Onpolar gestisce la consulenza dalla richiesta alla fattura in un solo sistema

Lo studio

Onpolar è uno studio estone di sviluppo prodotto: ingegneri senior che costruiscono SaaS AI-native per i clienti, dall'MVP alla produzione. Il lavoro ha la forma di un progetto: si definisce il perimetro, si preventiva, si consegna, si fattura. E come nella maggior parte degli studi di queste dimensioni, la metà commerciale prima viveva sparsa tra qualche documento, un foglio di calcolo e la memoria di qualcuno.

Le proposte nascono come lead

Il lavoro di consulenza arriva sotto forma di conversazioni: un modulo su onpolar.com, un passaparola, una call introduttiva. Ognuna entra in pipeline come lead con la fonte registrata e passa per le fasi che uno studio ha davvero: richiesta, definizione del perimetro, proposta inviata, acquisita o persa. Le note sul lead conservano quello che si è detto e quello che si è promesso, così una proposta scritta due settimane dopo parte da quelle note, non dalla memoria.

I clienti sono anagrafiche, non cartelle

Una proposta acquisita si converte in anagrafica cliente, e tutto quello che viene dopo si aggancia lì: i preventivi che hanno definito il lavoro, le fatture con cui è stato pagato, le note che lo spiegano. Quando un cliente torna dopo un anno, l'intero rapporto sta in una schermata: cosa è stato costruito, cosa è stato fatturato, cosa ci si era detti.

Fatture che seguono il ritmo di uno studio

Il lavoro a progetto si fattura ogni mese. Ogni fattura parte dall'anagrafica del cliente con l'IVA per riga e i dati dello studio sul PDF, e finisce nella vista dei proventi accanto alle spese che quel mese è davvero costato: software, collaboratori esterni, hardware. Lo scarto tra fatturato e speso si vede senza esportare niente in un foglio di calcolo.

L'hardware sta nel registro

Postazioni di lavoro, dispositivi di test, le macchine su cui lo studio sviluppa: ognuna sta nel registro dei cespiti con la sua data di acquisto e il suo valore. È la parte poco glamour del mandare avanti un'azienda, ed è esattamente per questo che deve stare nello stesso sistema di tutto il resto, invece che in un documento che nessuno aggiorna.

Perché questo giro conta

Tutta la vita commerciale di una consulenza è un giro: richiesta → proposta → cliente → fattura → si ricomincia. Onpolar lo percorre ogni giorno con i propri libri lì accanto, così la domanda che ogni titolare di studio prima o poi si fa, quali clienti valgano davvero lo spazio in calendario, trova risposta nelle anagrafiche e non nell'istinto.