AKB Systems prowadzi zlecenia klientów od pierwszej oferty po ostatnią fakturę w jednym systemie

Firma

AKB Systems to firma usług profesjonalnych z Tallina. Praca przychodzi do niej jako zlecenia klientów: prośba zamienia się w zestaw określonych działań, działania wymagają czasu, a czas staje się pracą do zafakturowania. Sama usługa to tylko część zadania – każde zlecenie trzeba też zapisać, uporządkować, wykonać i zafakturować.

Kiedy dane klientów, dokumenty, notatki projektowe i godziny pracy leżą w różnych miejscach, nawet proste zlecenie generuje administrację. Trudniej zobaczyć, o co prosił klient, co zostało zrobione, ile to trwało i czy wszystko trafiło na fakturę. Firma AKB Systems chciała jednego praktycznego systemu do całego procesu – bez długiego projektu wdrożeniowego i bez dokładania administracji po to, żeby się jej pozbyć.

Gotowi w 30 minut

Pierwszym zaskoczeniem było to, jak mało konfiguracji to wymagało. W mniej więcej pół godziny zespół założył konto, utworzył pierwszego klienta, przygotował i wysłał e-mailem ofertę oraz założył dla tego klienta projekt, na którym można zapisywać czas.

Nie było etapu konfiguracji ani przepływu pracy sklejonego z osobnych aplikacji. Struktura, której firma potrzebowała, była na miejscu od początku: klient, oferta handlowa, projekt i praca wykonana dla tego klienta.

Jeden rekord klienta

Każdy klient ma jeden rekord, a historia jest do niego przypięta. Strona klienta zbiera wystawione mu oferty i faktury, powiązane z nim projekty oraz zakładkę Załączniki na dokumenty, które należą do współpracy – umowy, podpisane oferty, korespondencję.

Ten rekord pozostaje przydatny przez cały czas trwania współpracy: przy przygotowaniu pierwszej oferty, przy powrocie do wcześniejszej pracy, przy nowym zleceniu czy przy potwierdzaniu, co zostało dostarczone. Nikt nie musi przekopywać wątków mailowych ani drzewa folderów, żeby go znaleźć.

Każde zlecenie na swoim miejscu

Zarządzanie projektami szybko stało się jedną z najcenniejszych części całego układu. Każdy projekt to tablica powiązana z klientem, a każde zlecenie staje się na niej kartą – dodaną, gdy klient o coś prosi, przesuwaną w trakcie pracy i przenoszoną do kolumny ukończonych, gdy praca jest skończona. Karta zawiera opis zlecenia, pliki, wątek komentarzy i poświęcony na nią czas.

Efektem jest robocza historia projektu: o co prosił klient, co z tym zrobiono, ile to trwało i co jest jeszcze otwarte. Najbardziej liczy się to wtedy, gdy projekt rośnie przez wiele drobnych zleceń, a nie jedną dużą dostawę – tablica pozostaje uporządkowana, nawet gdy praca zmienia się z dnia na dzień.

Godziny są już na kartach

Czas zapisuje się tam, gdzie jest praca. Przy obsłudze każdego zlecenia poświęcone godziny i minuty trafiają na jego kartę, a ERPFlow je sumuje – dla każdego projektu na liście Projektów i dla wszystkich projektów klienta na jego stronie.

Kiedy więc przychodzi pora na fakturę, nikt nie odtwarza godzin z kalendarzy, wiadomości ani pamięci. Ukończone karty i zapisany na nich czas są podstawą rozliczenia godzinowego, które trafia na fakturę jako pozycja. Faktura jest wystawiana na ten sam rekord klienta i można ją powiązać z projektem, którego dotyczy – z pewnością, że wykonana praca została rzeczywiście zapisana.

Bieżący obraz finansów

Oferty i faktury nie żyją już jako osobne pliki. Zaakceptowana oferta jednym krokiem zamienia się w szkic faktury, a każda wystawiona faktura zasila Pulpit – przychód z danego miesiąca, należności i to, co przeterminowane – a także sumy przychodu i należności w zakładce Analityka każdego klienta.

AKB Systems wie, na czym stoi, bez czekania, aż ktoś zaktualizuje arkusz. Praca operacyjna i obraz finansów idą w parze, a liczby są pod ręką zawsze, gdy są potrzebne.

Jeden system na cały obieg

Zlecenie klienta → karta projektu → zapisany czas → wykonana praca → faktura

Z ERPFlow w codziennym użyciu AKB Systems trzyma dokumenty w porządku, porządnie rozpisuje projekty i ma przejrzysty zapis pracy zleconej, trwającej i ukończonej. Czas jest zapisywany w trakcie pracy, faktury wychodzą na czas, a obraz finansów jest dostępny bez dodatkowego raportowania.

Dla firmy główną korzyścią nie jest po prostu więcej informacji w jednym miejscu. Jest nią pewność, że każde zlecenie klienta ma swoje miejsce, każde wykonane działanie ma swój zapis, każdą poświęconą godzinę da się prześledzić, a każda faktura może wyjść bez zbędnej administracji – struktura, której ustawienie zajęło około 30 minut i która pozostała na tyle prosta, by używać jej na co dzień.