Onpolar prowadzi studio produktowe od zapytania po fakturę w jednym systemie

Studio

Onpolar to estońskie studio produktowe: doświadczeni inżynierowie budują dla klientów SaaS oparty na AI, od MVP po produkcję. Praca ma kształt projektu: zakres, oferta, wdrożenie, faktura. I jak w większości studiów tej wielkości, jej handlowa połowa mieszkała wcześniej w kilku dokumentach, arkuszu i czyjejś pamięci.

Oferty zaczynają się jako leady

Praca doradcza zaczyna się od rozmów: formularz na onpolar.com, polecenie, pierwsze spotkanie. Każda z nich trafia do lejka sprzedaży jako lead z zapisanym źródłem i przechodzi przez etapy, które studio naprawdę ma: zapytanie, ustalanie zakresu, oferta wysłana, wygrana albo przegrana. Notatki przy rekordzie trzymają to, co ustalono i co obiecano, więc oferta pisana dwa tygodnie później zaczyna się od rekordu, a nie od pamięci.

Klienci to rekordy, nie foldery

Wygrana oferta zamienia się w rekord klienta, a wszystko, co dalej, dopina się do niego: oferty, które ustaliły zakres, faktury, którymi to rozliczono, notatki, które to tłumaczą. Kiedy klient wraca rok później, cała relacja mieści się na jednym ekranie – co zbudowano, za co wystawiono fakturę, co powiedziano.

Fakturowanie dopasowane do tego, jak rozliczają się studia

Praca projektowa rozlicza się co miesiąc. Każda faktura wychodzi z rekordu klienta, ze stawką VAT liczoną w każdej pozycji i danymi studia na PDF-ie, i ląduje w widoku przychodów obok wydatków, które ten miesiąc naprawdę kosztował: oprogramowania, podwykonawców, sprzętu. Różnica między tym, co zafakturowano, a tym, co wydano, jest widoczna bez eksportowania czegokolwiek do arkusza.

Sprzęt jest w rejestrze

Stacje robocze, urządzenia testowe, maszyny, na których studio pracuje – każde z nich siedzi w rejestrze środków trwałych z datą zakupu i wartością. To najmniej efektowna część prowadzenia firmy i właśnie dlatego jej miejsce jest w tym samym systemie co reszta, a nie w dokumencie, którego nikt nie aktualizuje.

Dlaczego ten obieg ma znaczenie

Całe handlowe życie firmy doradczej to obieg: zapytanie → oferta → klient → faktura → od nowa. Onpolar przechodzi ten obieg codziennie, z finansami samego studia obok – więc pytanie, które prędzej czy później zadaje sobie każdy właściciel studia, czyli którzy klienci naprawdę są warci miejsca w kalendarzu, dostaje odpowiedź z rekordów, a nie z przeczucia.