sa seda valid. Midagi ei saadeta ajakava järgi ja ERPFlow ise raha sisse ei nõua.
- Tunnid kliendi kõrval: kliendiga seotud projekt hoiab kaarte, kus kulunud aeg on sisestatud, ja need ajad liidetakse projekti ja kliendi kaupa. Igal kaardil on üks number ilma kuupäevata ja see ei muutu arveridadeks, seega see ei asenda kuupäevadega logi.
Free pakett on ühe liikmega ning lubab 5 arvet kuus, 5 teenust ja 10 projektikaarti kokku, seega kontrolli neid piire oma klientide nimekirja vastu.