İzin takip çizelgesi: ekip kapasitenizi de gösteren bir düzen

Kapasitenizi de gösteren bir izin takip çizelgesi iki parçadan oluşur: her devamsızlığın kaydı ve bu devamsızlıkları kullanılabilir saatlere çeviren haftalık bir tablo. Kayıt, kimin yokta olduğunu yanıtlar. Tablo, ekibin o hafta kaç saati kaldığını yanıtlar; tatil listesi bunu tek başına söyleyemez.

İzin takip çizelgesinde neler olmalı?

İzin takip çizelgesinde talep başına bir satır olmalıdır, çünkü onaylanan, iptal edilen ya da itiraz edilen şey bir taleptir. İşte beş kişilik bir stüdyodan uydurma bir örnek:

Talepleri tek yerde tutun. Yan yana tutulan bir takvim ve bir hesap tablosu bir ay içinde birbirini tutmaz olur ve sonra kimse hiçbirine güvenmez. Ekibin okuyabileceği bir kural yardımcı olur:

İzni sohbette değil, çizelgede isteyin. Beş gün ve daha uzun talepler en az iki hafta önceden bildirilmelidir. [İsim] iki iş günü içinde karar verir. Durum Onaylandı diyene kadar izniniz kesinleşmiş sayılmaz.

Buradaki bildirim süresi bir örnektir. Kendi sürenizi belirleyin ve iş sözleşmelerinizle karşılaştırın.

İzin bakiyesi hesap tablosunda nasıl hesaplanır?

İzin bakiyesi, hak edilen artı devreden günler, eksi kullanılan günler, eksi daha sonrası için onaylanmış günlerdir. Zaten kullanılan izinle birlikte onaylanmış gelecek izni de çıkarın; aksi hâlde biri aynı günleri iki kez ayırır.

Hak edilen sütunu, yasanın devreye girdiği yerdir ve değişir.

• AB: Çalışma Süresi Direktifi'nin 7. maddesi yılda asgari dört hafta ücretli izin öngörür; ulusal hukuk buna ekleme yapabilir.
• Birleşik Krallık: çoğu çalışan 5,6 hafta alır; bu, beş günlük haftada 28 gün, üç günlük haftada en az 16,8 gündür. İşveren resmî tatilleri bu rakamın içine katabilir.
• Gün sayımı: kendi hukukunuzun iş günü mü takvim günü mü saydığına bakın. Örneğin Estonya İş Sözleşmeleri Kanunu 28 takvim günü verir; bu yüzden tatilin içine denk gelen bir hafta sonu izin tüketir, resmî tatiller tüketmez.

Yukarıdaki tablo yılın tamamını baştan yazar. İzin hak edildikçe birikmesini tercih ederseniz, birikmiş rakam hak edilen gün çarpı şimdiye kadarki gün sayısı bölü yıldaki gün sayısıdır: Mart 2026 sonunda 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 gün.

Yıl sonundan önce iki şeyi yazılı olarak kararlaştırın: kullanılmayan günlere ne olacağı ve yıl ortasında katılan ya da ayrılan birinin nasıl orantılanacağı. Devir kuralları ülkeye göre değişir; kendi ülkenizinkine bakın.

İzin takip çizelgesi kapasiteyi nasıl gösterir?

İzin takip çizelgesi, her devamsızlığı kişi ve hafta başına saate çevirdiğinizde kapasiteyi gösterir. Hesap şudur: sözleşme saatleri, eksi resmî tatil saatleri, eksi izin saatleri.

Aynı uydurma stüdyo, 6 Nisan 2026 haftasında; Pazartesi günü resmî tatil var ve günler 8 saat. Dev, Salı'dan Perşembe'ye çalışıyor.

Normal bir hafta bu ekibe 184 saat verir. Bu hafta 104 saat veriyor, yaklaşık %57. Tatil listesi iki kişinin yokta olduğunu söyler; bu yönetilebilir gibi gelir. Tablo ise haftanın %40'ından fazlasını kaybettiğinizi söyler ve birine teslim tarihi vaat etmeden önce ihtiyacınız olan rakam budur.

Dev'in satırına dikkat edin. Tatil, Dev'in çalışmadığı bir güne denk geliyor; bu yüzden saat kaybettirmiyor ve zihinden hesabın yanlış gittiği yer tam olarak burasıdır.

Kurmak için iki sayfa tutun. Birincisi, yukarıdaki talep kaydıdır; hafta sınırını aşan her talep için hafta başına bir satır ve saatler için bir sütun içerir. İkincisinde kişi başına bir satır ve hafta başına bir sütun vardır; her hücre kayıttan çeker:

=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)

Bekleyen talepleri toplamın dışında tutun ama hücreyi işaretleyin; böylece riski, kesinleşmiş saymadan görürsünüz. Buradan sonra kapasite planlama şablonu bu saatleri proje rezervasyonlarıyla karşılaştırır; hizmet ekipleri için kaynak planlama rehberi kimin ne yapacağına karar vermeyi kapsar.

İzin takip çizelgesine hangi devamsızlıklar girer?

Her devamsızlık izin takip çizelgesine girer, ancak yalnızca bir kısmı izin bakiyesine dokunur. Yalnızca yıllık izni tutan bir çizelge kapasitenizi olduğundan yüksek gösterir.

Hastalık için "hasta" yazın, başka bir şey yazmayın. Sağlık ayrıntıları GDPR'nin 9. maddesi uyarınca özel nitelikli kişisel verilerdir ve bir kapasite sayfasının onlara ihtiyacı yoktur.

ERPFlow'da izni kaydetmek

ERPFlow'da İzinler, hem talep kaydının hem bakiye sayfasının yerini alır. Personel listenizdeki biri için yıllık izin, hastalık izni ya da ücretsiz izin olarak talep girersiniz ve yalnızca yıllık izin bakiyeden düşer. Form, aralığın kaç güne mal olduğunu ve sonrasındaki bakiyeyi gösterir; talep bakiyeyi eksiye düşürecekse ya da başka bir talebi kesişiyorsa sizi uyarır. Eksi bakiyeye izin verilir. O kişinin bekleyen ya da onaylanmış talebine değen bir aralık ise reddedilir. Sonra biri onaylar ya da reddeder; kararın karşısına adı kaydedilir.

Bakiyeler sekmesi her kişinin birikmiş günlerini ve devrini, kullanılan günleri, onaylanmış gelecek günleri ve kullanılabilir günleri gösterir; her açışınızda Ayarlar > Personel > İzinler içindeki politikadan hesaplanır:

• Hak: değiştirene kadar 28 gün; bir kişinin personel formunda farklı bir sayı olabilir.
• Birikim: günler yıl boyunca birikir, 1 Ocak'ta toptan yazılmaz; bu yüzden Mart'ta birinin kullanılabilir rakamı yıllık hakkının epey altındadır.
• Devir: siz açana kadar kapalı. Devreden günler önce harcanır ve bir yıl sonra sona erer.
• Gün sayımı: varsayılan olarak resmî tatiller hariç takvim günleri; bu yüzden aralığın içindeki bir hafta sonu izin tüketir. Pazartesi–Cuma saymaya geçebilirsiniz. Önce bunu ayarlayın, çünkü bir politika değişikliği geçmiş bakiyeleri de yeniden şekillendirir.

Ekip takvimi her devamsızlığı ay boyunca bir çubuk olarak çizer; resmî tatiller taralıdır. Bu tatilleri, seçilen bir yıl için bir ülkenin resmî listesini içe aktarıp politikaya kaydederek eklersiniz. Kutudan çıktığı gibi her üye bir talebi onaylayabilir; onay belirli kişilerde olmalıysa roller ve erişim izinlerinde sıkılaştırın. Onaylanmış bir devamsızlık, o kişiyi yapılandırılabilir bir rezervasyon sayfasındaki açık aralıklardan da çıkarır.

Politika sizindir: ERPFlow yasal hak kurallarını ülkeye göre uygulamaz; bu yüzden ayarlarınızı kendi hukukunuza göre kontrol edin. Bordro bağlantısı, vardiya planı ya da kapasite planlaması yoktur. ERPFlow devamsızlıkları kullanılabilir saate çevirmez; bu yüzden yukarıdaki kapasite tablosu hesap tablonuzda kalır. Yine de bir kişinin personel kaydındaki Takvim sekmesi, bir seferde bir kişi için rezerve edilebilir saatlerini, rezervasyonlarını, iznini ve resmî tatillerini gösterir.