Onpolar: một hệ thống cho công ty tư vấn, từ liên hệ đến hóa đơn

Studio

Onpolar là studio phát triển sản phẩm ở Estonia: những kỹ sư nhiều kinh nghiệm xây SaaS lấy AI làm gốc cho khách hàng, từ MVP đến khi chạy thật. Công việc chạy theo dự án: chốt phạm vi, báo giá, bàn giao, xuất hóa đơn. Và như phần lớn studio cùng cỡ, phần kinh doanh của nó trước đây nằm rải rác giữa vài tài liệu, một bảng tính và trí nhớ của ai đó.

Mọi đề xuất bắt đầu từ một khách hàng tiềm năng

Việc tư vấn đến dưới dạng những cuộc trò chuyện: một biểu mẫu trên onpolar.com, một lời giới thiệu, một cuộc gọi làm quen. Mỗi cuộc như thế vào pipeline thành một khách hàng tiềm năng, nguồn được ghi lại, rồi đi qua đúng những giai đoạn mà một studio thật sự có: liên hệ, chốt phạm vi, đã gửi đề xuất, thắng hoặc thua. Ghi chú trên bản ghi giữ lại đã bàn gì và đã hứa gì, nên bản đề xuất viết hai tuần sau đó bắt đầu từ bản ghi, không phải từ trí nhớ.

Khách hàng là bản ghi, không phải thư mục

Một đề xuất thắng chuyển thành bản ghi khách hàng, và mọi thứ sau đó gắn vào nó: những báo giá đã chốt phạm vi công việc, những hóa đơn đã thu tiền, những ghi chú giải thích công việc đó. Khi một khách quay lại sau một năm, cả mối quan hệ gói gọn trong một màn hình: đã xây gì, đã tính tiền thế nào, đã nói những gì.

Xuất hóa đơn đúng theo cách studio vẫn tính tiền

Việc dự án tính tiền theo tháng. Mỗi hóa đơn đi ra từ bản ghi của khách, VAT theo từng dòng, thông tin studio in sẵn trên bản PDF, rồi rơi vào màn hình thu nhập ngay cạnh những khoản chi mà tháng đó thật sự tốn: phần mềm, thầu phụ, thiết bị. Khoảng cách giữa đã xuất hóa đơn và đã chi hiện ra mà không phải xuất bất cứ thứ gì sang bảng tính.

Thiết bị nằm trong sổ tài sản

Máy trạm, thiết bị kiểm thử, những cỗ máy mà studio dùng để làm ra sản phẩm, mỗi thứ đều nằm trong sổ tài sản cố định cùng ngày mua và giá trị. Đó là phần chẳng hào nhoáng gì của việc điều hành một công ty, và chính vì thế nó thuộc về cùng một hệ thống với mọi thứ khác, chứ không phải một tài liệu chẳng ai cập nhật.

Vì sao cái vòng này quan trọng

Toàn bộ đời sống thương mại của một công ty tư vấn là một cái vòng: liên hệ → đề xuất → khách hàng → hóa đơn → lặp lại. Onpolar chạy cái vòng đó mỗi ngày, sổ sách của chính studio nằm ngay bên cạnh, nên câu hỏi mà bất kỳ chủ studio nào rồi cũng phải hỏi, rằng khách nào thật sự đáng một chỗ trong lịch, được trả lời từ bản ghi chứ không phải từ cảm tính.