Onpolar führt seine Beratung von der Anfrage bis zur Rechnung in einem System

Das Studio

Onpolar ist ein estnisches Studio für Produktentwicklung: erfahrene Entwickler, die für Kunden KI-native SaaS-Produkte bauen, vom MVP bis in den Produktivbetrieb. Die Arbeit ist Projektarbeit: Umfang klären, Angebot schreiben, liefern, abrechnen. Und wie bei den meisten Studios dieser Größe lag die kaufmännische Hälfte davon früher verstreut in Dokumenten, einer Tabelle und in jemandes Kopf.

Angebote beginnen als Leads

Beratungsarbeit kommt als Gespräch an – ein Formular auf onpolar.com, eine Empfehlung, ein erstes Telefonat. Jedes davon geht als Lead mit erfasster Quelle in die Pipeline und durchläuft die Phasen, die ein Studio tatsächlich hat: Anfrage, Umfang klären, Angebot raus, gewonnen oder verloren. Die Notizen am Datensatz halten fest, worüber gesprochen und was zugesagt wurde. Ein Angebot, das zwei Wochen später entsteht, beginnt so beim Datensatz und nicht beim Gedächtnis.

Kunden sind Datensätze, keine Ordner

Ein gewonnenes Angebot konvertiert zum Kundendatensatz, und alles Weitere hängt daran: die Angebote, die den Umfang festgelegt haben, die Rechnungen, mit denen abgerechnet wurde, die Notizen, die alles erklären. Kommt ein Kunde ein Jahr später zurück, ist die ganze Beziehung ein Bildschirm – was gebaut, was berechnet, was besprochen wurde.

Rechnungen, so wie Studios abrechnen

Projektarbeit wird monatlich abgerechnet. Jede Rechnung geht aus dem Datensatz des Kunden raus, mit USt. je Position und den Daten des Studios im PDF, und landet in den Erträgen neben den Ausgaben, die der Monat wirklich gekostet hat: Software, Subunternehmer, Hardware. Der Abstand zwischen abgerechnet und ausgegeben ist sichtbar, ohne dass etwas in eine Tabelle exportiert werden muss.

Die Hardware steht im Register

Workstations, Testgeräte, die Rechner, auf denen das Studio entwickelt – jedes davon steht im Anlagevermögensregister mit Anschaffungsdatum und Wert. Das ist der unspektakuläre Teil des Unternehmensalltags, und genau deshalb gehört er in dasselbe System wie alles andere und nicht in ein Dokument, das niemand pflegt.

Warum dieser Kreislauf zählt

Das ganze kaufmännische Leben einer Beratung ist ein Kreislauf: Anfrage → Angebot → Kunde → Rechnung → von vorn. Onpolar dreht diesen Kreis täglich, die eigenen Zahlen des Studios daneben. Die Frage, die sich jeder Studioinhaber irgendwann stellt – welche Kunden den Platz im Kalender wirklich wert sind –, wird so aus den Datensätzen beantwortet und nicht aus dem Bauch.