Proje firmaları için puantaj onay süreci

Bir proje firması için puantaj onay süreci dört adımdan oluşur: kişi haftayı teslim eder, onaylayan satırları kontrol eder, onaylayan ya onaylar ya da gerekçeyle geri gönderir ve onaylanan hafta faturalama ve raporlama için kilitlenir. Küçük bir firmada haftalık tek bir son tarih ve kişi başına adı belli bir onaylayan yeterlidir.

Bir proje firmasında puantajları kim onaylamalı?

Bir proje firmasında her çalışanın puantajını adı belli tek bir kişi onaylamalıdır; normalde o kişinin işinin çoğunu bilen biri. Birkaç işte çalışan kişiler zor durumdur ve işleyen düzenler şunlardır:

Her proje yöneticisinin yalnızca kendi satırlarını onaylamasından kaçının. Titiz gibi görünür, ama bir puantaj herkes bakana kadar asla tamamlanmaz demektir ve küçük bir firmada o hafta ay sonunda hâlâ bekliyor olur.

Haftalık bir onay takvimi neye benzer?

Haftalık onay takvimi, her adım için sabit bir zaman koyar; böylece onaylanan saatler faturalar çıkmadan hazır olur. Uyarlayabileceğiniz bir örnek:

Ay sonunu planlayın. İki aya yayılan bir hafta bölünmelidir; böylece son günler ait oldukları ayla onaylanıp faturalanabilir. Bunsuz, saatlik çalışan müşteriler her zaman bir hafta geriden gelen bir fatura alır ve herkes nedenini açıklamak zorunda kalır. Bu son tarihler puantaj politikanızdakilerle uyuşmalıdır.

Onaylayan bir puantajda neleri kontrol etmeli?

Onaylayan, bir puantajın eksiksiz ve doğru kodlanmış olduğunu kontrol etmeli, saatlerin kendisine dokunmamalıdır. Her seferinde aynı kısa listeyi izleyin:

1. Toplam mantıklı mı? Sözleşme saatleri, onaylı izin ve resmî tatillerle karşılaştırın.
2. Her satır doğru proje ve görevde mi? Belirsiz dahili satırlara dikkat edin.
3. Faturalanabilir işareti doğru mu? Yanlış bir işaret ya geliri kaybettirir ya da müşteriye ödememesi gereken bir şeyin faturasını keser.
4. Müşteri açıklamayı okuyabilir mi? Bu yalnızca müşterinin göreceği satırlar için önemlidir.
5. Bütçesini aşan bir iş var mı? Proje yöneticisine bildirin, saatleri kaydedildiği gibi bırakın.

Bunun neden işe yaradığını gösteren uydurma bir hafta. Ben'in sözleşmesi 40 saat ve saatlik işlerde saat başına 95 € faturalıyor.

Farkı sorulan Ben, P-114'te bir şantiye ziyaretini hatırlar ve ekler. Bu, saatlik işlere 8,5 saat daha koyar: yeniden kodlanan 6,0 ve eklenen 2,5. 95 €'dan bu, faturaya hiç ulaşmayacak 807,50 € eder ve birkaç dakikada bulunmuştur. Bu saatler sonra faturaya gider.

Direnilmesi gereken kontrol, bir iş bütçeyi aştığı için saatleri azaltmaktır. Bunu yapmak aşımı görmesi gereken kişilerden gizler ve bir dahaki sefere teklif verirken size yanlış bir rakam bırakır. Bazı saatleri faturalamamaya karar verirseniz, bu kararı ayrıca bir değer düşümü olarak kaydedin ve kaydedilen süreyi olduğu gibi bırakın.

Bir puantaj nasıl geri gönderilir?

Bir puantajı geri göndermek için satırı adlandırın, neyin yanlış göründüğünü söyleyin ve düzeltmesi için bir zaman verin. Belirsiz bir "lütfen buna bakın" aynı hatalarla geri gelir. Kopyalanabilecek metin:

Ben, 23. haftayı geri gönderiyorum. 3. satır (6 saat, "çeşitli") P-118 revizyonlarına benziyor, lütfen yeniden kodla. Hafta ayrıca sözleşmeli 40 saate karşı 37,5 ediyor; eksik olanı ekle ya da neden kısa olduğunu not et. Çarşamba 12:00'ye kadar bana dön lütfen.

Gelmemiş bir puantaj için:

23. haftaya ait puantajın bugün saat 10:00'a kadar gelmedi. P-114'ün diğer her şeyle birlikte faturalanabilmesi için lütfen saat 15:00'e kadar teslim et.

Bu mesajları puantajla ilgili tutun. Biri sürekli geç kalıyorsa daha sert hatırlatmalar göndermek yerine onunla yüz yüze konuşun.

Onaydan sonraki düzeltmeler nasıl ele alınır?

Onaydan sonraki düzeltmeler bir değişiklik günlüğünden geçer; böylece onaylı rakamlar güvenilir kalır ve geçmiş görünür olur. Bir hafta kilitlendikten sonra kimse onu doğrudan düzenlemez. Puantajların yanında tutulan kısa bir günlük yeterlidir:

Saatler zaten faturalanmışsa puantajdaki bir değişiklik faturayı değiştirmez. Faturayı da ülkenizin kurallarına göre bir iade faturasıyla ya da yeni bir belgeyle düzgünce düzeltmeniz gerekir.

Bir haftayı hesap tablosunda kilitlemek için Taslak, Gönderildi, Geri gönderildi veya Onaylandı yazan bir durum sütunu tutun. Sonra onaylı aralığı koruyun: hem Excel hem Google Sheets bir aralığı kimin düzenleyebileceğini kısıtlayabilir. Kurcalamaya karşı güvenli değildir, ama kazaları önler ve bu büyüklükteki bir firma için ihtiyacınız olan budur.

Süreç öngörülebilir biçimlerde bozulur. Yalnızca toplamları onaylayan bir onaylayan, tüm kodlama hatalarını kaçırır. Yalnızca ay sonunda onaylamak, kimsenin "çeşitli"nin ne olduğunu hatırlamaması demektir. Vekili olmayan tek bir onaylayan, ilk tatilde bir tıkanıklığa dönüşür. Onay kişi başına birkaç dakikadan uzun sürüyorsa sorun genellikle açıklamalardır; bunları kaynağında düzeltin.

Puantaj onayını ERPFlow ile birlikte yürütmek

ERPFlow'da bugün zamanlayıcı ya da puantaj yoktur. Zaman takibi, takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, yakında geliyor. ERPFlow'da puantaj onay adımı da yoktur; bu yüzden bu süreci bir ekip puantaj şablonu kullanarak bir hesap tablosunda yürütün.

Onaylanan saatler sonra ERPFlow'a elle ulaşır. Bir faturada satır, miktar çarpı fiyattır; bu yüzden onaylanan saatleri miktar, saat ücretinizi fiyat olarak girersiniz; çoğu zaman fiyatı önceden belirlenmiş bir hizmetten. Kesildikten sonra fatura kesindir; bu yüzden kesmeden önce kilitli haftayı kontrol edin.

Bunu, yalnızca izin için talepleri ve onayları olan İzinler ile karıştırmayın. Burada işe yarar, çünkü onaylayan bir puantajın izin satırlarını orada onaylananlarla karşılaştırabilir.