Alur kerja waktu dan penagihan firma hukum

Alur kerja waktu dan penagihan firma hukum berjalan dari surat penugasan lewat pencatatan waktu dan tinjauan pre-bill sampai tagihan akhir dan pembayaran, dengan dana klien ditangani terpisah. Sepakati dasar biaya lebih dulu, catat waktu pada hari yang sama dengan uraian yang layak, minta pengacara penanggung jawab meninjau setiap draf, lalu tagih pada siklus yang tetap.

Apa saja langkah dalam alur penagihan firma hukum?

Alur penagihan firma hukum memiliki delapan langkah, dan masing-masing ada untuk mencegah masalah tertentu muncul belakangan.

Bagaimana pengacara sebaiknya mencatat waktu yang dapat ditagih?

Pengacara sebaiknya mencatat waktu pada hari ia dikerjakan, terhadap sebuah perkara, dalam satuan tetap, dengan uraian yang bisa dibaca klien tanpa penjelasan. Satuan enam menit adalah konvensi umum dalam penagihan hukum per jam, tetapi pakailah apa yang tertulis dalam surat penugasan Anda. Tabel satuan penagihan mengonversi menit ke satuan.

Uraian menentukan apakah sebuah catatan bertahan menghadapi pertanyaan soal biaya.

Lemah: "Mengerjakan berkas. 1,2"

Lebih baik: "Meninjau draf sewa dari pemilik; menandai klausul 4 dan 11; mengirim email ke klien soal hak pemutusan. 1,2"

Catat semua waktu, termasuk waktu yang tidak akan Anda tagih. Memotongnya saat tinjauan adalah keputusan yang terlihat. Waktu yang tidak pernah dicatat tidak menyisakan apa pun untuk dipelajari, dan membuat biaya tetap berikutnya sebuah tebakan. Apa yang terjadi pada waktu yang Anda putuskan untuk tidak ditagih dibahas di penurunan nilai tagihan vs penghapusan piutang.

Bagaimana meninjau tagihan sebelum dikirim?

Pre-bill adalah draf tagihan yang dibaca pengacara penanggung jawab sebelum diterbitkan, dan di titik inilah masalah biaya paling murah diperbaiki. Bacalah seperti klien akan membacanya: apakah setiap uraian menjelaskan dirinya sendiri, dan apakah Anda bersedia membela setiap baris lewat telepon?

Berikut contoh karangan. Firma beranggota tiga orang menagih pekerjaan satu bulan atas sewa komersial. Waktu yang tercatat bernilai €1.366. Saat tinjauan, partner menghapus 0,8 jam riset asosiasi yang ganda, senilai €112. Klien membayar €1.000 sebagai dana yang dipegang ketika perkara dibuka.

Realisasi pada tagihan ini adalah 91,8%: €1.254 ditagih dari €1.366 yang tercatat. Jika dilacak lintas perkara, angka itu menunjukkan jenis pekerjaan mana yang terus Anda turunkan nilainya.

Biaya pengadilan berada di luar perhitungan PPN di sini karena contoh ini memperlakukannya sebagai disbursement yang dibayar sebagai agen klien. Tidak semua biaya memenuhi syarat. Syarat HMRC dalam VAT Notice 700, bagian 25 ketat, dasar UE adalah Pasal 79 Direktif PPN, dan panduan PPN atas biaya yang dapat diganti dan disbursement menguraikan ujinya.

Bagaimana dana klien dan rekening perwalian masuk dalam penagihan?

Aturan dana klien dan rekening perwalian berbeda menurut yurisdiksi, dan aturan yang mengikat Anda datang dari regulator atau organisasi advokat Anda sendiri. Dua contoh di bawah menunjukkan betapa berbedanya. Tidak satu pun memberi tahu apa yang berlaku bagi Anda.

• Inggris dan Wales: menurut SRA Accounts Rules, uang yang diterima untuk biaya jasa dan disbursement yang belum dibayar sebelum tagihan diserahkan adalah dana klien (aturan 2.1(d), dengan pengecualian sempit di aturan 2.2). Dana itu dipisahkan dari uang firma sendiri (aturan 4.1), dan tagihan atau pemberitahuan tertulis tentang biaya harus diberikan sebelum dana klien dipindahkan untuk membayarnya (aturan 4.3).
• Amerika Serikat: setiap negara bagian menetapkan aturannya sendiri. Banyak yang dimodelkan pada American Bar Association Model Rule 1.15, dan berbeda dalam rinciannya, termasuk cara biaya tetap yang dibayar di muka diperlakukan.
• Di tempat lain, tanyakan kepada organisasi advokat atau law society Anda.

Poin penagihannya berlaku di mana pun Anda berpraktik: uang yang dipegang tidak menjadi pendapatan Anda hanya karena tagihan sudah ada. Uang itu berpindah ketika aturan Anda mengizinkan, dan dicatat dalam buku besar yang dibuat untuk tujuan itu, bukan dalam penagihan Anda.

Apa yang diminta klien korporat dan perusahaan asuransi pada tagihan?

Klien korporat dan perusahaan asuransi dapat menentukan format tagihan lewat pedoman penagihan mereka sendiri. Itu bisa berarti tarif yang disetujui, batasan siapa yang boleh menagih untuk apa, dan tagihan elektronik dalam format seperti LEDES dengan kode tugas UTBMS. Baca pedomannya sebelum tagihan pertama, karena tagihan yang tidak sesuai dapat dikembalikan tanpa dibayar.

Seberapa sering firma hukum sebaiknya mengirim tagihan?

Firma hukum sebaiknya mengirim tagihan pada siklus tetap, dan bulanan cocok untuk sebagian besar perkara per jam. Klien bisa mencerna biaya sebulan dan masih ingat pekerjaannya, sedangkan tagihan yang mencakup enam bulan lebih besar dan lebih mudah disengketakan. Perkara biaya tetap ditagih pada tahap yang disepakati dalam surat, yang bekerja sama seperti penagihan bertahap pada proyek.

Menjalankan sisi penagihan praktik kecil di ERPFlow

ERPFlow menjalankan sisi bisnis dari praktik hukum kecil. ERPFlow bukan sistem manajemen praktik hukum, dan tidak punya pembukuan rekening perwalian: tidak ada buku besar rekening klien, tidak ada rekonsiliasi dana yang dipegang untuk klien dan tidak ada pemeriksaan konflik kepentingan. Dana klien tetap berada di sistem yang Anda pakai saat ini.

• Pertanyaan masuk: formulir prospek di situs web Anda mencatat setiap pertanyaan sebagai prospek beserta sumbernya, dan menjadi catatan klien dengan berkasnya ikut terbawa ketika Anda menerima klien.
• Perkara: buka setiap perkara sebagai papan proyek yang tertaut ke klien, dengan kartu, penanggung jawab dan tenggat. Setiap anggota yang bisa melihat proyek melihat semua proyek, jadi firma yang membutuhkan tembok etika antarperkara akan menemukan itu sebagai celah nyata.
• Dokumen: surat penugasan, email tersimpan (EML atau MSG) dan kontainer ASiC-E atau BDOC yang ditandatangani dapat dilampirkan ke klien, kartu atau faktur, hingga 50 MB per berkas. ERPFlow menyimpan berkas bertanda tangan dan tidak menandatangani atau memeriksa tanda tangan.
• Tagihan: faktur memuat pajak per baris dan tercetak dalam bahasa klien, dan biaya bulanan bisa berjalan sebagai faktur berulang. Pembayaran sebagian dicatat manual, dan pengingat dikirim hanya ketika Anda mengirimnya. Baris tidak bisa negatif, jadi tampilkan dana yang dipegang di Catatan faktur.

ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. Saat ini Anda bisa mengetik waktu terpakai pada kartu, dan dijumlahkan per perkara dan per klien, tetapi tidak berubah menjadi baris faktur. Itu cocok untuk praktik dengan biaya tetap dan retainer. Firma yang menagih dalam satuan enam menit sebaiknya tetap memakai alat pencatat waktunya saat ini untuk sementara.

ERPFlow tidak menghasilkan berkas LEDES, jadi klien yang mensyaratkannya memerlukan jalur lain untuk tagihan tersebut.