Onpolar runt een adviesbureau van aanvraag tot factuur in één systeem

De studio

Onpolar is een Estse productontwikkelstudio: senior engineers die AI-native SaaS bouwen voor klanten, van MVP tot productie. Het werk is projectmatig: scope bepalen, offerte uit, opleveren, factureren. En zoals bij de meeste studio's van dit formaat leefde de commerciële helft daarvan vroeger verspreid over een stapel documenten, een spreadsheet en iemands hoofd.

Voorstellen beginnen als leads

Adviesopdrachten beginnen als gesprekken – een formulier op onpolar.com, een doorverwijzing, een kennismakingsgesprek. Elk gesprek gaat als lead de pipeline in met de bron erbij, en doorloopt de fases die een studio echt heeft: aanvraag, scope bepalen, voorstel verstuurd, gewonnen of verloren. De notities op het record houden vast wat er besproken en wat er beloofd is, zodat een voorstel dat twee weken later wordt geschreven, begint bij het record en niet bij het geheugen.

Klanten zijn records, geen mappen

Een gewonnen voorstel gaat over in een klantrecord, en alles daarna hangt eraan vast: de offertes die het werk hebben afgebakend, de facturen waarmee het is betaald, de notities die het verklaren. Komt een klant een jaar later terug, dan past de hele relatie op één scherm: wat er gebouwd is, wat er gefactureerd is, wat er besproken is.

Factureren zoals studio's echt factureren

Projectwerk wordt maandelijks gefactureerd. Elke factuur gaat de deur uit vanaf het record van de klant, met btw per regel en de gegevens van de studio op de pdf, en komt terecht bij Inkomsten, naast de uitgaven die de maand echt gekost heeft: software, onderaannemers, apparatuur. Het verschil tussen gefactureerd en uitgegeven is zichtbaar zonder ook maar iets naar een spreadsheet te exporteren.

De apparatuur staat in het register

Werkstations, testapparaten, de machines waarop de studio ontwikkelt: elk staat in het register van vaste activa, met aanschafdatum en waarde. Het is het saaie stuk van het runnen van een bedrijf, en juist daarom hoort het in hetzelfde systeem als al het andere, in plaats van in een document dat niemand bijwerkt.

Waarom die cyclus ertoe doet

Het hele commerciële leven van een adviesbureau is een cyclus: aanvraag → voorstel → klant → factuur → opnieuw. Onpolar draait die cyclus dagelijks, met de eigen cijfers van de studio ernaast. Zo krijgt de vraag die elke studio-eigenaar zich vroeg of laat stelt – welke klanten echt de ruimte in de agenda waard zijn – een antwoord uit de records in plaats van uit onderbuikgevoel.