Hizmet ekipleri için kaynak planlama: kim boşta, kim fazla yüklü

Bir hizmet ekibi için kaynak planlama, her kişinin mevcut saatlerini projelere zaten söz verilmiş saatlerle hafta hafta karşılaştırmak demektir. Mevcut eksi ayrılan, kimin boşta olduğunu gösterir; eksi bir sayı ise kimin fazla yüklü olduğunu. Küçük bir ekip için haftalık güncellenen bir tablo işi görür.

Bu, kendiniz yürüttüğünüz bir yöntemdir. ERPFlow kaynak planlaması yapmaz; son bölüm neyi gösterdiğini söyler.

Bir kişinin mevcut saatlerini nasıl hesaplarsınız?

Bir kişinin mevcut saatleri, sözleşme saatleri eksi izin ve resmî tatiller, eksi dahili iş için gerçekçi bir paydır. Haftalık 37,5 saat çalışan, haftasında bir resmî tatil olan ve 5 saat dahili toplantı ve idari işi olan bir tasarımcının planlanacak 25 saati vardır. 37,5'e göre planlamak, bir programın Çarşamba'ya kadar dağılma yoludur.

Pay, insanların tahmin ettiği rakamdır. Onun yerine ölçün: ekipten bir ay boyunca dahili sürelerini not etmelerini isteyin, sonra onu kullanın. Bir izin takip çizelgesi tutuyorsanız, izin sütununu doğrudan o verir.

Kimin boşta, kimin fazla yüklü olduğunu nasıl görürsünüz?

Kimin boşta, kimin fazla yüklü olduğunu, haftalık bir tabloda her kişiye bir satır ve her projeye bir sütun koyup mevcut saatlerden ayrılan saatleri çıkararak görürsünüz. Aşağıdaki, dört kişilik bir stüdyoda uydurma bir haftadır. "Kalan", mevcut eksi ayrılandır.

Satırları okuyun, sağ alt köşeyi yok sayın. Ekip toplamı 19 saatin boş olduğunu söylüyor ve bu, her şeyin yolunda olduğunu düşündürür. Aslında baş tasarımcı 6 saat fazla yüklü ve boş sürenin çoğu, tasarım işi alamayacak bir çaylak yazılımcıya ait.

Buradaki çözüm tabloda görünür: 6 tasarım saatini yarı zamanlı tasarımcıya kaydırın; onun 1 saati kalır. Yazılımcının yarım saat aşımı bir toplantıya değmez.

Biri fazla yüklü olduğunda ne yaparsınız?

Biri fazla yüklü olduğunda, seçenekleri size maliyetine göre, en ucuzdan başlayarak deneyin.

Yedinci bir seçenek var ve kimse karar vermediğinde olan budur: kişi geç saatlere kadar çalışır ve dahili pay sessizce sıfıra iner. Bu sizi bir haftadan geçirir. Bir çeyrek boyunca yapın; eğitim, idari işler ve insanların kendisi zarar görmeye başlar.

Bir müşterinin tarihini kaydırmanız gerekiyorsa erken sorun ve ona bir seçenek verin:

Önümüzdeki iki haftayı planlıyoruz ve 14'ünde planlanan tasarım gözden geçirmesi başka bir son tarihle çakışıyor. Maliyette değişiklik olmadan 18'inde teslim edebiliriz ya da kararlaştırılan ücretle ikinci bir tasarımcı ekleyerek 14'ü koruyabiliriz. Hangisini tercih edersiniz?

İşi daha ucuz birine kaydırmadan önce bunun işin marjına ne yaptığını kontrol edin. Cevap saatlik ve sabit ücretli işte farklıdır; kişiye göre proje kârlılığı rehberi bunu gösterir.

Henüz onaylanmamış iş için nasıl plan yaparsınız?

Onaylanmamış işi ayrı bir satırda tutarak ve planı iş içeride ve dışarıda ikisiyle de sınayarak planlarsınız; bir yüzdesini ayırmak yerine. 40 saatlik bir işte %50 şans, gelecek hafta 20 saat demek değildir. Ya hiçbir şey ya da 40 saat demektir ve 20'ye göre kurulan bir plan iki durumda da yanlıştır.

Yukarıdaki haftayı kullanırsak, ekibin 19 saati boştur. Bu 40 saatlik iş gelirse 21 saat açığınız olur; bu yüzden şimdiden ne yapacağınıza karar verin: hangi iş kayar ya da hangi dış çalışanı arayacaksınız. Gelmezse hiçbir şey değişmez. Müşteri imzaladığında iş ayrılan sütunlarına geçer.

Bir hizmet ekibi ne kadar ileriye planlamalı?

Küçük bir hizmet ekibi, proje proje ayrıntılı olarak yaklaşık iki hafta ve kaba toplamlarla altı ila sekiz hafta planlamalıdır. Bunun ötesinde plan çoğunlukla satmayı umduklarınızı yansıtır. Kapasite planlama şablonu rehberi, birkaç hafta ileriye bakmak için düzeni verir.

Ayda bir, ayırdıklarınızı insanların gerçekte harcadığı saatlerle karşılaştırın. İşler planlandığından sürekli %20 daha uzun sürüyorsa, tablonuz ayrılan saatleri o kadar eksik gösteriyordur; yani insanlar göründüğünden daha az boştur ve çözüm tahminlerinize aittir. Bütçelenen saate karşı gerçekleşen saat bu karşılaştırmanın sabit ücretli işte nasıl yapılacağını gösterir; doluluk oranı ise tüm ekip için geriye bakış sağlar.

ERPFlow'da kimin izinde, kimin rezervde olduğunu görme

ERPFlow kaynak planlaması yapmaz. Kapasite veya doluluk raporu, vardiya çizelgesi ve bir kişinin saatlerini bir projeye ayırmanın yolu yoktur; bu yüzden tablo ve hesapları sizin tablonuzda kalır.

ERPFlow'un gösterdiği şey tablo için yararlı bir girdidir:

• Bir kişinin takvimi: bir personel kaydındaki Takvim sekmesi, rezerve edilebilir saatleri, rezervasyonları, izinleri ve resmî tatilleri haftalık veya aylık gösterir. Rezerve edilebilir saatler ve rezervasyonlar rezervasyon sayfalarından gelir; bir sayfada olmayan birinin gösterilecek rezerve edilebilir saati olmaz. Her rol yalnızca kendisine izin verileni görür.
• Kim izinde: İzinler, bir ekip takvimine sahiptir: her personel için bir satır, devamsızlıkların çubuk olarak çizildiği ve resmî tatillerin taralı olduğu bir ay tablosu. Onaylanmış bir devamsızlık, o kişiyi yapılandırılabilir bir rezervasyon sayfasının açık saatlerinden de çıkarır.
• Neyin vadesi geliyor: proje kartları kimin atandığını ve her birinin ne zaman bittiğini gösterir ve bir son tarih yaklaştıkça önce sarıya, sonra kırmızıya döner. Hiçbir şey bunun kimseyi kaç saate bağladığını toplamaz.