AKB Systems ดูแลงานลูกค้าตั้งแต่ใบเสนอราคาแรกถึงใบแจ้งหนี้สุดท้ายในระบบเดียว

บริษัทแห่งนี้

AKB Systems คือบริษัทบริการวิชาชีพในทาลลินน์ งานเข้ามาในรูปของงานที่ลูกค้ามอบหมาย คำขอหนึ่งรายการกลายเป็นชุดงานที่ชัดเจน งานเหล่านั้นใช้เวลา และเวลานั้นก็กลายเป็นงานที่เรียกเก็บเงินได้ ตัวบริการเป็นแค่ส่วนหนึ่งของงาน คำขอทุกรายการยังต้องถูกบันทึก จัดระเบียบ ทำให้เสร็จ และออกใบแจ้งหนี้

เมื่อข้อมูลลูกค้า เอกสาร บันทึกโปรเจกต์ และชั่วโมงทำงานอยู่กันคนละที่ แม้งานที่ตรงไปตรงมาก็สร้างงานเอกสารเพิ่มขึ้น ยิ่งดูยากว่าลูกค้าขออะไร ทำอะไรไปแล้ว ใช้เวลาเท่าไร และทุกอย่างถูกใส่ลงในใบแจ้งหนี้ครบหรือยัง AKB Systems ต้องการระบบเดียวที่ใช้งานได้จริงสำหรับทั้งกระบวนการ โดยไม่ต้องมีโครงการติดตั้งระบบยืดยาว และไม่ต้องเพิ่มงานเอกสารเพียงเพื่อจะลดงานเอกสาร

พร้อมใช้งานใน 30 นาที

เรื่องที่น่าประหลาดใจอย่างแรกคือการตั้งค่าที่น้อยมาก ภายในราวครึ่งชั่วโมง ทีมเปิดบัญชี สร้างลูกค้ารายแรก จัดทำใบเสนอราคาแล้วส่งทางอีเมล และตั้งโปรเจกต์ให้ลูกค้ารายนั้นไว้บันทึกเวลา

ไม่มีขั้นตอนตั้งค่าระบบ และไม่มีเวิร์กโฟลว์ที่ต้องปะติดปะต่อจากหลายแอปแยกกัน โครงสร้างที่ธุรกิจต้องการมีพร้อมตั้งแต่แรก ทั้งลูกค้า ข้อเสนอทางการค้า โปรเจกต์ และงานที่ทำให้ลูกค้ารายนั้น

ลูกค้าหนึ่งราย ข้อมูลชุดเดียว

ลูกค้าแต่ละรายมีข้อมูลชุดเดียว และประวัติทั้งหมดผูกอยู่กับข้อมูลชุดนั้น หน้าของลูกค้ารวมใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ โปรเจกต์ที่ลิงก์อยู่ และแท็บไฟล์แนบสำหรับเอกสารที่เป็นของความสัมพันธ์นั้น ทั้งสัญญา ใบเสนอราคาที่ลงนามแล้ว และจดหมายโต้ตอบ

ข้อมูลชุดนั้นยังมีประโยชน์ตลอดความสัมพันธ์ ตั้งแต่ตอนเตรียมใบเสนอราคาใบแรก ย้อนดูงานที่ทำไปแล้ว รับคำขอใหม่ ไปจนถึงยืนยันว่าส่งมอบอะไรไปบ้าง ไม่มีใครต้องค้นในเธรดอีเมลหรือไล่หาในโฟลเดอร์ซ้อนกันหลายชั้น

ทุกคำขอมีที่ทาง

การบริหารโปรเจกต์กลายเป็นส่วนที่มีค่าที่สุดส่วนหนึ่งของวิธีทำงานนี้อย่างรวดเร็ว แต่ละโปรเจกต์คือบอร์ดที่ลิงก์กับลูกค้าของตัวเอง และแต่ละคำขอก็กลายเป็นการ์ดบนบอร์ดนั้น เพิ่มเข้ามาเมื่อลูกค้าขอ เลื่อนไปตามความคืบหน้าของงาน และย้ายไปคอลัมน์ที่ถือว่าเสร็จเมื่องานจบ การ์ดหนึ่งใบเก็บรายละเอียดของคำขอ ไฟล์ เธรดความคิดเห็น และเวลาที่ใช้ไปกับงานนั้น

ผลลัพธ์คือประวัติการทำงานของโปรเจกต์ ว่าลูกค้าขออะไร จัดการอย่างไร ใช้เวลาเท่าไร และอะไรยังค้างอยู่ สิ่งนี้สำคัญที่สุดเมื่อโปรเจกต์โตขึ้นจากคำขอเล็กๆ จำนวนมาก แทนที่จะเป็นงานส่งมอบชิ้นใหญ่ชิ้นเดียว บอร์ดยังคงเป็นระเบียบแม้งานจะเปลี่ยนไปทุกวัน

ชั่วโมงทำงานอยู่บนการ์ดอยู่แล้ว

เวลาถูกบันทึกไว้ตรงที่งานอยู่ เมื่อจัดการคำขอแต่ละรายการ ชั่วโมงและนาทีที่ใช้จะถูกใส่ลงในการ์ดของคำขอนั้น และ ERPFlow รวมยอดให้ ทั้งรายโปรเจกต์ในรายการโปรเจกต์ และรวมทุกโปรเจกต์ของลูกค้ารายหนึ่งไว้ในหน้าของลูกค้ารายนั้น

เมื่อถึงเวลาออกใบแจ้งหนี้ จึงไม่มีใครต้องปะติดปะต่อชั่วโมงทำงานจากปฏิทิน ข้อความ หรือความจำ การ์ดที่เสร็จแล้วพร้อมเวลาที่บันทึกไว้คือฐานของการเรียกเก็บเงินรายชั่วโมง ซึ่งใส่ลงในใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งรายการ ใบแจ้งหนี้ออกให้ข้อมูลลูกค้าชุดเดียวกัน และสามารถลิงก์กับโปรเจกต์ที่ใบแจ้งหนี้นั้นเรียกเก็บเงินอยู่ ด้วยความมั่นใจว่างานที่ทำไปถูกบันทึกไว้ครบจริง

ภาพการเงินที่เป็นปัจจุบันเสมอ

ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ไฟล์ที่แยกขาดจากกันอีกต่อไป ใบเสนอราคาที่ลูกค้าตอบรับแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับร่างได้ในขั้นตอนเดียว และใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ออกแล้วจะไหลเข้าแดชบอร์ด ทั้งรายได้ของเดือน ยอดค้างชำระ และยอดเกินกำหนด รวมถึงยอดรายได้และยอดค้างชำระในแท็บการวิเคราะห์ของลูกค้าแต่ละราย

AKB Systems รู้ว่าตัวเองอยู่ตรงไหนโดยไม่ต้องรอใครอัปเดตสเปรดชีต งานปฏิบัติการกับภาพการเงินเดินไปด้วยกัน และตัวเลขก็พร้อมทุกครั้งที่ต้องการ

ระบบเดียว ครบทั้งวงจร

คำขอจากลูกค้า → การ์ดโปรเจกต์ → เวลาที่บันทึก → งานที่เสร็จ → ใบแจ้งหนี้

เมื่อใช้ ERPFlow ทุกวัน AKB Systems เก็บเอกสารเป็นระเบียบ จัดโปรเจกต์ได้ถูกที่ และมีบันทึกที่ตรวจย้อนได้ของงานที่ถูกขอ งานที่กำลังทำ และงานที่เสร็จแล้ว เวลาถูกบันทึกระหว่างทำงาน ใบแจ้งหนี้ออกตรงเวลา และภาพการเงินก็พร้อมดูโดยไม่ต้องทำรายงานเพิ่ม

สำหรับบริษัทนี้ ประโยชน์หลักไม่ได้อยู่แค่การมีข้อมูลมากขึ้นในที่เดียว แต่อยู่ที่การรู้ว่าคำขอทุกรายการของลูกค้ามีที่ทาง งานทุกชิ้นที่เสร็จมีบันทึก ทุกชั่วโมงที่ใช้ไปตรวจย้อนได้ และใบแจ้งหนี้ทุกใบส่งออกไปได้โดยไม่มีงานเอกสารเกินจำเป็น เป็นโครงสร้างที่ใช้เวลาตั้งราว 30 นาที และยังเรียบง่ายพอจะใช้ได้ทุกวัน